Utveckling som underlättat i arbetet

På uppdragsenheten matchas personer som är i behov av stöd med personer som vill ge stöd, eller ta ett uppdrag som det kallas. Stora delar av både matchningen och utbetalningen av arvode är idag automatiserade tack vare systemet Omega. En verksamhetsutveckling som sparat mycket tid. 

Alla som tar ett uppdrag inom LSS som stödfamilj, ledsagare, avlösare eller kontaktperson, får ett arvode i samband med sitt uppdrag. Emilie jobbar som administratör på uppdragsenheten och ser till att alla får rätt ersättning utbetald. Processen för att göra utbetalningarna krävde under lång tid manuell handpåläggning med papper och penna.

– Jag tog fram löneunderlag för alla uppdragstagare och skickade det vidare för hantering på HR-servicecenter. Det var manuell hantering på papper där jag fick räkna på allt för hand och titta på åtta olika slag av OB-ersättning (ersättning för obekväm arbetstid), berättar Emilie.

Efter ett nytt beslut kring regler som styr vilket arvode som ska betalas ut till uppdragstagarna blev handpåläggningen övermäktig och man behövde tänka nytt.

– Systemet Omega stöttade sedan tidigare matchningen mellan individerna. Men att rapportera in tiden för uppdraget och få ut arvodet gick inte att göra automatiskt i det befintliga systemet, säger My Persson, systemförvaltare på kvalitetsavdelningen.

Uppgiften gick till kvalitetsavdelningen och My Persson som tillsammans med kollegor från uppdragsenheten fick titta på en lösning. Ett samarbete med AlfaeCare inleddes för att utveckla systemet.

Sedan startade en lång period av utvecklingsarbete för att få på plats alla delar som kunde göra processen helt automatisk.

– Problemet var att det saknades en kalender, något som krävs för att kunna lägga in rätt ersättning utifrån vilken kalenderdag som uppdraget är utfört på, berättar My.

My och Emelie jobbade med kalendern för att hitta fel och utveckla den.

– Vi utgick från ett Excel-ark med regler och undantag för vad som gäller för olika datum över hela året. Totalt blev det 80 stycken regler som vi la in manuellt utifrån de åtta varianterna av OB, berättar My.

Nu fungerar systemet nästan helt automatiskt och kräver minimal handpåläggning.

– Den här utvecklingen har underlättat enormt i mitt arbete, säger Emilie.

Förutom att underlätta för Emilie så har automatiseringen sparat tid för handläggare, HR-servicecenter och chefer som inte längre behöver skriva på listor för hand.

– På en uppdragstagare är det många kockar som nu inte behöver vara involverade.

– Samarbetet har också blivit mycket bättre genom att vi stämt av vem som har gjort vad i processen, och fått ett bättre flyt i den, säger Emilie.

Vilka insikter och lärdomar tar ni med er?

– Jag tycker att det är bra att jag själv har blivit involverad från början och varit delaktig i projektet. Risken är annars att man tar fram en lösning för någon utan att veta riktigt hur den fungerar i praktiken. Men tillsammans har vi lagt in våra tankar och tagit tillvara på det redan från början, säger Emilie.

– Det finns så många möjligheter som vi inte har system till idag. Där tycker jag det är viktigt att tänka med ett öppet sinne, så att systemen verkligen hjälper till att uppfylla de behov vi har, säger My.