”Vi rapporterar inte människor utan händelser – det handlar inte om skuld”

En avdelning med nytt uppdrag och många nya medarbetare. Efter omorganisationen har kvalitetsavdelningen arbetat hårt med att hitta sin nya roll för att på bästa sätt stötta förvaltningen. För med målet att kvalitetsarbetet ska vara en naturlig del i vardagen finns det flera delar som måste fungera.

– Det underlättar jättemycket för verksamheterna om strukturerna är tydliga från början. Vi jobbar intensivt med att arbeta proaktivt, förankra vårt uppdrag och berätta vad vi faktiskt kan hjälpa till med. säger Nina Nilsson, kvalitetschef. Vi behöver bli mer systematiska och arbeta långsiktigt med hög kvalitet.

Avdelningens förändrade uppdrag

I omorganisationen blev den tidigare kvalitets- och utvecklingsavdelningen en ren kvalitetsavdelning. De mer verksamhetsnära utvecklingsdelarna bröts ut i två nya enheter under avdelningarna äldreomsorg och funktionsstöd. Uppdraget ändrades samtidigt och blev mer renodlat mot systematiskt kvalitetsarbete.

Trots att det kan upplevas som att kvalitetsavdelningen vuxit, är personalstyrkan i princip densamma som före omorganisationen. Under hela 2024 har avdelningen varit underbemannad, vilket påverkat möjligheterna att arbeta strukturerat och långsiktigt.

– Vi har väldigt många nya medarbetare och få är kvar från den gamla organisationen. Det gör att vi saknar viss historik, men också att det blir lättare att göra förflyttningar och tänka nytt, säger Nina Nilsson. Vi får ofta höra att vi verkar vara fler, men det är en missuppfattning. Vi är lika många, men rollerna har bytts ut och titlarna har förändrats.

En avdelning med två ben

Avdelningen består idag av två ben: systemförvaltning av de digitala verksamhetssystemen, och det systematiska kvalitetsarbetet.

Avdelningen har sex systemförvaltare och en systemadministratör som totalt sköter cirka 54 olika system, varav åtta direkt ligger under kvalitetschefens ansvar. De system som har flest användare är Procapita, Lifecare med alla dess olika moduler samt Canea.

Ett nytt förhållningssätt – mer proaktiva

En av de största förändringarna är att man vill jobba mer proaktivt och stödjande. De fem kvalitetssamordnarna, kvalitetscontroller, SAS (socialt ansvarig socionom), MAR (medicinskt ansvarig för rehabilitering) samt de två MAS (medicinskt ansvarig sjuksköterska) arbetar idag mer relationsbyggande med chefer och ledningsgrupper.

– Vi vill inte bara utreda det som redan skett. Vi vill hjälpa till att identifiera mönster, agera innan det uppstår större problem och stötta chefer i att själva kunna ta ägarskap för kvalitetsarbetet, säger Nina Nilsson.

För att detta ska fungera behöver verksamheten få en förståelse för sammanhanget. Många medarbetare har tidigare varit rädda för att rapportera avvikelser, i tron att det skulle få personliga konsekvenser.

– Vi rapporterar inte människor, vi rapporterar händelser. Fokus ligger på lärande och förbättring, inte på skuld, säger hon.

Ett nytt mandat

Kvalitetsavdelningen arbetar inte längre med alla typer av utredningar, utan skickar tillbaka vissa ärenden till cheferna för fortsatt hantering – med stöd från kvalitetsavdelningen vid behov.

– Vi måste lägga saker där de hör hemma. Det är inte rimligt att vi ska göra allt, särskilt när vi är så få. I stället fokuserar vi på att utbilda och stötta cheferna så att de kan ta ett aktivt ansvar för det systematiska kvalitetsarbetet, säger Nina Nilsson.

Fortsatt otydlighet – men viljan finns

Det finns fortfarande utmaningar. Många ute i organisationen är osäkra på vem de ska vända sig till med olika typer av frågor. Saker som tidigare gjordes av kvalitetsavdelningen hör idag hemma hos utvecklingsenheterna.

– Det skapar frustration, och den måste vi minska. Vi jobbar aktivt med att tydliggöra roller, mandat och vem som ansvarar för vad, säger Nina Nilsson.

Det är tydligt att kvalitetsavdelningen står inför både stora utmaningar och möjligheter. Med ett skarpare uppdrag, ett tydligare mandat och en stark vilja att stötta chefer och verksamhet, pekar utvecklingen mot ett mer hållbart, systematiskt och effektivt kvalitetsarbete.

– Vi är här för att hjälpa. Ledningssystemet för det systematiska kvalitetsarbetet är skelettet för verksamheten och vi ska ge rätt förutsättningar för en långsiktig hållbarhet, säger Nina Nilsson.