Vi ska göra det lätt att hitta rätt
”Det ska vara enkelt att göra rätt och ingen ska behöva leta ihjäl sig” det är målsättningen med de förändringar som omsorgsdirektören har beslutat om ska ske under hösten. Information från ledningsgrupperna ska också hitta sin form så att den går lätt att hitta och förstå.
För att skapa struktur och tydlighet, förbättra allas arbetsmiljö och göra det tydligare och mer transparent behöver vi samla ihop och renodla underlag och dokumenten i våra kanaler. Idag finns till exempel riktlinjer och rutiner på fyra olika ställen:
- intranätet under stöd i arbetet (på flera platser)
- Gamla KUL
- Teams
- Canea
– Så kan vi inte ha det. Men hur det ska vara tycker vi olika om och därför ser jag att jag måste “sätta ner foten” i och bestämma, säger Annika Andersson, omsorgsdirektör. Under hösten har därför samtliga avdelningar fått i uppdrag att se över och flytta material till rätt kanal och system. Arbetet med flytt av material ska vara klart till den 31 december 2025.
Förutom att det innebär ett stort “städningsarbete” i våra olika kanaler kommer vi att behöva utbildning. Det finns en del digitala utbildningar, men dessa behöver kompletteras med möjlighet till fysiska utbildningar.
Så här ska kanalerna användas
Ledningssystemet KUL 2.0/Canea One – här ska vi hitta allt som vi behöver för göra rätt under vår anställning så som riktlinjer, rutiner, checklistor och anvisningar.
Intranätet VOF – är vår plats att förmedla nyheter, grunden för vårt arbete, våra prioriterade områden. Här ser man hur vi är organiserade och vem som arbetar var. Vår utbildningskatalog och pågående projekt och uppdrag finns redovisade här.
Teams – är vår interna samarbetsyta. Här kommunicerar vi med varandra och här samlar vi det som vi tillsammans jobba med. Den som är ägare för ett team ansvarar för att det finns spelregler.
Outlook – använder vi för mötesinbjudningar, för officiell epost samt i kontakt med personer utanför Helsingborgs stad.
Information från de olika ledningsgrupperna
Flera medarbetare har lyft att man under våren saknat minnesanteckningar från förvaltningsledningsgruppen (FLG) och avdelningsledningsgrupperna (ALG) för äldreomsorg/funktionsstöd på intranätet. De ska inte kännas som “hemliga klubbar” utan ledningsgrupperna håller på att se över hur man på bästa sätt kommunicerar vad man arbetar med i de olika ledningsgrupperna.
– Vi vill att informationen från vårt ledningsgruppsarbete ska vara begripligt och inte skapa fler frågor än svar. Under hösten kommer vi testa lite nya sätt att kommunicera som vi gärna vill ha feedback på, säger Annika Andersson.