M365 på AMF

Då följer du den gemensamma rutinen:

1. Informationen som inkommer tar du hand om och placerar på rätt plats enligt verksamhetens rutin.
2. Du skapar ett svar på mejlet och tar bort den information som invånarens har lämnat (så att du inte skickar med den i ditt svar). I ditt svar berättar du att du har tagit emot informationen, du använder den förvaltningsgemensamma text som beskriver varför de inte ska mejla och till sist hänvisar du till rätt väg för just det som informationsutbytet handlar om.
3. Nu ligger invånarens information på rätt plats och invånaren vet var rätt väg är. Du ska nu radera det inkomna mejlet.

Här är den gemensamma informationstexten som du anpassar

Hej!

Vi har tagit emot dina uppgifter.

Helsingborgs stad använder digitala molntjänster för mejl. För att skydda dina personuppgifter har vi andra säkra kanaler.

Ditt ärende gäller XXX. Nästa gång du behöver lämna information till oss ber vi dig att …

Nej, e-sms är en funktion i Outlook. Där ska inga känsliga uppgifter hanteras. Det gäller all information till och om en invånare.

Vi ska inte hantera invånares kontaktuppgifter eller personuppgifter i våra mobiltelefoners adressbok eller sms-funktion. Vi säkrar andra kanaler och gemensamma arbetssätt för det behovet.

Nej. Vi står för ett professionellt och genomtänkt stöd i verksamheterna. De kanaler och platser vi använder är anpassade efter behoven och gällande lagstiftning.

Andra förvaltningar och externa aktörer kan ligga efter oss i säkring av hur känslig information hanteras.

Två exempel:
Kontaktcenter planerar hur de på ett likvärdigt och säkert sätt ska hantera den kommunikationen som är nödvändig inom staden.
Socialförvaltningen har byggt funktioner inom SDK och säkra meddelanden i de informationsutbyten de har fångat ett behov av.

Vi på AMF säkrar att vi gör rätt inom vår förvaltning, och säkrar att vi följer våra rutiner.
Se till att alltid ta emot och säkra informationen på rätt ställe, och radera den sedan i Outlook.

De kan logga in på en dator. Det finns även möjlighet att ansöka om bistånd för en mobil/smartphone. Det underlättar invånarens väg till ökad självständighet och självförsörjning, samt att vi stödjer dem i att bli digitalt inkluderade i samhället enligt förvaltningens gemensamma ”Plan för digital inkludering” som vi alla ska bidra till.

Dessa invånare hjälper vi genom att stödja i var och hur de kan skaffa sig en e-legitimation (bankID eller Freja). Det är en del i våra uppdrag för att skapa digital inkludering i samhället.

Adress för offentlig plats och lokal för mötet kan skrivas på ”plats” i kalenderbokningen.
All annan information ska finnas i verksamhetssystemet där mötets syfte och fördjupad information (som är nödvändig) ska dokumenteras.

Tänk alltid på att:

• kombinationen av information inte får möjliggöra en identifiering av personen
• det är bara de professionella kontakterna/rollerna, som samarbetar kring invånaren, som får bjudas in i bokningar via Outlook (inte invånare)

Du följer den gemensamma rutinen för mejlen (fråga 1) och informerar myndigheten om att mejlen inte är en väg vi tar in känslig information eller för den typen av dialog.
Genom att göra så är Arbetsförmedlingen ett bra exempel där de nu tvingas skapa säkrare vägar och andra arbetssätt tillsammans med oss kommuner.

Andra förvaltningar, aktörer och myndigheter kan ligga efter oss i säkring av hur känslig information hanteras.
Vi på AMF säkrar att vi gör rätt inom vår förvaltning, och säkrar att vi följer våra rutiner.

Se till att alltid ta emot och säkra informationen på rätt ställe, och radera den sedan i Outlook.

Med SOF använder vi Säkra meddelanden och SDK (genom verktyget Tdialog). Det går att använda internt inom hela staden, om det anpassas och blir överenskommet i de gemensamma rutinerna i verksamheten.

Med externa aktörer får vi skriva att vi har behov av att träffas för samtal om stöd för en invånare. Meddela även aktören att mejl inte är en sekretessklassad kanal, och fråga hur de föredrar att utbyta den känsliga informationen på ett säkert sätt.

Alla i Helsingborg arbetar inte med sekretessuppgifter. Det ingår i det individuella ansvaret som medarbetare i organisationen att följa uppsatta rutiner och sekretess.
Mejl, kalender och mobiler fyller ett viktigt syfte i många andra arbetsuppgifter inom Helsingborgs stad.

• Du ska redan nu och löpande framåt säkra informationen i dina inkorgar och kalendrar.
  Mejl och kalender är inte en plats för känslig information. Ett stöd du kan använda dig av är stadens regler för behandling av personuppgifter.
• Uppdatera dig kring hur du hanterar post och e-post och skapa hållbara arbetsrutiner framåt.
• Aktivera identifiering med tvåfaktorsinloggning om du inte redan gjort det. Följ guiden beroende på vilken enhet du vill använda M365 på.
• Håll dig uppdaterad kring M365 genom att regelbundet läsa nyheterna på intranätet.
• Säkerställ att du har kunskap om de lagstiftningar du behöver följa i ditt uppdrag, och att du vet hur du tillämpar den kunskapen.

Om du inte vet att du har registrerat dig för tvåfaktorsinloggning kan kolla det på den här sidan https://aka.ms/mysecurityinfo

Du får då upp den här vyn och ser om du har ”Microsoft Authenticator” som inloggningsmetod.

Om du inte har det måste du registrera dig för det innan den 30 september. Mer information om hur du gör det och vilket stöd som finns hittar du här.

Det finns en tvågradig färgskala (grön och röd) som kan hjälpa dig att avgöra vad du ska rensa. Det du låter ligga kvar kommer att flyttas till molnet.

Kom ihåg att när gröna uppgifter kombineras med skyddsvärd- eller sekretessklassad information blir de röda.

Alla invånare som är i kontakt med verksamheterna ekonomiskt bistånd och arbetsmarknad omfattas av sekretess. Dessa invånares uppgifter klassas därför alltid som röda.
(Klicka på bilden för att se den i större format.)

Ha tålamod med att det tar tid att lära sig nya funktioner. Vi lär oss tillsammans och vi bidrar alla till det lärandet.

Informationshantering
Om du har frågor om var information ska hanteras eller lagras så vänder du dig i första hand till kollegor i enheten och närmsta chef.

Personuppgiftshantering och dataskyddsförordningen (GDPR)
Om du känner dig osäker på grunderna inom personuppgiftshantering finns det en grundkurs i dataskyddsförordningen som du kan gå genom HbgLearns
Grundkurs GDPR

Kom ihåg att annan lagstiftning som styr sekretess är överordnad och går före dataskyddsförordningen.
Prata med din chef om du är osäker på den lagstiftning som ni följer i din enhet och verksamhet.

Teams
Vi lär oss tillsammans, så fråga gärna en kollega eller testa själv när du undrar något.
I alla enheter i vår förvaltning finns Teamscoacher som kan stötta dig och tipsa om arbetssätt i Teams.

Svar på många av de vanligaste frågorna kring Teams hittar du i Hubben, uppe till vänster i Teams. Gör det till en vana att titta där innan du söker hjälp från support eller din Teamscoach.

Outlook och M365
Om du vill lära dig om specifika funktioner och appar inom Microsoft 365 så är deras supportsida full med guider och videoklipp som kan vara till hjälp.
Här är länken dit https://support.microsoft.com/

Din mejl och kalender kommer att flyttas till molnet under en kväll. När det finns ett planerat datum får du mer information om det. Just nu finns det inget planerat datum för AMF.

Flytten görs för olika grupper åt gången. Det enda som sker är att under ungefär 10 minuter kommer mejl som skickas eller tas emot på ditt konto att läggas i kö. När du är flyttad skickas de iväg och tas emot automatiskt.

När det är dags för flytt till molnet behöver du inte göra någonting. Digitaliseringsavdelningen hanterar allt.

Det som händer är att det görs det en kopia av allt det du just då har i din personliga mejl och kalender. Den kopian skickas till den nya versionen av Outlook. När den har landat där och resan har gått bra, så tas den gamla platsen bort.

Nu finns din mejl och kalender i molnet och all information som du hanterar där hanteras i en molntjänst hos Microsoft.

Om du raderar ett mejl med känsliga personuppgifter, och även tömmer det från papperskorgen, innan vi har flyttat till molnet så kommer det inte att gå över till molnet.
Det är var och ens ansvar att säkra det.

När vi har flyttat våra mejlkonton upp i molnet ser det annorlunda ut. Ett mejl som du raderar, samt tömmer från papperskorgen, kommer att lagras hos Microsoft i 60-90 dagar. Sedan är det så raderat som det kan bli.

När du som chef har en ny medarbetare behöver den personen få kunskap om vilken information som hanteras var i ett förvaltnings- och stadsperspektiv. Du behöver också säkerställa att alla nya medarbetare aktiverar tvåfaktorsinloggning (MFA) på sitt konto. Det är för stadens säkerhet.

När du som chef har en medarbetare som återkommer efter längre frånvaro (= frånvaro under den tid vi har arbetat med ändrad informationshantering i mejl och kalender) behöver du säkra att den medarbetaren känner till detta:

Du som återkommer till en tjänst och inte har rensat kalendrar och mejl måste personligen gå igenom dina inkorgar och kalendrar (inklusive alla mappar i din inkorg) och göra en bedömning av vad som ska rensas, det vill säga tas bort, sparas (flyttas) eller låta ligga kvar. Den information som behöver sparas ska flyttas till överenskomna platser, enligt våra arbetsrutiner, där den får lagras. Kom ihåg att även radera papperskorgens innehåll när du har rensat.

Den information du behöver om rensningen får du på den här sidan, i gemensam dialog i din enhet och genom att registrera dig och genomföra den stadsgemensamma utbildningen i HBGLearns som heter; M365 – Rensa din mejl och kalender innan flytten till molnet. 
Är du inloggad i HBGLearns så kommer du direkt till utbildningen via länken. Annars kommer du till inloggningssidan och sedan till utbildningen.

Läs gärna SLF:s övergripande information om M365 som finns på Portalen om du vill veta mer om hela projektet.

Var flexibel. Allt eftersom ni testar nya funktioner och arbetssätt så kommer ni att upptäcka nya lösningar, men också utmaningar. Ha en öppen dialog om dessa och anpassa arbetet efterhand.

Stäm av med Teamscoacherna i enheten eller andra eldsjälar i verksamheten om det finns någon ny info att ha med på enhetsmöte/avdelningsmöte/APT med jämna mellanrum. 

Avsätt tid för medarbetarna efterhand som utbildningar blir tillgängliga. Det är först när vi kan nyttja Microsoft 365s fulla potential som vi kan få maximal effekt (nya utbildningspaket håller på att tas fram, du får mer info om detta framåt).

Säkerställ att du och dina medarbetare vet varför vi inför Microsoft 365 och vilka nyttor vi förväntas få ut av det. ​

Införandet av M365 handlar inte primärt om nya IT-verktyg. Det handlar om att möjliggöra nya arbetssätt som hjälper oss att jobba smartare och ger bättre förutsättningar att jobba tillsammans både inom och utanför den egna organisationen. På så sätt är införandet en del av den kulturförflyttning som pågår i staden.

Innan en flytt till mejl och kalender i molnet är möjlig kommer det att krävas en insats av stadens medarbetare. Mejl och kalender (samt eventuella funktionsbrevlådor) behöver rensas från sekretess och känsliga personuppgifter.

Du som chef hjälper till att möjliggöra den tiden för medarbetarna. Kombinationen av gemensamma dialoger, tid till frågor och stöd i enheten, och ett individuellt ansvar får oss att lyckas.

När medarbetare i din enhet rensar mejl och kalendrar kommer det i vissa fall uppstå frågor om var information ska hanteras eller lagras istället för i till exempel befintlig inkorg. Skapa tid för dessa samtal och frågor.

Om det finns rutiner är du ett stöd i att tydliggöra det för medarbetarna.

Om det saknas rutiner eller överenskommelser för en viss information så blir ni överens om en lösning under din ledning, och vid behov med stöd av ledningsgruppen i verksamheten.

Din delaktighet och samverkan är viktig!

M365-samordnaren på förvaltningen stöttar i att införandet:
– har en effektiv struktur
– har genomarbetat kommunikationsmaterial
– ger utrymme till att verksamhetsspecialister kan bidra med sin kunskap
– skapar underlag till beslut

Teamscoacherna på förvaltningarna är de som är bäst insatta i M365. Samtidigt vet de också hur vardagen på förvaltningen ser ut. De kan inspirera, tipsa och hjälpa till med hur de nya verktygen kan underlätta och göra nytta i vardagen.