Hantera allmänna handlingar

Många av de handlingar som kommer in till eller upprättas av oss faller in under definitionen allmänna handlingar. Av lagen om offentlighet- och sekretss framgår vilka skyldigheter vi har i hanteringen av dessa allmänna handlingar. Huvudregeln är att en allmän handling ska registreras så snart den upprättats eller kommit in till oss. Inom miljöförvaltningen sker all registrering genom diarieföring i ärenden. Det innebär att information som kommer in eller går ut från myndigheten formas till ärenden som ges sin egen identitet genom ett diarienummer i något av våra ärendehanteringssystem, och att alla handlingar som hör till samma ärende knyts till samma diarienummer. Registreringen underlättar för oss att hålla bra ordning bland våra handlingar och därmed snabbt hitta och vid efterfrågan lämna ut dem (se rutin om att lämna ut handlingar).

Beroende på vilken typ av handling det gäller använder vi antingen Ecos eller Ciceron för registrering. Vanligt förekommande handlingar finns beskrivna i vår informationshanteringsplan men den är inte uttömmande. Dessa principer gäller vid val av system:

• Om en handling tillhör en verksamhet/fastighet ska den diarieföras i Ecos med undantag för detaljplaner. Ifall det inte framgår tydligt vilken process handlingen hör till rådfrågar administrationen i första hand handläggare om det går att identifiera ett arbetsområde eller distrikt, är detta inte möjligt behöver avdelningschef rådfrågas.
• Handlingar som inte tillhör en verksamhet/fastighet, t ex motioner, detaljplaner, förfrågningar, upphandlingar och andra administrativa ärenden ska diarieföras i Ciceron. Avdelningschef behöver ange vilken handläggare som ska hantera nya ärenden om detta inte framgår tydligt när handlingen kommit in.
• Handlingar som gäller nämndens uppdrag hanteras av nämndsekreteraren.

Det förekommer i vissa ärenden att verksamhetsutövaren lämnar länkar och hänvisningar till digitala dokument eller kartverktyg. Här är det viktigt att komma ihåg att det som har betydelse för ärendet enligt förvaltningslagen ska dokumenteras och bevaras. Det måste framgå av ärendet vad som totalt sett lämnats in. Om det är oklart vad verksamhetsutövaren vill visa med en hänvisning måste det klargöras. Den del av materialet som har betydelse för ärendet ska omvandlas till lämpligt format, exempelvis pdf eller skärmklipp, och därefter läggas in i aktuellt ärendehanteringssystem. När du ska avgöra vilket material som har betydelse för ärendet kan det vara till hjälp att tänka igenom vad du hade behövt ha fysiskt på ditt skrivbord om du vid beslutsfattandet inte hade tillgång till internet.

En annan företeelse är inkommande handlingar i form av filmer. Om dessa är större än vad ärendehanteringssystemet medger bör du, om det inte påverkar kvaliteten på ett oacceptabelt sätt, försöka spara dem i mindre storlek. IT eller kommunikatörerna kan vara behjälpliga om du själv inte kan. Det kan också tänkas att det är möjligt att dela upp en lång film i kortare sekvenser. Det måste framgå av ärendet att filmen förändrats. I andra hand kan du överväga om det bara är vissa delar av filmen, alternativt foton från filmen, som är relevanta och som ska sparas. Du måste då enligt beskrivningen ovan avgöra vilka delar som har betydelse för ärendet.

I de fall där en omfattande mängd handlingar i form av digital information har lämnats in och du kommer fram till att någon del inte har betydelse för beslutet ska du beskriva det som kommit in, förklara vad du valt att diarieföra och därefter är det ok att slänga eller lämna den överflödiga informationen därhän. Det som inte har betydelse för ärendet får ses som handlingar av ringa värde vilka enligt offentlighet- och sekretesslagen kan slängas.

Om du är osäker är det alltid bättre att avstå från att förändra en inkommande handling samt att hellre spara för mycket än för lite.

Om den allmänna handlingen inte innehåller några sekretessbelagda uppgifter kan vi som myndighet istället välja att hålla handlingen systematiskt ordnad, och därmed inte registrera den i våra ärendehanteringssystem.

Vanligt förekommande handlingar som hålls ordnade finns beskrivna i förvaltningens informationshanteringsplan, och den största delen av dem ska ligga på miljöförvaltningens server under: G:2. Stödjande processer2.1 Information och ärendehanteringArkiv syst ord handlingar. Utöver den platsen kan handlingar hållas systematiskt ordnade i Outlook, olika digitala system och på fysiska platser. Det är kritiskt att vi vid förfrågan snabbt kan hitta och lämna ut en allmän handling (se rutin om att lämna ut handlingar), även vid ordinarie tjänstepersons frånvaro, därför är det viktigt att anvisningar, i informationshanteringsplanen, om platser följs.

De handlingar som vi håller ordnade är ofta handlingar som enligt vår informationshanteringsplan ändå ska gallras. Att förvara handlingarna på detta sätt underlättar stort vid gallring och minskar risken för att handlingar som egentligen borde gallras följer med till arkivet. Exempel på handlingar som vi valt att hålla ordnade är till exempel: biocidrapporter och analysrapporter bad- och dricksvatten.

När vi får in generella eller enstaka frågor som inte kräver ett ärende så hålls de också ordnande. När något ”kräver ett ärende” eller inte är en bedömningsfråga, men en utgångspunkt är att om miljönämnden kommer meddela ett formellt beslut senare ska handlingarna registreras i ett ärende (gäller både beslut av nämnden som helhet och beslut med stöd av delegation).

Generella och enstaka frågor som inte kräver ärende besvaras av handläggare i första hand och sparas på den plats som anges i informationshanteringsplanen. Om det är oklart vilket område det gäller eller handläggare som ska svara, och det inte faller in under serviceinspektörs- eller distriktsrollen, bör avdelningschef rådfrågas.

Administrativa frågor som till exempel begäran om allmänna handlingar besvaras av administrationen och hålls ordnade i miljöförvaltningens Outlook.

I vissa fall har vi en rätt att direkt, utan gallringsbeslut, förstöra en allmän handling. Det måste då vara uppenbart att handlingen är av ringa betydelse för vår verksamhet. Bestämmelserna om handlingar av ringa betydelse innebär att vi har en rätt att slänga, och därmed inte bevara, till exempel:

• reklamutskick
• pressklipp
• anonyma skrifter och skrifter från enskilda med meningslöst eller obegripligt innehåll
• kallelser, inbjudningar, dagordningar, dokumentation med mera till kurs eller konferens
• minnesanteckning eller arbetsmaterial som inte tillför ärendet en sakuppgift
• handböcker, tidskrifter
• enkla rutinförfrågningar
• kopior av andra myndigheters yttranden

Skapa handling

När du ska skapa en handling i ditt ärende väljer du handling under rubriken skapa.
Välj vilken mall du ska använda och välj vem som ska ha handlingen. Du kan lägga till fler mottagare när du skickar din handling.

Handlingen sparas som arbetsmaterial och du kan fortsätta att skriva din handling när som helst. När du klar med din handling ska den upprättas. Detta gör du genom att klicka på högerpilen vid handlingen och välj upprätta. Här kan du välja att lägga till hur lång tid din handling har tagit att skriva.

Upprätta handling

Vid upprättande av handling fylls alla taggar i och det är då din handling ”signeras”. Upprättar du ett beslut behöver du skriva in kort beslut i upprättat-händelsen. Om någon annan än du själv ska upprätta eller signera din handling (exempelvis chef eller jurist) ska du meddela att din handling är färdig för upprättning. Tänk på att stänga din handling innan någon annan ska ta vid, den som ändrar något sist i den är det som sparas. Om du upptäcker att något blivit fel i din handling får du be administrationen om hjälp. Detta gäller endast stavfel och småfix. Om en handling innehåller felaktig information och behöver ändras, ta kontakt med jurist.

Expediera handling

När handlingen är upprättad ska den expedieras. Du expedierar din handling genom att klicka på pilen längst till höger vid handlingen och välj expediera.

Ska du expediera din handling via e-post behöver du skriva in ett ämne för e-postmeddelande. Under mottagare väljer du vem som ska ha din handling. Kryssa i vem som ska ha handlingen. Du kan även lägga till andra/fler mottagare genom att skriva in mottagarens e-postadress i rutan andra mottagare. Här kan de ange flera, tryck då enter för att få fram fler rader för fler mottagare.
Under fliken Bilagor kan du lägga till vilka bilagor du vill skicka med din handling. Om du skickar ett beslut ska du lämna överklagandetids-rutan tom. Under fliken E-postmeddelande väljer du en lämplig e-postmall och skriver ditt följemeddelande i rutan.

Expediering via papper sker endast då du inte har en e-post till mottagaren. När du expedierar kryssa i rutan expediering till postadress. När det är dags att skicka handlingen med papper följ alternativen nedan.

En mottagare: Ska brevet skickas till en mottagare expedierar du och lägger brevet i ett kuvert, som du sedan lägger i korgen vid ytterdörren. Lägg brevet i korgen senast klockan 14 för att det ska skickas samma dag.

Flera mottagare: Ska brevet skickas till flera mottagare expedierar du och lägger dessa i expedieringskorgen, senast klockan 14, i Mellanrummet. Sedan skriver administrationen ut adressetiketter och postar breven.

 

1. Om beslut ska delges, ska delgivningsform finnas angivet under ärendenumret längst upp till höger. Se delgivningsrutinen här.
2. Rättelse eller omprövning i utskickat beslut: Om ett beslut skickats ut med felaktig information av ringa art, ska beslutet med signaturen rättas av jurist. Kopiera det rättade beslutet i färg och skicka kopian, samt diarieför. Är ärendet påbörjat innan 2013 spara det rättade originalet i akten.

1. Länsstyrelsens e-tjänst när du här. Den ska användas i första hand när du ska vidarebefordra ett överklagande.
2. Gå in på filskick.lansstyrelsen.se, logga in med miljöförvaltningens mail och lösenord, (fråga administrationen om aktuellt lösenord).
3. Mottagare exp-miljo.skane@lansstyrelsen.se eller skane@lansstyrelsen.se (överklaganden).
4. Ämne, vårt diarienummer och vad vi skickar.
5. Skriv kortfattat vad det handlar om.
6. Skicka kopia till mig själv ska vara ikryssat.
7. Klicka på lägg till filer eller dra filerna du vill bifoga.
8. När filerna laddats upp klickar du på skicka.

När du är redo med din handling och har upprättat den så expedierar du den till bygglovsavdelningen@helsingborg.se . Skriv in SBF:s ärendenummer i rubriken.

Du behöver inte använda dig av SBF:s försättsblad.

Har du ingen erinran på bygglovet räcker det att du skapar ett e-postmeddelande och i detta meddelande skriver in inte erinran.

Tänk på att när du väljer mall under malltypen ”yttrande” så blir det en beslutshändelse när handlingen upprättas. Välj därför en mall under ”skrivelse” vid tjänstemannayttranden.

Fyll i bevakning vid diarieföring i Ecos när beslut vid delgivning skickas ut. Se rutinen här.

Se rutinen för åtalsanmälan.

Se rutinen för inkommande handlingar.

Se rutinen för delgivning.

Myndigheters brevlådor ska kontrolleras varje dag, och inkommande mejl ska hanteras beroende på innehåll. Att enbart använda sig av autosvar eller frånvaromeddelande är inte tillräckligt juridiskt sett. Om du inte själv vill kontrollera din e-post under vabb, sjukdom eller semester finns möjligheten att ge fullmakt till någon annan. Bakgrunden till att det är så här finns i tryckfrihetsförordningen och reglerna om att registrera handlingar samt att skyndsamt svara på begäran om utlämnande. Läs mer om detta på stadens sida om att hantera e-post.

Av serviceskäl bör du vid frånvaro använda dig av autosvar eller frånvaromeddelande. Skillnaden är att autosvar skickas till den som mejlat dig en gång under den tidsperiod du ställt in, medan frånvaromeddelande skickas varje gång någon mejlar dig. Det är också olika hur du ställer in autosvar respektive frånvaromeddelande, se nedan.

Frånvaromeddelande

För att ställa in frånvaromeddelande gör så här:

1. Öppna din e-post och klicka på Arkiv uppe till vänster
2. Se till att din e-postadress är vald under Kontoinformation
3. Klicka på knappen ”Hantera regler och aviseringar”
4. Klicka på ”Ny regel…”
5. Markera ”Tillämpa regel på meddelanden som jag tar emot” och klicka på Nästa.
6. Klicka på Nästa igen och sen Ja på att regeln används på alla meddelanden du tar emot.
7. Bocka i ”låt servern svara med ett specifikt meddelande”
8. I rutan ”Steg 2” klickar du på länken ”ett specifikt meddelande”
9. Skriv mejlet du vill ska skickas och klicka sen på ”Spara och stäng”
10. Klicka på ”Slutför” och sen ”Ok

Kom sedan ihåg att ta bort regeln när du är tillbaka från din ledighet.

Autosvar

För att ställa in autosvar gör så här:

1. Öppna din e-post och klicka på Arkiv uppe till vänster
2. Välj autosvar
3. Markera skicka autosvar och skriv in tidsperiod samt det meddelande du vill ska skickas
4. Om du vill skicka autosvar även till externa personer gör du motsvarande inställningar även i fliken ”utanför organisationen”

–

Som medarbetare har du ansvar för att den inkommande pappersposten öppnas, läses och tas om hand för handläggning varje dag. Den post som kommer in med posten centralt till förvaltningen öppnas och registreras av administrationen. Även post som är direkt adresserad till dig öppnas om du har skrivit under en fullmakt för öppnande av post. Lämna in fullmakten till administrationen.

Posten kommer vanligtvis två gånger om dagen, cirka klockan 8:45 och 14:45 och behöver tas omhand direkt. De handlingar som ska diarieföras scannas in och sparas även i en pärm i en månad.