Arkivera

Avslutade ärenden som påbörjats efter den 1 januari 2013 hanteras helt digitalt i Ecos och kommer sedan att flyttas över till e-arkivet. Arkiverade handlingar kommer att föras över till e-arkivet efter fem år.

Du behöver inte arkivera handlingar i Ciceron. Stadsledningsförvaltningen sköter arkiveringen.

Avslutade ärenden som påbörjats innan den 1 januari 2013 har sin huvudsakliga akt i fysiskt format och de arkiveras fysiskt. I samband med att du som handläggare avslutar ärendet lägger du akten på en speciell plats beroende på ärende, se rutinen för att avsluta.

Töm akten och lägg bladen i löspappersform i en grå arkivbeständig aktkappa. Aktkapporna finns i materialrummet. Intern service ansvarar för att beställa nya.

Överst på ärendeutskriften utläser man hur ärendet avslutats; på adress/objekt eller diarienummer.

Ange med blyertspenna på aktkappans övre högra hörn ett av följande alternativ: adress/fastighet eller objekt eller diarienummer. I första hand ska adress eller objekt väljas, vilket innebär att diarienummer bara får väljas om andra alternativ saknas.

Ange när ärendet avslutades. Årtalet ska anges på detta sätt under adressen/objektet/diarienumret; Avsl. 2018.

Exempel
Södergatan 15           Afrika 24:1                                   2018-2384
Avsl.2018                   Avsl. 2018                                    Avsl. 2018

För att underlätta sorteringen är det lättast att först dela upp ärendena efter året de avslutats. Dela därefter upp ärendena i bundna (bokstavsordning) och obundna (sifferordning). Vad gäller de obundna ärendena är det viktigt att tänka på att diarienumret inte alltid överensstämmer med året då ärendet avslutades, något som är lätt att glömma. Samtliga dessa ärenden kan till exempel vara avslutade år 2018; 2018-358, 2017-3972 och 2016-23.

Här förvarar vi akterna innan de transporteras till slutarkivering i stadsarkivet.

Leverans till stadsarkivet kan ske under följande perioder; januari-februari eller augusti-september. Handlingar som skickas utanför dessa perioder kommer att returneras till oss.

Stadsarkivet ska meddelas senast två veckor innan leverans från oss. Man vill då veta när leveransen kommer att ske och hur stor den är. Meddelandet ska mailas till stadsarkivet@helsingborg.se

Akterna levereras till stadsarkivet i mindre beständiga kartonger och flyttkartonger. De mindre kartongerna beställs av intern service och flyttkartongerna beställer vi från stadsarkivet

På de mindre kartongerna ange på utsidan de ärenden som kartongen innehåller i alfabetisk ordning eller sifferordning på de ärenden som lådan innehåller.

Exempel
Drönaregatan 12-Fritösgatan 16, Avsl. 2018

Följdgatan 12-Hjorten 12, Avsl. 2018

Alfagatan 13-Domaregatan 5, Avsl. 2018

Sammanfatta innehållet i de mindre lådorna i följesedlar som finns här: https://intranat.helsingborg.se/hjalp-och-stod/arkiv-och-informationshantering/leverans-av-pappershandlingar/ .

Lägg sedan ner de mindre lådorna och en eller flera följesedlar i en flyttkartong.

Beställ transport till stadsarkivet. Kolla vilket transportbolag som är upphandlat. Varje transport kostar pengar och det är därför viktigt att vi inte delar upp transporterna på flera tillfällen utan försöker samla dem till ett tillfälle.