Efter sommaren flyttar mejl och kalender till molnet – börja städa nu
I höst flyttar mejl och kalender till den molnbaserade tjänsten M365. Innan dess behöver du rensa din mejlbox och kalender från känsliga personuppgifter och sekretess. Rensningen ska vara genomförd 24 augusti. Själva flytten genomförs automatiskt oavsett om du har rensat eller inte.
Efter flytten sker lagringen av mejl- och kalenderinformationen i molnet. Du kommer förmodligen inte ens märka någon skillnad, men bakom, i systemet, sker lagringen annorlunda.
Flytten till molnet gör att det framöver är ännu viktigare att inte hantera känslig information överhuvudtaget i mejl eller kalenderbokningar.
Varför så plötsligt?
Idag sparar vi våra mejl och kalendrar i en äldre plattform från Microsoft. I höst kommer Microsoft inte längre att tillhandahålla nya säkerhetsuppdateringar till denna, och blir därmed direkt sårbar för intrång och incidenter. Därför har det blivit bråttom.
Passa på att rensa under sommaren när det är lite lugnare på jobbet. Det här grejar vi!
Det här behöver du göra senast 24 augusti:
- Rensa och gallra dina mejl och kalenderbokningar. Flytta eller radera information som är röd utifrån de grundläggande principerna. Kom ihåg att tömma mappen ”Borttaget”, ”Skickat” och ”Utkast” när du har rensat klart. Du behöver också rensa eventuella funktionsbrevlådor som du är ansvarig för.
- Använd de krypterade mejltjänsterna T-dialog eller SDK om du vill skicka känsliga uppgifter, externt eller internt. Här kan du läsa om de stadsgemensamma system som vi ska använda för säker kommunikation.
Vad räknas som röda uppgifter?
Känsliga personuppgifter och sekretess räknas som röd information (pdf, 27 KB).
Känsliga personuppgifter enligt GDPR:
- Etniskt ursprung.
- Politiska åsikter.
- Religiös eller filosofisk övertygelse.
- Medlemskap i fackförening.
- Hälsa.
- En persons sexualliv eller sexuella läggning.
- Genetiska uppgifter och biometriska uppgifter som används för att entydigt identifiera en person.
Sekretess som kan beröra oss enligt offentlighets- och sekretesslagen:
- Handlingar i anbudsskedet av en upphandling.
- Vissa handlingar som anbudsgivaren begärt sekretess på, så som CV och specifika prisuppgifter.
- Vissa handlingar som berör personaladministrativ verksamhet.
- Vissa geografiska data.
- Viss information i kartor och ritningar, så som placering av samhällsviktig infrastruktur.
- Viss teknisk information om verksamhetsbärande system.
- Vissa risk- och sårbarhetsanalyser.
- Ritningar där placering av larm, passagesystem eller kameror finns utmärkta.
- Handlingar med uppgifter om invånares hälsotillstånd.
- Vissa handlingar kopplade till skyddsjakt.
- Vissa handlingar kopplade till skadeanmälan.
- Vissa polisanmälningar.
Mer information
På sidan Mejl och kalender som en del av Microsoft 365 hittar du svar på vanliga frågor. Där kan du också läsa mer om röda uppgifter och hur vi ska hantera dessa.
Vid frågor, kontakta:
Lisa Carlberg, arkivarie och personuppgiftssamordnare, om frågor gällande sekretessbelagd eller innehåller känsliga personuppgifter.
Pär Norlén, projektledare, om övergripande frågor.
Christian Eriksson, it-samordnare, om teknikfrågor.