Från behov till med digitaliseringsprojekt
Har du en idé till ett nytt digitaliseringsprojekt och inte vet hur du ska gå till väga? Är du osäker på vad ett digitaliseringsprojekt innebär? Eller behöver du hjälp med att ta reda på om en idé grundar sig i ett verkligt behov på förvaltningen? Då har du kommit rätt! På den här sidan finns allt du behöver veta om processen som ska följas från det att ett behov av ett digitaliseringsprojekt uppstår, tills dess att beslut tas, samt vilken roll som är ansvarig för respektive steg i processen.
Digitaliseringsprojekt som ger värde för våra kunder och vår verksamhet
På stadsbyggnadsförvaltningen startar digitaliseringsprojekt på samma premisser för att säkerställa att vi endast genomför de digitaliseringsprojekt som skapar störst värde för både kunder och verksamhet. Vi har att tydligt ägandeskap, definierade roller och ansvarsområden som underlättar prioritering och beslutsfattande.
Projekt drivs precis som vanligt enligt Helsingborgs stads projektmodell. Du som är projektledare kan känna dig trygg i att fortsätta driva projekt precis som förut.
För alla digitaliseringsprojekt finns det några viktiga delar som måste följas:
- En bestämd process ska följas från det att ett digitaliseringsbehov uppstår tills dess att ett beslut fattas om ett digitaliseringsprojekt ska genomföras eller inte. Det är precis samma process som gäller samtliga utvecklingsprojekt.
- Ett beslut om att ett digitaliseringsprojekt får starta tas av SBF utvecklingsråd, ledningens förlängds arm, istället för av enhetschefen som tidigare.
- Finansiering av ett digitaliseringsprojekt sker genom en förvaltningsövergripande budget, istället för enhetens som tidigare.
- Definierade roller och ansvarsområden i form av en projektägare och en projektledare.
1. Vad är ett projekt?
Alla projekt oavsett typ ska uppfylla samtliga kriterier nedan. Annars är det per definition inte ett projekt. Ett projekt:
- är en tillfällig aktivitet med en tillfällig organisation som ska nå ett visst resultat.
- är avgränsat i tid och kostnad.
- ska kunna följas upp. Resultat ska kunna jämföras med projekt av liknande karaktär.
2. Vad är ett digitaliseringsprojekt?
Vad är då ett digitaliseringsprojekt? Jo, förutom att uppfylla ovan projektkriterier, så innehåller digitaliseringsprojekt digitala komponenter och handlar ofta om att överföra analoga eller manuella processer till digitala system för att effektivisera och automatisera befintliga arbetsflöden
Ett exempel på digitaliseringsprojekt skulle kunna vara att implementera en molnplattform för lagring och delning av dokument, som förvaltningen har gjort i sitt arbete med att flytta H: till Microsoft OneDrive.
3. Att identifiera ett behov?
Du har fått en idé och vill komma igång. Kul! Men, spring inte direkt på lösningen. Backa ett steg. Vad är egentligen behovet?
Vad är ett behov?
Ett behov i en organisation är något som saknas eller efterfrågas för att skapa nytta, uppnå ett mål eller lösa ett problem.
Utgå ifrån behovet! Vad efterfrågas egentligen?
Ett behov handlar om vad som ska uppnås, inte hur det ska lösas. Genom att först identifiera behovet säkerställer vi att vi fokuserar på verkliga utmaningar och mål, istället för att anpassa oss efter eller begränsa oss till vad ett system eller en lösning kan erbjuda. På så sätt styr behovet utvecklingen, snarare än att lösningen avgör behovet.
Risker med att tänka lösning först
Genom att börja med lösningen riskerar vi:
- Att vi ”uppfinner” behovet för att passa lösningen, vilket kan leda till att den i slutändan inte gör det som mottagaren faktiskt har behov av.
- Att vi adderar en teknisk lösning som ger oss information som vi delvis redan har.
- Att vi nöjer oss med att lösa de behov som en specifik, och ofta teknisk, lösning kan erbjuda
- Att vi riskerar onödiga kostnader när vi spenderar tid och resurser på fel saker.
I nästa avsnitt presenteras några olika tips för hur du kan lättare kan identifiera ditt behov. Naturligtvis kan du även bolla dina idéer med dina kollegor, chef eller representanter från stadsbyggnadsförvaltningens digitala råd. Du kan läsa mer om det digitala rådet i kapitel 4. Om du vill få koll på hur processen ser ut steg för steg från behov till beslut om digitaliseringsprojekt, kan du hoppa direkt ner till kapitel 5.
Två exempel på digitaliseringsbehov
Bygglovshanteringen i nuvarande applikation är tidskrävande och resursintensiv, vilket skapar långa handläggningstider och fördröjd service. Vi vill optimera dessa arbetsflöden och digitalisera manuella steg för en effektivare hantering
Idag sparas kundinformation i flera olika system utan integration mellan varandra vilket skapar en dålig service mot kund och bristande datakvalitet i ärendehantering. Vi vill ha EN gemensam kundprofil som kan användas för all ärendehantering inom verksamheten.
4. Stadsbyggnadsförvaltningens utvecklingsråd tar beslut
SBF utvecklingsråd arbetar på uppdrag av ledningsgruppen och sammankallas av representanter med olika kompetenser som är relevanta för att bedöma ett specifikt behov. De beslutar om samtliga utvecklingsprojekt oavsett om de är av innovativa- och/eller digital karaktär.
Rådet är dels beslutfattare och dels rådgivare i utvecklingsfrågor och digitaliseringsbehov. Använd gärna rådet som bollplank!
Rådet agerar på förvaltningsnivå och med utgångspunkten: bidrar detta till verksamhetens utveckling och ett långsiktigt kundvärde?
5. Process: från behov till digitaliseringsprojekt
Du har en idé och ser behovet av ett digitaliseringsprojekt. Vad ska du göra nu? Här kan du läsa om processen och vilka steg som ska genomföras. Har du definierat ett behov av utvecklingsprojekt som inte är av digital karaktär? Då är det ändå precis samma process som gäller.
Följ Villes väg genom processen
-
Initiativtagare – jag har ett behov!
Ville har en idé som grundar sig i ett digitaliseringsbehov. Istället för att kundinformation sparas i flera olika system utan integration mellan varandra så vill han ha EN gemensam kundprofil som kan användas för all ärendehantering inom verksamheten. -
Intern synkronisering
Ville bollar sin idé med sin chef och kollegor. Vad tycker dem? När behovet är identifierat fyller Ville i en projektcanvas (pptx 976 kb). -
Projektcanvas
Ville skickar ifylld projektcanvas (pptx 976 kb till ordförande för stadsbyggnadsförvaltningens utvecklingsråd. -
Utvecklingsråd
Ordförande tar kontakt med Ville för att tillsammans gå igenom projektcanvas och eventuella kompletteringar. Det digitala rådet värderar vilka resurser som behövs samt om vi har det som krävs i huset eller behöver vi äska resurser från andra förvaltningar. -
Beslut
När detta är fastställt, tar utvecklingsrådet beslut. -
Rollfördelning
Rådet utser en projektägare. Projektägaren ansvarar för att utse projektledare. -
Start!
Projektet kan starta.
6. Ekonomi, ansvar och roller
- Finansiering av ett digitaliseringsprojekt sker genom en förvaltningsövergripande budget, istället för enhetens som tidigare.
- Att en medarbetare kommer på ett digitaliseringsbehov betyder INTE att den personen automatiskt ska projektleda ett eventuellt digitaliseringsprojekt.
- All projektledning ska utföras av dedikerade projektledare.
- Enhetschef / Avdelningschef är inte automatiskt projektägare. Denne utses tillsammans med stadsbyggnadsförvaltningens digitala råd efter att behovet har godkänts.
- Ett digitaliseringsbehovs värde bedöms- och prioriteras av stadsbyggnadsförvaltningens digitala råd, inte av den enhet/person som identifierade behovet.
- Under processens gång har olika roller olika uppgifter.
Initiativtagare
En person i organisationen (så kallad initiativtagare) har identifierat ett behov av digitalisering. Hen har sedan ansvaret för att dela och diskutera behovet med chefer och kollegor. Sedan startar processen (läs mer i kapitel 6). Personen fyller i projektcanvas och har dialog med det digitala rådet fram till dess att beslut är taget om en eventuell start.
Projektägare
- Alla digitaliseringsprojekt måste ha en (1) projektägare.
- Projektägaren är den person som är ytterst ansvarig för projektet och att projektledaren får tillgång till de resurser som beslutats om.
- Projektägaren är en person som har mandat att påverka resurser och ekonomi i den dagliga driften, och kan nyttja detta mandat för att prioritera upp, eller ner, olika aktiviteter i ett projekt.
- Projektägaren är inte projektledaren.
- Enhetschef / Avdelningschef är per default projektägaren, men det är inte en nödvändighet.
- Projektägaren utses av SBF utvecklingsråd efter att behovet har godkänts för projekt.
Projektledare
- Alla digitaliseringsprojekt måste ha en (1) projektledare.
- Projektledaren arbetar på uppdrag av projektägaren och har som uppgift att realisera en lösning på det behov som presenterats.
- Projektledaren leder projektet och koordinerar uppgifterna inom projektet. Hen ser till så att rätt aktivitet utförs vid rätt tidpunkt och av rätt kompetens.
- Projektledaren är ansvarig för att projektet rör sig framåt.
- Projektledaren är ansvarig för att regelbundet följa upp projektets resultat, och att eskalera till projektägare och styrgrupp om det möter på hinder.
7. Projektcanvas
En Projektcanvasä är en modell som hjälper dig att komma vidare med din idé och beskrivning av behov. Den ska du fylla i och skicka till ordförande för stadsbyggnadsförvaltningens utvecklingswråd.
Läs mer och fördjupa dig
