Ekonominyheter – mars 2025
Utlandsresor kräver beslut av utbildningsdirektören
I uppföljning av intern kontroll 2024 granskades rutinen för Utlandsresor i tjänsten. Stadens riktlinjer för resor i tjänsten kräver att alla utlandsresor för anställda (ej resor till Danmark) ska beslutas av respektive förvaltningschef. För förtroendevalda beslutar nämndsordföranden. Anmälan/beslutet ska innehålla motiv, beskrivning av arrangemanget samt ungefärlig kostnad.
Granskningen 2024 visade att rutinen ofta inte följs och vi behöver därför göra ett omtag. En av åtgärderna är att informera om rutinen avseende Utlandsresa. Vi inför även en kontrollattest för berörda konto.
Tänk på att följande gäller:
- Skicka in ifylld blankett till utbildningsdirektören
- Bifoga underskriven blankett till fakturan, (personnumret på den resande ska då döljas).
- Redovisa utlandsresor på konto 7052 (Resekostnad, hotell och logi, utlandet) och 7053 (Resekostnad, flygbiljett).
Representation
Trots många diskussioner och mycket information kring representation kan det bli fel. Utifrån den löpande kontrollen av representationsfakturor som ekonomiavdelningen utför, är det viktigt att tänka på att:
- Deltagarförteckning och syfte alltid måste anges. Syftet ska var tydligt för en utomstående granskare.
- Chef alltid måste skicka vidare faktura som avser egna kostnader eller kostnader där man själv har deltagit till närmaste chef (tryck på knappen ”eskalera”).
- Presenter till anställda under året i princip inte får förekomma (se ett fåtal undantag i förvaltningens riktlinjer). Det är inte heller tillåtet att för stadens pengar köpa extra julklappar. Stadens julklapp ges till alla månadsanställda medarbetare medan julklapp till timanställda köps in av varje enhet. Detta kan upplevas stelbent, men vi måste alltid tänka på att vi hanterar skattemedel.
Mera information om reglerna för representation finns på intranätet.
Statsbidrag för läromedel och lärarhandledningar
Även detta år finns ett statsbidrag som är avsett för inköp av läroböcker och lärarhandledningar. Skolverket har detaljerade krav för detta bidrag. En lärobok definieras enligt skollagen som ett tryckt läromedel, med eller utan digitala komponenter. Statsbidraget får bara användas till inköp av sådana läroböcker som är avsedda att användas i undervisningen och ska vara utgiven av en professionell utgivare. För att få bidraget måste skolorna själva finansiera läroböcker och lärarhandledningar motsvarande en genomsnittlig kostnad per elev de senaste tre åren.
Se vidare Skolverkets information om statsbidraget
Under 2024 konstaterade vi att skolorna inte köpte tillräckligt med läromedel, vilket ledde till att Pedagogiskt center fick göra ytterligare köp för att uppfylla bidragskraven. Därför har vi tvingats ändra hanteringen av bidraget. Pengarna kommer nu att fördelas preliminärt till varje skola, som får del av bidraget när de själva har gjort inköp motsvarande den genomsnittliga kostnaden. Avstämning sker per siste september, och outnyttjade medel kan omfördelas till andra skolor.
Observera att inköp av läromedel måste bokföras på konto 6432. Verksamhetsekonomer kommer att stämma av inköpen och meddela om bidraget beviljas.
Statsbidrag för läxhjälp
Statsbidraget för läxhjälp finns kvar även detta år och omfattar eleverna i årskurs 1-3 samt gymnasieskola. Förvaltningen har sökt bidraget och beslut väntas i april. Sannolikt kommer Skolverket att avgöra vilka skolor som får del av bidraget. Det är viktigt att samtliga skolor erbjuder någon form av hjälp med läxor eller annat skolarbete för eleverna i 1-3 och gymnasiet. För övriga årskurser finns redan kravet på två timmars extra frivillig studietid, men detta finansieras inom ordinarie tilldelning.
Vi återkommer med ytterligare information om statsbidrag efterhand som vi får veta mera.
Alltid E-faktura till Helsingborgs stad
Tänk på att alla fakturor till staden för inköp, upphandlade så väl som direktköp, ska skickas elektroniskt. För leverantörer som önskar mer praktisk och teknisk hjälp finns information och kontaktuppgifter på stadens hemsida. Här finns detaljerad information kring kraven för fakturainnehåll samt information om hur man bäst skickar en faktura till staden.