HR-nyhetsbrev Maj

HR-nyhetsbrevet kommer ut fyra gånger om året. Här berättar vi om det förvaltningsövergripande HR-arbetet utifrån Helsingborgs stads plan för attraktiv arbetsgivare, ger tips och påminner om sådant som du behöver ha koll på som chef med personalansvar.

Kompetensförsörjning och ständig utveckling

Introduktionsdag nyanställda medarbetare

Höstens Introduktionsdag för nyanställda är nu bokad till fredagen 22 september. Inom några veckor kommer du som chef få möjligheten att anmäla dina nya medarbetare till denna informativa, roliga och uppskattade halvdag. Introduktionsdagen kommer i vanlig ordning att ske på Fritid Helsingborgs aktivitetshus Tryckeriet.

Introduktion nya chefer (utbildning)

Introduktionsprogrammet är obligatorisk för dig som är ny chef i staden. Antalet deltagare är begränsat.

Introduktionen ger dig en bild av vad det innebär att vara ledare i Helsingborgs stad och verktyg för att lyckas med uppdraget. Programmet genomförs i samarbete med konsulter från Gällöfsta Perlan Ledarskap och kommer bland annat att ge dig värdefulla delar från stadens tidigare ledarskapsprogram.

Anmäl dig här!

Förändringsarbete korttidsbemanning

Vi har tidigare informerat om de två förändringsarbeten som pågår för att tackla de förändringar i Lag om anställningsskydd (LAS) som skapar stora konsekvenser för våra nuvarande arbetssätt kring kort- och visstidsbemanning: rektors uppdrag att se över sitt arbetssätt för bemanning och inrättandet av en bemanningsenhet.

Respektive rektor ser över sina arbetssätt för bemanning och tar ställning till om det är möjligt och lämpligt att övergå till arbetssätt där en minskar tim- och visstid till förmån för tillsvidareanställning. Tanken är att detta arbete sker i samband med planeringen av kommande läsår. Info om detta har gått ut på VO-möten/motsv. från verksamhetschef med hjälp av HR-konsult och ekonom.

I skrivande stund pågår ett omfattande arbete med att se över och ställa om arbetssätt, rutiner och systemstöd inför inrättandet av en Bemanningsenhet. Den nya verksamheten startar upp efter sommaren och vi planerar att kliva in i nya arbetssätt omkring oktober månad. Vi kommer i den nya enheten samordna våra resurser på ett så effektivt sätt som möjligt med utgångspunkt i verksamhetens behov.

I Vikariebanken kommer verksamheterna att kunna boka in såväl månadsanställda som timavlönade medarbetare. De månadsanställda medarbetarna kommer att vara inom Kommunals avtalsområde i uppstartsskedet. Vilket gör att du kommer även fortsättningsvis kunna boka lärarresurser så som det är i dagens Vikariebank. Tanken är att vi med hjälp av de månadsanställda kompletterar dagens Vikariebank för att kunna möta det nya LAS-reglerna.

Enhetschef för Bemanningsenheten som heter Siri Örn har precis tillträtt sin tjänst. Siri kommer närmast från Förskoleförvaltningen i Malmö stad där hon har haft liknande uppdrag. Vi kommer naturligtvis att informera mer om förändringarna, framför allt efter sommaren, men du som är nyfiken eller har frågor och funderingar är välkommen att kontakta Karin Gerken eller Siri Örn.

Högsäsong i rekryteringen: Lätt att göra rätt med rekryteringsmall

När du ska starta ett projekt i ReachMee så ta den där extra minuten att välja rätt Rekryteringsmall. Mallen gör så du får med dig SFFs annonsmall, en grundläggande kravprofil, urvalsfrågor baserade på kravprofilen och utifrån hur de sökande svarar på urvalfrågorna ett första urval. Gällande legitimationstjänsterna får du dessutom ett mejl när någon sökt som klickat i att de har lärarexamen och lärarlegitimation. På ReachMees startstida i rutan till höger hittar du SFF Manual ReachMee, på sidan 3 hittar du hur du väljer rekryteringsmall och på sidan 14 vilka mallar som finns.

Har du flera annonser som ska gå ut så kopiera gärna projekten (sidan 9 i manualen) men tänk på att om det är olika befattningar så är det olika rekryteringsmallar, så kopiera exempelvis om du ska ha ämneslärarannonser men inte om nästa är en speciallärare eller lärare i fritidshem. Välj då ny rekryteringsmall men utgå gärna från den tidigare annonsen.

Projekt och annonsrubriker ska alltid vara Befattning och enhet. Hur gärna vi än önskar skriva ”Engagerad och driven Lärare sökes till charmiga och innovativa Helsingborgsskolan” så ställer det till det, det blir rörigt för de som söker jobb samt att våra annonser plockas upp av många hemsidor (gratisannonsering är trevligt) men om vi skriver flera adjektiv så tappar algoritmerna dem.

För effektiv och korrekt kandidathantering så kika på sidan 10 och framåt i manualen. ReachMee är ett digitalt rekryteringsstöd för dig så du kan fokusera på det som är relevant och snabbt beta av det som ska till för att rekryteringen ska bli korrekt. ”I ❤ Snabbhantering” på sidan 12 visar hur du kan göra väldigt många saker samtidigt.

Delaktighet och hälsa

Årlig uppföljning av SAM och samverkan

Årets enkät är stängd och nu påbörjas arbetet i era samverkansgrupper med att titta på ert resultat och ha dialog kring om hur samverkan och det systematiska arbetsmiljöarbetet ska vidareutvecklas i er verksamhet. I Agerus, som du hittar i HR-systemportalen, finns dialogfrågor kopplade till resultatet som samverkansgruppen kan använda. Behöver ni stöd kan ni börja med att kika här: https://intranat.helsingborg.se/hr/samverkan-och-delaktighet/samverkansgrupp/ där ni hittar guider och rutiner. Kvarstår frågor är ni välkomna att höra av er till HR-konsult.

Gemensamt uppstartspass för LSG inom SFF 7 september

I staden arbetar respektive förvaltning med att vidareutveckla samverkan. Det är ett partsgemensamt åtagande som sker inom ramen för samverkansorganisationen. Inom SFF har den förvaltningsövergripande samverkansgruppen (FSG) kommit överens att genomföra en gemensam uppstart för samtliga samverkansgrupper inom förvaltningen.

Du som är ordförande i en lokal samverkansgrupp (LSG) ska ha fått en save-the date-info från verksamhetschef gällande detta där du ombeds boka in tiden med din LSG redan nu.

Uppstartspasset är planerat till den 7 september klockan 14-16:30 (på Tryckeriet) och tanken är att ordinarie medlemmar i LSG deltar (samma som besvarar enkäten för årlig uppföljning av SAM och samverkan). Mer info och formell inbjudan kommer längre fram.

I upplägget kommer det också att finnas förberedelse- och efterarbetsmoment som sker lokalt ute i respektive samverkansgrupp. Det är därför en god idé att planera samverkansgruppens kalendarium så att ni hinner ha ett möte efter sommaren men innan den 7 september.

Har du frågor redan nu om den gemensamma uppstarten är du välkommen att kontakta Karin Gerken på HR-avdelningen.

Uppstartsrutiner för samverkansgrupp och APT

Sedan ett år tillbaka finns uppstartsrutin för samverkansgrupper och APT som ska användas vid läsårets/kalenderårets start.

Uppstartsrutinerna innehåller:

• Kort repetitionsinfo om samverkan som fungerar som påminnelse för befintliga gruppmedlemmar och introduktion för nya.
• En checklista för att stämma av att de grundläggande förutsättningarna för en väl fungerande samverkan finns på plats.

Inom skol-och fritidsförvaltningen skickas checklistan för LSG via mejl till ordföranden i samverkansgruppen vid läsårsstart. Uppstartsrutin för APT administrerar respektive chef själv.

Här hittar du mer info om APT och om LSG.

Inspektionskampanj hot och våld

Arbetsmiljöverket planerar omfattande inspektioner beträffande hot och våld inom landets skolor. Ungefär var femte skola kommer att inspekteras mellan 1 maj 2023 och 30 juni 2024. Än så länge har någon enstaka skola inom Helsingborgs stads skolor, vad vi på HR-avdelningen vet om, fått besked om inspektion. Med tanke på omfattningen kommer det dock sannolikt att komma fler sådana besked. Kontakta gärna din HR-konsult om du får besked om inspektion.

Läs mer om vad fokus ligger på i inspektionerna på SKRs webb.

Klimakteriehälsa

Staden satsar på klimakteriehälsa – läs mer här.

Uppmärksamma och premiera

Löneöversyn 2023

Löneöversyn för 2023 är avslutad för samtliga avtalsområden, utom Kommunal och Läkarförbundet. De nya lönerna betalades ut i aprillönen. För Kommunal och Läkarförbundets avtalsområde betalas de nya lönerna ut innan sommaren med retroaktivitet från april.

Anmälan Stadens minnesgåva vid 25-års anställning

Förteckning över anmälda till stadens minnesgåva vid 25-års anställning börjar nu bli klar och kommer skickas till Stadsledningsförvaltningen i slutet av maj. Finns det någon ni missat att anmäla ber vi er snarast att mejla anmälan till hravdelningensff@helsingborg.se.

Övrig aktuell information…

Konferens för administrativt chefsstöd

I slutet av april anordnade HR- och ekonomi- och avdelningen för administration och juridik ett tvådagars internat för chefsstödet i vår förvaltning som arbetar med ett eller fler av följande områden: HR, ekonomi,  förskole- skol- eller fritidsplaceringar.

Dessa dagar bjöd på informativa, inspirerande och framför allt nätverkande dagar. Intresset och deltagandet var högt, vi var 75 personer inkl. medarbetare från stödfunktionerna på förvaltningskontoret. Vi har samlat in feedback och förslag inför framtiden från gruppen men välkomnar så klart också att du som chef hör av dig om vad du tycker är viktigt att vi lyfter i detta sammanhang framöver.

Arbetet med krigsplacering inom SFF

Som ett led i den generella översynen av totalförsvaret ser även Helsingborgs stad över sin planering. En del av det arbetet innebär att staden börjar krigsplacera personal för att se till att vi kan hålla igång våra samhällsviktiga verksamheter i händelse av höjd beredskap.

Varje förvaltning har fått i uppgift att se över vilka anställda som ska krigsplaceras. På skol- och fritidsförvaltningen har vi valt att krigsplacera ett mindre antal medarbetare. Syftet är att säkra ledning och administration av verksamheten för att vid höjd beredskap bedriva verksamhet utifrån den allmänna tjänsteplikten.

Läs mer i den kortfattade info som finns publicerad på intranätet.

Eftersom Skol-och fritidsförvaltningen inte krigsplacerar så många medarbetare sett till vår storlek ser vi det inte som nödvändigt att informera brett på APT eller motsvarande. Får du som chef frågor från medarbetare kan du hänvisa till eller svara utifrån informationen på intranätet.

Du som ser behov av att genomföra en muntlig information på APT/motsvarande kan få ett förberett presentationsmaterial från oss på HR-avdelningen – säg till!

Ta gärna del av den digitala totalförsvarsutbildningen som staden tillhandahåller – den ger en sammanfattande bild och förklarar begrepp inom området.

Civilförsvarsfrågorna i staden hanteras av trygghet- och säkerhets- samt HR-funktionen i staden och säkerhetschef Sven Mårtensson och HR-chef Karin Gerken är kontaktpersoner inom Skol-och fritidsförvaltningen.

Har du flera förnamn?

Inom kort kommer staden att göra en uppgradering av personalsystemet Personec P. Uppgraderingen innebär bland annat att dina personuppgifter i personalsystemet uppdateras automatiskt utifrån vad som finns registrerat om dig hos Skatteverket. De enda personuppgifter som du själv ska uppdatera i fortsättningen är privat e-postadress och telefonnummer. Läs mer på HR-sidan.

Förändringar till nästa läsår? Beställning av organisationsförändring och flyttstädning

Planerar ni en organisationsförändring inför terminsstart för hösten 2023 är det viktigt att den kommer in i tid. HR-servicecenter har en månads leveranstid.

Organisationsförändringar i verksamheten påverkar stadens HR-system. Innan ni gör en organisationsförändring där medarbetare förs över till annan organisationsgren är det extra viktigt att du som chef tänker på att:

Attestera dina medarbetares frånvaro, övertid med mera i Självservice,  uppdatera rehabiliteringsärenden i Rehabilitering (Adato), hantera och avsluta arbetsskade-/tillbudsanmälningar i Arbetsskada och tillbud (Stella).

Organisationsförändringar skickar ni till: marie.jarlwall@helsingborg.se

Lärarnas arbetstid 2023/2024

Nytt uppdaterat dokument ligger på Intranätet. Arbetstid | (helsingborg.se)

Bemanning HR-avdelningen

Marlene Renco kommer att avsluta sin anställning hos oss i slutet av maj. Marlene har under 6 år arbetat i vår förvaltning med uppdraget som HR-konsult för gymnasiet – vi tackar Marlene för dessa år och önskar henne lycka till framöver. Vi har rekryterat en ersättare, Louise Hempel, som börjar den 12 juli. Louise har de senaste åren arbetat som HR-konsult för gymnasieverksamhet och vuxenutbildning i Malmö stad.