HR-nyhetsbrev september
HR-nyhetsbrevet kommer ut fyra gånger om året. Här berättar vi om det förvaltningsövergripande HR-arbetet utifrån Helsingborgs stads plan för attraktiv arbetsgivare, ger tips och påminner om sådant som du behöver ha koll på som chef med personalansvar.
Kompetensförsörjning och ständig utveckling
Upprätta anställningar i god tid
Vi vill påminna om vikten att lägga upp nya anställningar/förlänga anställningar i god tid när det är möjligt för att allt ska fungera när din nya medarbetare kommer sin första dag. Vi vill ju så klart att medarbetaren ska få ta del av sin introduktionsresa, ha mejl och användar-id m.m. när hen startar på det nya jobbet.
Dessutom har vi ju höga förväntningar på att HR-servicecenter ska leva upp till sin del av den servicenivåöverenskommelse (SLA) som finns. Men då måste också vi inom Helsingborgs stad leva upp till våra åtaganden. I SLA finns servicenivåöverenskommelser inom processerna hantera person- och anställningsuppgifter, hantera lönerelaterade underlag, hantera rättelser, lönehantering samt förvalta och underhålla systemet. Läs mer på HR-servicecenters hemsida.
Bemanningsenheten… Piloten står i startblocken!
Fokusområden under utvecklingsfasen har varit att hitta tekniska lösningar för att möta verksamheters behov i kombination med att vi fortsatt följer Lagen om anställningsskydd samt bygga en ekonomisk modell.
Vi kommer fortsatt att använda oss av systemet Vikariebanken för korttidsbemanning, däremot kommer det att från 1 oktober finnas både tim- som månadsanställd pedagogisk personal för alla verksamhetsområden. Första gänget av månadsanställd personal är nu rekryterade vilket säkert har märkts av er som kikat på företrädesrättslistorna.
En stor del av utvecklingen sista tiden har gällt att få till Vikariebanken för att bli ett så effektivt digitalt bemanningssystem som möjligt. Det innebär att vi bland annat jobbat med kvalitetssäkra ytterligare så verksamhetens behov enklare ska matchas mot vikariernas kompetens. Det gör att från 20 september så kommer bokare i Vikariebanken att övergå till att vara beställare. För er som inte anmält er till något av de fyra utbildningstillfällena för beställare än så kan ni göra det här.
Från 1 oktober kommer bemanningskostnaden att internfaktureras istället för att debiteras via lönesystemet.
Under piloten får vi alla tillsammans utveckla och skruva tills arbetssättet och systemstödet fullt ut passar just oss i Helsingborg.
Vi ser fram emot att tillsammans skapa ett unikt innovativt arbetssätt i framkant! Allt för våra barn och elever i Helsingborgs Stads Skolor!
Vildana till framtidens chefer
Vi gratulerar Vildana Alagic på Kattarps förskola som knep en av platserna på höstens upplaga av Familjen Helsingborgs program Framtidens ledare. Vi hade många bra kandidater från SFF som vi hoppas kan få chansen de också längre fram.
Delaktighet och hälsa
Årets medarbetarenkät – kompletterad med frågor för att fungera som OSA-rond
Precis som tidigare två år kör vi vidare med samma koncept och leverantör för medarbetarenkäten, dvs. Agerus.
Årets medarbetarenkät skickas ut den 18 oktober och stänger för svar den 8 november, och går ut till alla månadsavlönade visstids- och tillsvidareanställda medarbetare inom avtalsområde AB med en aktiv anställning den 1:e september. Utskicket omfattar de medarbetare som är sjuk- eller föräldralediga men inte de som är tjänstlediga på 100%. Enkäten når medarbetaren via jobb-mejlen. Om medarbetare som är sjuk- eller föräldralediga vill få enkäten till en annan adress än jobbmailadressen meddelar du som chef detta genom att maila hravdelningensff@helsingborg.se
Du som chef kommer att få ett mejl i september månad där du blir ombedd att logga in i Agerus och granska dina medarbetare inför kommande medarbetarenkät.
Är du ny som chef inom staden rekommenderar vi utbildningen om stadens koncept för medarbetarenkäten. Det är en digital liveutbildning som äger rum 13/9 kl. 14.30-16.00. Anmäl dig här: Stöd för chef: Medarbetarenkät och pulsmätningar | (helsingborg.se). Även du som vill få en repetition och fräscha upp dina kunskaper är välkommen att anmäla dig.
Nytt för i år är att enkäten kommer att kompletteras med några frågor kopplade till den organisatoriska och sociala arbetsmiljön (OSA). Med de kompletterande frågorna gör staden bedömningen att enkäten täcker samtliga OSA-områden och därmed är ett verktyg som fungerar för att undersöka hela OSA-området (s.k. OSA-rond).
Det betyder att vi inte behöver genomföra en separat enkät för att undersöka den organisatoriska- och sociala arbetsmiljön på våra arbetsplatser utan medarbetarenkäten fyller den funktionen. Naturligtvis går det även fortsättningsvis bra att undersöka OSA-risker på andra sätt.
Resultatet av mätningarna presenteras i den digitala plattformen Agerus som du hittar i HR-systemportalen. Resultatet finns färdigt för analys från den 10 november. Precis som tidigare år kan även medarbetarna ta del av sitt eget och gruppens resultat via det digitala stödet.
Liksom tidigare år finns det möjlighet till pulsmätningar, det vill säga skapa och skicka kortare mätningar till dina medarbetare. Pulsmätningar är ett sätt för dig som chef att följa arbetet som du och dina medarbetare kommit överens om att genomföra. Det är även ett sätt att undersöka nuläget i samband med olika händelser inom verksamheten.
För mer information om medarbetarenkäten och pulsmätningar:
Stöd för chef: Medarbetarenkät och pulsmätningar | (helsingborg.se)
Samverkansuppstart: gemensamt pass på tryckeriet och uppstartsrutiner för LSG och APT
Vi har nu fått in anmälningar från alla verksamheter till Skol-och fritidsförvaltningens uppstartspass för lokala samverkansgrupper den 7 september – tack för det!
Efter den 7 september kommer vi att skicka ut det digitala formuläret i vilket vi dokumenterar uppstartsrutin för samverkansgrupper. Utskickat går till ordförande som ansvarar för att formuläret fylls i antingen direkt i samband med ett samverkansmöte eller i efterhand. Den 20 oktober är sista dag att besvara formuläret.
Staden uppstartsrutiner för APT och LSG används i början av läsåret/kalenderåret.
Dessa innehåller en kort repetitionsinfo om samverkan som fungerar som påminnelse för befintliga gruppmedlemmar och introduktion för nya. Därefter en checklista där ni stämmer av att de grundläggande förutsättningarna för en väl fungerande samverkan finns på plats.
Det finns inget formulär för APT utan den dokumentationen hanterar du själv i din verksamhet.
Du hittar mer information om årlig uppstartsrutin på HR-sidan.
Dygnsvila på minst 11 timmar
Fr om 1 oktober 2023 gäller skärpta regler kring dygnsvila. Bakgrunden är att EU:s minimiregler i arbetstidsdirektivet ska kunna uppnås. I praktiken betyder det att alla medarbetare i kommuner och regioner ska ges minst 11 timmars dygnsvila och att undantag från detta är restriktivt. Kontakta HR-konsult för stöd ifall fråga kring detta uppstår i din verksamhet.
Uppmärksamma och premiera
Friskvård – nya datum för kvittohantering (Epassi)
Till följd av Skatteverkets striktare tolkning av Kontantprincipen, som inverkar på att Epassi senast bör betala ut pengar avseende innevarande års friskvårdsbidrag innan nyåret, behöver Epassi ändra datumen för när medarbetare senast kan registrera friskvårdskvitton.
- 14 november: sista dag för kvittoregistrering (observera att kvittoregistrering endast kan göras om leverantören inte är ansluten).
- 21 november: sista dag för registrerade postkvitton att vara oss tillhanda.
- 27 november: sista dag för kompletteringar av redan registrerade kvitton.
Observera att inga nya kvitton kommer att kunna registreras efter 14 november. Om medarbetarna gör friskvårdsköp hos icke anslutna leverantörer efter detta datum kommer de behöva vänta med att registrera köpen till efter årsskiftet – och då kommer nästa års friskvårdsbidrag belastas.
Friskvårdsköp hos anslutna leverantörer kan fortsatt göras ända fram till 23:00 31/12 – 2023.
Hylla en kollega
Stadens interna kvalitetsutmärkelser uppmärksammar bra saker som händer i vår organisation. Genom utmärkelserna lyfter vi fram förebilder och goda exempel att inspireras av. Både chefer, medarbetare och invånare kan lämna förslag på medarbetare/arbetsplatser som är värda att uppmärksamma. Sista dag att nominera är 20 oktober. Mer info och länk till nomineringsformulär hittar du här.
Krigsplacering
I våras informerade vi om stadens och SFFs arbete med krigsplacering. Information om hur SFF hanterar frågan och vilka grupper som krigsplaceras hittar du här. Nu under hösten kommer vi att anmäla in de personer som ska krigsplaceras (central krisledningsgrupp är redan placerad) som sedan skickas vidare till Plikt-och prövningsverket. När väl placeringen är registrerad får medarbetaren ett brev till sin hemadress.
Vi tipsar igen om den digitala totalförsvarsutbildningen som staden tillhandahåller – den ger en sammanfattande bild och förklarar begrepp inom området.
Förvaltningens pensionsavtackning hösten
Förvaltningens och nämndens avtackningslunch för medarbetare som slutat p.g.a. pension, under våren 2023, blir den 23 november på Parapeten. Som tidigare i samarbete med Rönnowska skolan (lärare och elever från restaurang- och livsmedelsprogrammet). Vi kommer att administrera, dvs samla in underlag för vilka som ska få inbjudan som vanligt.
Övrig aktuell information
Arbetsförmedlingen har ny postadress
Arbetsförmedlingens postboxadresser byts ut och istället används nu så kallade FE-adresser. Så tänk på att använda den nya FE-adressen om ni har post-kontakt med Arbetsförmedlingen. Används fel adress skickas posten tillbaka till avsändaren. Den nya adressen är:
Arbetsförmedlingen Helsingborg
FE 8097
107 67 Stockholm
Digitalt registerutdrag ur belastningsregistret
Polismyndigheten har meddelat att det från september 2023 kommer bli möjligt att få sitt registerutdrag från polisens belastningsregister som digital post. Den som begär ut sitt registerutdrag kan välja om det ska komma som papperspost eller som digital post. Digitalt utdrag förutsätter att man har en digital brevlåda såsom Kivra eller Min myndighetspost.
Det digitala utdraget kan visas upp för rekryterande chef via en mobil, surfplatta eller dator. Det går även att vidarebefordra som pdf via e-post från den digitala brevlådan, eller skriva ut och visa upp.
Det är enbart de utdrag som inte innehåller någon belastning, dvs. ”tomma” utdrag, som skickas som digital post. Utdrag som innehåller en belastning skickas alltid som papperspost oavsett vad man valt.
Från och med september finns också en kontrolltjänst på polisen.se där man kan verifiera registerutdrag som skickats ut som digital post. Genom att mata in några uppgifter får man svar direkt på om utdraget kan bekräftas som äkta eller inte. Utdrag som skickas som papperspost kan inte verifieras via kontrolltjänsten.
I skrivande stund (4 september) är tjänsten ännu inte aktiv.
Omvandling av semesterdagstillägg – dagar kvar att lägga ut
Medarbetare som omvandlat sitt semesterdagstillägg till extra semesterdagar och har dagar kvar att lägga ut för 2023 behöver se över detta snarast då dagar ska vara uttagna till 231231. Du som chef kan ta ut en lista över antal dagar det avser i Beslutsstöd – Medarbetare – Semester 2023.
Genomgång i Personec P för chef och chefsstöd – hösten 2023
Under hösten erbjuder HR-servicecenter genomgång i Personec P för dig som är chef eller chefsstöd. Det blir åtta tillfällen totalt varav fyra med enbart schemahantering. Aktuella datum är: 6 september, 20 september, 4 oktober, 18 oktober, 1 november, 15 november, 29 november och 13 december.
Information från HR-servicecenter om deras hemsida
Denna vecka kommer HR-servicecenters hemsida www.hrservicecenter.se att få ett nytt utseende. Funktionaliteten bakom är uppdaterad och har lite nya finesser. Hemsidan kommer också att vara mycket trevligare att ha att göra med på mobilen.
Höstens HR-nätverksträff för chefsstöd
Är planerad till onsdagen den 8 november på förmiddagen. Vi återkommer lite längre fram med inbjudan och tider.
Bemanning HR-avdelningen
Vår nya kollega Louise Hempel är nu på plats som HR-konsult för verksamhetsområde Gymnasiet. Vi välkomnar också Martina Rosqvist och Sandra Pihlak tillbaka från föräldraledighet.