Lär dig använda Outlook klokt

Minimera känslig information i största möjliga mån genom att:

• Använda anonymiserande begrepp och generella termer som till exempel ”eleven” i stället för namn eller initialer, skriv sjuk i stället för exakt sjukdom i de fall du hanterar integritetskänsliga uppgifter. Detta gäller både muntligt i teamsmöten/meetmöten och skriftligt.
• Hänvisa till säkert verksamhetssystem där informationen finns i stället för att bifoga underlag i mejl, kalender och Teams.
• Hänvisa till gemensam lagringsyta som inte ligger i molnet i stället för att bifoga underlag i mejl, kalender och Teams. Du hittar mer information under rubriken Platser du sparar information på.

I stället för att använda mejl och Teams kan du:

• Använda säkra kommunikationssätt som till exempel Säkra meddelanden. Du hittar mer information under rubriken Säkra kommunikationssystem.
• Använda verksamhetssystem för att dela information i större utsträckning.

Om du har tagit emot ett mejl med skyddsvärd information, känsliga uppgifter och information med stark sekretess ska du:

1. Skyndsamt flytta informationen i mejlet till ett säkert verksamhetssystem eller en säker lagringsyta.
2. Inte mejla informationen vidare. Istället kan du informera berörda i ett nytt mejl genom att till exempel skriva ”jag har uppdaterat informationen i ärende X i system Y, du kan se mina uppdateringar där” eller föra informationen vidare via säkra kommunikationssätt som till exempel Säkra meddelanden.
3. Därefter ska du radera mejlet från din inkorg och från mappen borttaget. Shift+Delete tar bort mejlet permanent direkt från inkorgen.

Använder du din Outlook lite som arkiv och lagringsplats? För att det är så enkelt att leta fram vad ni sa vid senaste kontakten eller när ni mejlades vid för någon månad sedan? Du är inte ensam. Vi är många som använder Outlook på det sättet. Men så kan vi inte jobba längre. Vi måste ständigt rensa ut i både inkorg och utkorg (och alla andra mappar en del av oss skapat i ett fiffigt system). Mejl som innehåller känsliga uppgifter, personuppgifter och sekretessbelagd information får inte hanteras. 

Om du får ett mejl ska du skyndsamt lägga in vad mejlet handlar om i rätt system. Därefter ska du radera mejlet. Det ska inte ligga kvar i din inkorg. Du ska inte heller mejla det vidare. Istället kan du informera vidare att ”jag har uppdaterat informationen i ärende X i system Y, du kan se mina uppdateringar där”. På så sätt minimerar vi risken att personuppgifter hamnar i orätta händer. 

Mer information om vad du får spara på olika lagrinsytor finns här

Det har blivit tydligt under införandet av M365 att det finns glapp som vi hittills använt Outlook till. Och det kommer att ta lite tid att täppa till det glappet. Om du har ett mejl med ett innehåll som skulle kunna klassas som känslig eller sekretessbelagd information och det inte finns något verksamhetssystem att lägga det i – då får du spara informationen på en säker lagrinsyta och radera mejlet. Mer information om vad du får spara på olika lagrinsytor  och säkra kommunikationssystem finns här.  

Det nya arbetssättet kan kännas krångligt. Men egentligen borde vi ha varit så här noggranna hela tiden. I och med övergången till Microsoft 365 och mejl och kalender flyttas till molnet blev det bara tydligare vad som inte fungerat. Det handlar också om att juridiken på området blivit tydligare och skarpare de senaste åren i och med GDPR och SchremsII.