Nu är vi digitala!

I drygt två år har Projektet Digitala akter pågått, men nu är det slut. Det har varit en spännande och krokig resa som resulterat i att socialförvaltningen har tagit ett stort kliv in i den digitala världen. Lite arbete återstår, men projektet är nu avslutat och digitala akter är en del av vår ordinarie verksamhet.

Att gå från analog hantering till digitala akter har inte varit helt enkelt. Gamla sanningar och arbetssätt har hamnat i nytt ljus och behövts omvärderas. Lisbeth Davidsson är en av dem som drivit projektet och fått hantera en del av de frågor som uppstått längs vägen.

– Vi har undersökt vilka handlingar som behöver finnas i pappersform, vad vi behöver spara och var det ska sparas. Vi har stött på många intressanta frågeställningar och rutiner som inte alltid behövs. Där vi tidigare har kunnat ”dumpa” handlingar i fysiska akter har vi ny fått gå till grunden med hur vi hanterar våra inkomna och upprättade handlingar. Vad behöver man egentligen underteckna och varför? När kan man använda digitala underskrifter och vad behöver vi inte skriva under alls?

Arbetet tog lite längre tid än planerat, men det viktiga är ju resultatet.

– Det finns fortfarande lite mer att göra men till största delen är vi nu digitala, med en uppdaterad dokumenthanteringsplan och tillgång till det material vi behöver i våra datorer. Det har vi haft nytta av under coronapandemin och det gör oss mer rustade för att ta steget mot sociala tjänster, säger Lisbeth Davidsson.

– En av slutsatserna vi har kommit fram till i projektet är att inställningen till det vi ska göra är avgörande för implementeringen. Tack alla som har hjälpt till.

Här kan du ta del av slutrapporten för projektet Digitala akter