Rutin vid hot och våld på arbetsplatsen

• När du får en ny klient ska du göra en riskinventering och bedömning, se checklista Riskbedömning inför/vid ny klient/möte. Bedömning ska du spara bredvid akten.
• Bedömningen ligger som grund så länge du bedömer att inget är förändrat. Om det förändras gör du en ny riskbedömning enligt checklistan.
• Kontakta din chef vid förhöjd risk.
• Din chef ansvarar för att bedöma risker, åtgärder och dokumentation av dessa, se blanketten Riskbedömning och handlingsplan.
• Vid allvarlig risk som berör många ska arbetsmiljöombud informeras och erbjudas att delta i riskbedömningen.

Huvudprincipen är att inte ha besök efter klockan 17.00. Om ingen annan tid för besök kan avtalas ska detta förankras med närmaste chef som ansvarar för att en riskbedömning upprättats inför besöket.

• För att trygga säkerheten i trapphusen vid besök efter 17.00 ska inga besök hållas uppe på våningsplanen i huset. Använd receptionens eller vuxenenhetens besöksrum.
• Vid sena besök ska det finnas minst tre kollegor kvar.
• Dörrarna öppnas automatiskt vid larm för att polis/väktare/ordningsvakt ska komma in.

Viktigt att tänka på. När polis/väktare/ordningsvakt anländer kan denne ta sig in men får ingen information om vilket våningsplan eller rum som larmet utlöst i. Under kontorstid möter receptionen upp polis/väktare/ordningsvakt. Efter klockan 17.00 är det viktigt att det finns kollegor som kan möta upp polis/väktare/ordningsvakt och guida till rätt rum.

Efter kontorstid ska entrédörrar, grind till trapphuset och dörr till våningsplanet ställas i olåst läge när larmet aktiveras. När larmet stängts av och återställning gjorts låser dörrarna åter.

• Meddela din chef om besöket i förväg.
• Göra en riskbedömning tillsammans med chef.
• Upprätta handlingsplan tillsammans med chef.
• Meddela receptionen om ditt besök.
• Ha personlarm på dig.
• Meddela kollegor som sitter i närliggande kontor.

• Tillsammans med en kollega ta emot klienten i besöksrum i receptionen nära utgången.
• Placera dig själv och kollegan närmast utrymningsvägen för att säkra flyktväg.
• Snabbt och smidigt ta dig ur rummet vid hot- och våldssituation.
• Larma och påkalla kollegors uppmärksamhet och hjälp. Kollegor ska vid behov ringa 112 omgående.

Det är viktigt att medarbetarnas namnskyltar är synliga och att besökarna har fått besöksbricka från receptionen.

• Det är viktigt att skriva antal besökare och deras namn vid tidsbokning och bokning av samtalsrum så att receptionen vet vilka som släpps in i huset.
• Om du stöter på okända personer i Socialförvaltningens lokaler ska du alltid fråga vem de söker.
• I situationer där personen/personerna inte vill uppge vem de söker ska medarbetaren vänligt be dem lämna lokalen. Påkalla i dessa situationer andra kollegors uppmärksamhet och be dem följa med. Följ alltid med personen/personerna ut från lokalerna.
• Om personen/personerna vägrar lämna lokalen eller börjar bli hotfulla ska polis tillkallas. När situationen uppstår är det viktigt att tänka på den egna säkerheten, lämna och därefter larma.

Centralapparaten sitter i receptionen och är kopplad till SOS som larmar väktare/ordningsvakt och polis vid skarpt läge.

• Informera din chef om det som har hänt.
• Du ska få stöd utifrån samtal med din närmaste chef. Företagshälsovård kan kopplas in utifrån behov.
• Hot och våld ska du alltid rapportera som skada i STELLA (arbetsskadeanmälan). Din chef och/eller arbetsmiljöombud kan hjälpa dig med rapporteringssystemet. Din chef ska upprätta en polisanmälan och skicka in en skadeblankett till Försäkringskassan som signeras av dig, arbetsmiljöombud och chefen själv.

Våld och hot mot tjänsteman är ett brott och ska polisanmälas. Närmsta chef ska anmäla händelsen, meddela klienten att en polisanmälan har upprättats och följa upp om anmälan går vidare till förhör. Vid anmälningsskedet lämnas inga personuppgifter enligt överenskommelse med polisen i Helsingborg. Medarbetarens namn, adress till arbetsplatsen samt inloggningsnamn ska uppges istället för personnummer för att kunna kopplas till arbetsplatsen. Den består av de första två bokstäverna i för- och efternamn samt ett fyrsiffrigt nummer, se det som tjänsteID till exempel anpa1025.

Leder utredningen vidare till att den utsatte medarbetaren (målsägande) kallas till förhör så måste personnummer uppges på grund av att identiteten måste fastställas. Se rutin för att upprätta en polisanmälan.

• Den som först möter den drabbade ska se till att denne inte lämnas ensam.
• Kontakta anhöriga och se till att någon finns hos den drabbade då denne kommer hem.
• Ordna så att den drabbade inte behöver ta sig hem själv.

• Håll uppföljningssamtal med den drabbade inom en vecka och planera in ytterligare uppföljningssamtal vid behov.
• Uppföljningssamtal ska även ske med arbetsgruppen vid behov.
• Utred händelsen och vidta åtgärder som krävs för att förhindra att liknande situation händer igen.
• Arbetsmiljöombud ska beredas möjlighet att medverka i detta arbete.

• Chefen ansvarar för att den drabbade får den vård, stöd och hjälp som behövs omgående.
• Kontakta HR-avdelningen som stöd vid behov.
• Anlita Företagshälsovården som stöd vid behov.
• Informera övriga medarbetare om det som har hänt.
• Arbetsmiljöombud på arbetsplatsen ska informeras om händelsen.
• Anordna stöd för hela arbetsgruppen vid behov.
• Vid allvarliga hot och våldssituationer kan det vara aktuellt att utöver HR-avdelningen involvera förvaltningens säkerhetsansvarig eller motsvarande, kommunikationsavdelningen och huvudarbetsmiljöombud.
• Chefen ansvarar för att utan dröjsmål, inom 24 timmar, anmäla till Arbetsmiljöverket om händelsen bedöms vara en allvarlig olycka eller ett allvarligt tillbud.
• I vissa fall kan situationen bedömas som allvarlig först efter upprepade mindre händelser. I dessa fall anmäler chef till Arbetsmiljöverket först när arbetsgivaren bedömt situationen som allvarlig.
• Om en arbetsskada skett, ansvarar chefen för att en arbetsskadeanmälan görs till Försäkringskassan och att medarbetaren får information om aktuella AFAförsäkringar.
• Intern rapportering av tillbud och arbetsskada sker utifrån gällande rutiner i Helsingborgs stad samt förvaltningens rutiner. Se checklistan för Bredgatans rutiner för att hantera övergripande hot och våld.