DigiEffekt

Information om Teams och Office 365 samlar staden under huvudsidan om Microsoft 365 (M365).

Även på den digitala arbetsplatsen och i M365 är det viktigt att vara medveten om hur information hanteras korrekt. Du kan läsa mer om det på sidan Hur du hanterar information i Microsoft 365.

Om du vill lära dig mer om de olika applikationerna som ingår i M365 kan du ta hjälp av utbildningsmaterialet på stadens portal IC365.

Som komplement till utbildningens information om möjliga funktioner i Outlook, kan du läsa om hur du ska och förväntas hantera din e-post på stadens sida Så hanterar du e-post.

När du skapar formella dokument eller representationsmaterial ska stadens mallar användas.
Mallar för Word och PowerPoint finns på varumärkesplattformen.

 

På arbetsmarknadsförvaltningen är det bara några enheter inom vuxenutbildningen som använder Google, och det är bara där det finns licenshantering för användning. Övriga verksamheter har inte Googles verktyg som arbetsredskap, men kan komma i kontakt med funktionerna genom till exempel externa samarbeten eller när stöd ges till en invånare som använder dessa verktyg.

Här nedan ser du en kort checklista på några grundläggande aktiviteter du som medarbetare i Helsingborgs stad kan göra för att se till att information inte hamnar i orätta händer.

• Tryck ner Windows-tangent + L varje gång du lämnar din dator. Då kan ingen obehörig komma in utan ditt lösenord.
• Välj ett långt och lite svårt lösenord. Här finns tips på hur du kan göra.
• Aktivera tvåfaktorsautentisering, MFA, för M365. Här kan du läsa hur du gör det.
• Genomför utbildningarna som digitaliseringsavdelningen skickat till din e-post. De heter Security Awareness Training.
• Du kan även förstärka din kunskaper genom de här utbildningarna:
  Gå en e-utbildning om informationssäkerhet i HBGLearns.
  Digital informationssäkerhet – utbildning på MSBs webbplats.

För dig som går den här modulen finns här ett stöd i den övningen som gäller riktlinjer för IT-säkerhet.
Helsingborgs stad har ett brett och mycket aktivt arbete med stadens säkerhet, och i nuläget finns det inte något samlat dokument som hanterar alla dessa i formatet ”riktlinjer för IT-säkerhet”. Det stödet byggs genom medarbetarintroduktion och löpande utbildningsinsatser genom till exempel de länkar som finns här ovanför.

I övningen som gäller detta kan du utgå från dessa områden.

Säkerhet i hur jag:

• hanterar mina och andras (t.ex. invånares) inloggningskonton
• hanterar och förvarar digitala enheter (dator och mobil)
• hanterar information (delar och tar emot i olika kanaler)
• förstår de system och arbetsmoment jag arbetar i
• gör när jag misstänker att säkerheten brister

Använd gärna dessa områden när du i övningen väljer ut det som du vill bli tryggare i och lära dig mer om.

Om du är administratör eller publicerar inlägg på sociala medier i din tjänst hittar du viktig information på kommunikationsavdelningens sida om sociala medier.

På helsingborg.se finns denna sida som förklarar för invånare, besökare och företagare hur stadens sociala medier fungerar och hanteras.

Som komplement till kunskap om hur Chat GPT och andra AI-tjänster fungerar är det viktigt att du vet hur du som medarbetare i Helsingborgs stad får använda dessa. Det kan du läsa mer om på stadens sida om Chat GPT och AI-tjänster.

När vi som medarbetare i Helsingborgs stad bjuder in till videomöten mellan olika yrkesroller (internt eller externt) är det Microsoft Teams som ska användas. Det är det verktyg som stadens har upphandlat, gjort juridiska bedömningar för och supporterar.

När det gäller videomöten med invånare har olika verksamheter säkrat olika lösningar utifrån behov, syfte och laglig bedömning. Om du är osäker på vilket verktyg du ska använda i din roll, så stäm av det med dina kollegor eller din chef.