Inför sammanträdet

Ordföranden ansvarar för kallelsen med ärendelista.

Du som nämndsekreterare ansvarar för att kallelsen med ärendelista och handlingar skickas ut till nämnden i tid. Huvudprincipen är att detta ska ske en vecka före sammanträdet. Kallelsen skapas i dokument- och ärendehanteringssystemet DoÄ och skickas ut digitalt via Assistenten.

Kommunfullmäktiges och samtliga nämnders ärendelistor med handlingar publiceras även på diariet.helsingborg.se.

Varje nämnd ska ha rutiner för hur sammanträdets sekretessärenden hanteras i kallelsen.

Handlingar tillkommer efter utskick av kallelse
Saknas det handlingar vid tillfället då kallelsen skickas ut ska detta framgå av kallelsen enligt nedan. När handlingarna sedan tillkommer ska en notering om detta göras i ”övriga uppgifter” i kallelsens egenskaper. Gör inga ändringar i kallelsen då denna är upprättad.

Ärende tillkommer efter utskick av kallelse
Tillkommer det ärenden efter utskick av kallelsen ska en ny kallelse skapas där det tillkomna ärendet ska finnas med. Det är viktigt att även den första kallelsen sparas då denna är en upprättad handling. När den nya kallelsen är skapad ska den första avpubliceras från webben samt sättas en behörighet så att de förtroendevalda endast ser en kallelse i Assistenten. Gör en notering under övriga uppgifter i den nya kallelsen om när det nya ärendet tillkom och kallelsen skickades ut.

Ärende utgår
Se modulen ”Under och efter sammanträdet” för hur du ska göra när ett ärende utgår.

Det finns en särskild mall för kallelse med ärendelista för nämndernas sammanträden. Denna är tillgänglig via dokument- och ärendehanteringssystemet DoÄ. Av kallelsen framgår vilken instans (nämnd, styrelse, etc.) kallelsen gäller, tid och plats för sammanträdet samt vilka ärenden som ska behandlas. Avsändare av kallelsen ska vara nämndens ordförande. Kallelsen behöver inte undertecknas av ordföranden.

Det finns tre kategorier av ärenden; information, beslutsärenden och anmälningsärenden.

Exempel för ärenderubriker på ärendelistan;

• Inledning och val av justerare (ska alltid vara första punkt på ärendelistan)
• Information
• Beslutsärende…
• Beslutsärende…
• Beslutsärende…
• Anmälningar
  Delegeringsbeslut ska anmälas under punkten Anmälningar. Delegeringsbesluten i sig ska inte bifogas handlingarna, utan dessa får ledamöter begära att få ta del av. Även andra typer av anmälningar kan förekomma.

Se exempel nedan.

Viktigt med rubriksättning av ärenden
Kontrollera att den rubrik som ärendet har fått vid registreringen verkligen fungerar som rubrik till nämndsammanträdet.

Beskriver rubriken det ärende nämnden ska fatta beslut om eller behöver ärenderubriken ändras? Ibland kan det finnas behov av att redigera ärenderubriken (påverkar inte ärendebeskrivningen) för att läsaren bättre ska få en förståelse för vad ärendet som nämnden ska ta beslut om handlar om. Det kan vara ett ärende som när det initierades fick en rubrik hette något som då var korrekt men som inte är en bra beskrivning i på ärendelistan. Diskutera i dessa fall med nämndsekreteraren vilken rubrik ärendet ska ha till det aktuella sammanträdet. Ofta kan att-satsen ge en fingervisning om hur ärenderubriken kan formuleras.

Till kallelsen med ärendelista bifogas handlingarna till nämndsammanträdet. Se mer under avsnittet: Skriva beslutsunderlag till nämnd.

I nämndernas reglementen finns bestämmelser kring kallelsen. Ta del av din nämnds reglemente på webbsidan Så styrs Helsingborg.