Under och efter sammanträdet

Alternativ 1 – Initiativet ställs mot avslag – Ordföranden är redo att pröva ärendet under sammanträdet​

• Initiativet lämnas in, antingen vid sammanträdet eller innan. Initiativet ska registreras men inte läggas till mötet, det ska göras efter mötet, inför protokollskrivning. ​
• Det är praktiskt om ett initiativ väcks vid ”Inledning och val av justerare” men ledamoten har rätt att väcka ett ärende när den vill under sammanträdet.​
• Ordförande beslutar att lägga ärendet på dagordningen, förslagsvis sist men det väljer ordföranden själv. ​
• Vid ärendet meddelar ledamoten som lämnat in initiativet att den yrkar i enlighet med initiativet/bifall till initiativet.​
• Ordförande och/eller annan yrkar avslag på förslaget (om de inte vill bifalla vill säga). ​
• Ordföranden prövar ”initiativet” mot ”avslag”. 

Alternativ 2 – Initiativet föreslås att remitteras – Ordföranden är inte redo att pröva ärendet under sammanträdet​

• Initiativet lämnas in, antingen vid sammanträdet eller innan. Initiativet ska registreras men inte läggas till mötet, det ska göras efter mötet inför protokollskrivning. ​
• Det är praktiskt om ett initiativ väcks vid ”Inledning och val av justerare” men ledamoten har rätt att väcka ett ärende när den vill under sammanträdet.​
• Ordförande beslutar att lägga ärendet på dagordningen, förslagsvis sist men det väljer ordföranden själv. ​
• Vid ärendet meddelar ledamoten som lämnat in initiativet att den yrkar i enlighet med initiativet/bifall till initiativet ​
• Ordförande och/eller annan föreslår att ärendet ska remitteras till förvaltningen. ​
• Ordföranden prövar ”remittera ärendet till förvaltningen” mot ”att avgöra ärendet idag”. ​
• Vid remittering: Förvaltningen ger sin syn på saken och återkommer med förslag.​
• Vid avgöra ärendet idag: Samma procedur som vid alternativ 1. 

Protokollet 

Väcks ärendet inledningsvis ska det framgå enligt nedan under ”Inledning och av av justerare”.

Väcks ärendet under sammanträdet ska en ny paragraf skapas som avser ”Ändring av ärendelistan”.

I ärendet ska nedan delar finnas med.

Glöm inte att dubbelkolla att du har med samtliga paragrafer på första sidan.

När fullmäktige eller nämnd beslutar om återremiss av ett ärende ska det alltid föreligga en motivering till återremissen. Det är motiveringen till återremissen som den beredande instansen ska besvara.

För ärenden som slutbehandlas i fullmäktige
Förvaltningen tar fram en tjänsteskrivelse där motiveringen bemöts. Landar förvaltningen i att de föreslår nämnden att vidhålla det tidigare beslutet ska förslagssatsen vara ”att till kommunstyrelsen överlämna svar på återremiss”. Landar förvaltningen i stället i ett nytt förslag än tidigare berett ärende ska det framgå av tjänsteskrivelsen och då tillsammans med ett nytt förslag till beslut.

Använd rubriken ”Svar på återremiss avseende [ärenderubrik]”.

För ärenden som slutbehandlas i nämnd
Förvaltningen tar fram en tjänsteskrivelse där motiveringen bemöts. Landar förvaltningen i att de vidhåller det tidigare förslaget ska förslagssatsen vara densamma som tidigare. Landar förvaltningen i ett nytt förslag ska det framgå av tjänsteskrivelsen.

I både kommunallagen och i stadens reglementen saknas det reglering kring när en ledamot vill lämna en protokollsanteckning. Det framgår däremot av stadens reglementen att ersättare har rätt att få sin mening antecknad till protokollet.

SKR har tagit fram en rekommendation kring hantering av protokollsanteckning som stadens nämnder bör följa. Om en ledamot vill lämna en protokollsanteckning ska denna begäran göras innan sammanträdet avslutas. Protokollsanteckningen ska både läsas upp vid sammanträdet samt lämnas in skriftligt inför eller under sammanträdet, detta för att ordföranden ska kunna ta ställning till om anteckningen får läggas till protokollet eller inte. Det är ordföranden som avgör om en protokollsanteckning ska tillåtas. Om ordförandens bedömning ifrågasätts kan nämnden avgöra om protokollsanteckningen ska tillåtas om ledamoten vill få det prövat. Protokollsanteckning ska tas in i protokollet som en protokollsbilaga.

Det händer att ordföranden vid sammanträdets början vill ta bort ett ärende från ärendelistan. Eftersom ärendet har tillkännagetts på ärendelistan måste protokollet återspegla att ärendet utgår. Detta görs genom att under aktuellt paragrafnummer och ärenderubrik skriva ”Ärendet utgår”.

Protokoll måste enligt kommunallagen justeras inom 14 dagar efter sammanträdet. Justeringen görs antingen digitalt eller fysiskt.

För att justera digitalt, följ anvisningarna nedan.

• Skicka protokollet via mejl till ordföranden för genomläsning och godkännande.
• Skicka protokollet via mejl till justeraren för genomläsning och godkännande efter att ordföranden har gett sitt godkännande.
• Ändra behörighet på protokollet genom att lägga till de som ska justera protokollet, inklusive sekreteraren. Allmänt: ”Övriga användare ges Ingen behörighet”. Behörighet användare och grupper: ”Användare i gruppen får Skriva”
• Ändra även behörighet på kallelsen så att justerarna inte av misstag råkar justera även denna. Du kan använda ditt eget namn och Allmänt: ”Övriga användare ges Ingen behörighet”. Glöm inte att sedan ta bort behörigheten på kallelsen när justeringen sedan är klar.
• Distribuera protokollet för justering i Assistenten genom välja ”Distribuera handlingar” i mötesvyn och välj ”för signering”, ”övergripande mötesdokument”, ”möteslista” och ”med dokument”. Distribuera till de som ska justera protokollet genom att välja mottagare längst ner till vänster
• Nu har ett mejl gått iväg till de som ska justera om att det finns protokoll i Assistenten att signera. Den som står som handläggare på protokollet i DoÄ får ett mejl om att signering är utförd vid varje tillfälle någon signerar (viktigt att du dubbelkollar att det är rätt person som står som handläggare så rätt person som ansvarar för signeringen får kännedom via mejl)
• När alla signerat protokollet ska det digitalt anslås via DoÄ (se separat rutin)
• När protokollet anslås är det viktigt att du ”släpper loss” protokollet och tar bort behörigheter och ändra från ARB till UPPR
• För att protokollet ska bli synligt i Assistenten för andra användare måste nu en ny distribution göras till alla assistentanvändare utan notifiering.

Rutin för hur de förtroendevalda ska hantera digital justering av protokoll finns på Förtroendevaldsidan. Läs mer här.

Här finns anvisningar för hur du går till väga vid upptäckt av redaktionellt fel i ett redan justerat protokoll. Redaktionellt fel innebär skrivfel, räknefel eller annat liknande förbiseende. Sådana fel får rättas av myndigheten som meddelat beslutet. Fel som är av principiell beskaffenhet kräver att beslutet tas om.

Fel upptäcks
När ett fel upptäcks av en tjänsteperson, förtroendevald eller annan, ska en bedömning av felet göras. Är felet av redaktionellt eller principiell beskaffenhet? Stadskansliet kan vara behjälplig i frågan. Görs bedömningen att felet är redaktionellt, ska ordförande och justerarna få information om felet och att de kommer behöva justera protokollet igen.

Följande fel räknas som redaktionella:

• Skrivfel, exempelvis fel partibeteckning eller stavfel
• Räknefel, exempelvis felräknad totalsumma
• Närvaro bland icke-tjänstgörande ersättare

Följande fel räknas inte som redaktionella:

• De fel som påverkar beslutet
• Sammanfattande löptext som påverkar ärendets innehåll och syfte
• Närvaro/frånvaro bland ledamöter
• De fel som påverkar ett ställningstagande/yrkanden

Ändring i digitalt justerade protokoll

Börja med att skapa en kopia av protokollet. Originalprotokollet är upprättat och måste bevaras. Gör därför ändringen av det redaktionella felet i en kopia av originalprotokollet. Spara ner en kopia av originalprotokollet utanför DoÄ och gör ändringen där.

Registrera kopian av protokollet i DoÄ
Spara därefter det redaktionellt ändrade protokollet i DoÄ. Kom ihåg att namnge både filnamn och dokumentbeskrivning så att både interna och externa användare kan uppfatta att det skett en redaktionell ändring, t ex ”Protokoll från kommunstyrelsens sammanträde den dag månad år – redaktionell förändring i § 3 p g a xx”.

Distribuera protokollet för ny signering
Gör en ny signeringsdistribution till ordförande, justerare och sekreterare.

Publicering av protokollet och skapande av nytt protokollsutdrag
När justeringen är utförd ska det nya protokollet publiceras i Assistenten och på webbdiariet. Avpublicera det tidigare protokollet.

Skapa ett nytt protokollsutdrag manuellt genom att kopiera originalet av protokollsutdraget inklusive filen och spara i befintligt ärende. Ändra sedan i filen enligt ändring i nya protokollet. Gör sedan en notering i Övriga uppgifter om att protokollsutdraget är redaktionellt ändrat. Låt originalet av protokollsutdraget ligga kvar i ärendet.

Ska protokollet anslås på nytt?
Oavsett om överklagandetiden passerat eller inte när felet upptäcks och åtgärdas behöver du inte anslå på nytt. Det är fortfarande tidigare anslags- och justeringsdatum som gäller.

Hänvisning till laglighet
 Enligt FL (2017:900), § 36 får ett beslut som innehåller en uppenbar felaktighet till följd av myndighetens eller någon annans skrivfel, räknefel eller något annat liknande förbiseende rättas av den myndighet som har meddelat beslutet. En sådan felaktighet får endast vara av redaktionell bemärkelse. Vid fel av större bemärkelse måste beslutet tas om.

Ändring i fysiskt justerade protokoll

Detta görs lämpligen genom att nämndsekreteraren stryker över det felaktiga och skriver det rätta i anslutning till strykningen. Skriv dessutom datum och underteckna rättelsen. Ändra därefter i versionen som är publicerad på webben genom att redigera dokumentet, på samma sätt ska protokollsutdraget som finns digitalt redigeras.

Finns ärendet i fysisk akt så ska originalprotokollsutdraget bytas ut mot den ändringen som gjorts i det fysiska protokollet, detta görs genom att scanna den paragraf som berörs.

Beslut som justeras omedelbart får ytterligare en att-sats efter själva beslutet.

Skriv så här:
xx-nämnden beslutar
att till Länsstyrelsen överlämna upprättat förslag till yttrande; samt
att förklara paragrafen omedelbart justerat.

Digital justering av omedelbart justerade beslut
Justering ska ske i direkt anslutning till mötet. Om mötet slutar väldigt sent på kvällen, kan justeringen göras tidigt morgonen efter. För att praktiskt lösa omedelbar justering i DoÄ krävs att två olika protokoll skapas, ett innehållandes den/de paragrafer som justeras omedelbart och ett innehållandes de paragrafer som ska justeras vid ordinarie justeringstillfälle. I originalprotokollet ska även den/de direktjusterade paragraferna återfinnas. Respektive protokoll får ett eget anslagsbevis samt egen försättssida och innehållsförteckning. Försättssidan bör se likadan ut för båda protokollen med undantag till hänvisningen av vilka paragrafer det är som justerats. Paragrafhänvisningen ska även finnas med på anslagen.

Såhär gör du för att skapa ett protokoll för omedelbar justering i DoÄ och detta behöver du tänka på: 

• Skapa protokollet genom att kryssa i rutorna under ”direkt”. Glöm inte att även ”Inledning och val av justerare” ska kryssas i.
• Skapa protokoll.
• På försättssidan ska den eller de paragrafer som ska justeras direkt framgå, det ska även framgå av försättssidan vilka andra paragrafer som behandlades under sammanträdet, se nedan exempel.
• Punkten ”Inledning och val av justerare” ska inte justeras vid detta tillfälle.
• Justera därefter som vanligt.

Exempel på försättssida och paragrafhänvisning:

I det direktjusterade protokollet

I originalprotokollet

Tänk även på följande: 

• Har nämnden behandlat ett nämndinitiativ? Glöm inte att lägga till en extra paragraf på försättssidan.
• Kopiera in det som återfinns i paragrafen som blev omedelbart justerad till originalprotokollet, observera att inget får ändras vid detta tillfälle.
• Det kommer att skapas två protokollsutdrag i ärendet som blivit direkt justerat, ta bort det protokollsutdrag som skapas i samband med att originalprotokollet.
• Kryssa i rutan ”koppla beslut” som sista moment, efter protokollsutdrag är skapat från originalprotokollet.

Här finns anvisningar om hur du gör om en justerare och en ordförande är oeniga vid en justering.

• Gör en notering på protokollets förstasida vid den aktuella paragrafen Justering av § xx överlämnas till nämnden för justering.
• Vill ordföranden stå fast vid sin justering gör en notering även om detta Ordföranden har justerat samtliga paragrafer
• Längst ner i den aktuella paragrafen skriver du OENIGHET VID JUSTERING: På grund av oenighet vid justering, där justerare (justerarens namn) (parti) hade avvikande mening, överlämnas paragrafen till X-nämndens sammanträde den (datum) för justering./Sekreterarens namn
• Distribuera därefter protokollet för justering
• Till protokollet gör du en notering i övriga uppgifter ”§ xx i protokollet är inte justerad och överlämnas till nämnden för justering den (datum) på grund av oenighet vid justering.”
• I anslagsbeviset skriver du vilka paragrafer som ska anslås och vilka som inte anslås, skriv följande text i anslagsbeviset ”§ 1-13 samt §§ 15-16. § 14 i protokollet är inte justerat på grund av oenighet vid justering och överlämnas till nämnden för justering den 6 augusti 2021″

• Expediera sedan de justerade besluten som vanligt, förutom den ojusterade paragrafen

Vid nästa sammanträde

• För in ärendet i ärendelistan till nästa sammanträde som första ärende efter ”Inledning och val av justerare”. Bifoga protokollsutdraget som bilaga till ärendet som ska justeras av nämnden. Beslutet i det ärendet ska vara ”att omedelbart justera beslutet i § xx ärenderubrik, som inte justerats vid ordinarie justering på grund av oenighet
• Anslå paragrafen direkt efter sammanträdet

 

Vid framskrivning av yttranden ska mallen ”Förslag till yttrande över” användas. Av dokumentbeskrivningen framgår det att detta dokument är ett förslag till yttrande. Ni behöver också i dokumentbeskrivningen i DoÄ fylla i vad yttrandet avser. I yttrandemallens sidhuvud framgår att det är ett förslag till yttrande samt vem som är handläggare. Rubriken som används är ”Synpunkter”. Ingen ska stå som undertecknad så länge det är ett förslag. Se nedan exempel.

När nämnden har beslutat enligt förslag till yttrande eller enligt annat förslag ska det beslutade yttrandet upprättas i DoÄ. Det gör du genom att gå in i det föreslagna yttrandets (som nämnden godkänt) egenskaper och väljer ”Kopiera till nytt”. I dokumentbeskrivningen ska det nu stå ”Yttrande över…”, det vill säga, ni behöver ta bort ”Förslag till”. Du behöver sedan redigera i yttrandemallen, du behöver ta bort ”Förslag till yttrande” i sidhuvudet så att det enbart står ”Yttrande”. Längst ner i yttrandet skriver du ”xxnämnden” som undertecknad samt sammanträdesdatumet då yttrandet blev godkänt. Se nedan exempel. Därefter – ”Lägg in i mapp”. Lägg yttrandet i den mapp som yttrandet tillhör.

• Är ordföranden jävig i ett ärende ska denne meddela detta i samband med att ärendet börjar beredas.
• Ordföranden behöver lämna rummet när ärendet bereds samt vid sammanträdet.
• Istället för ordföranden är det vice ordförande som skriver fram ordförandemissiv i ärendet.
• Under sammanträdet framgår det både av närvarolistan samt av paragrafen att ordföranden är jävig och vem som ersätter denna. Observera! Ordföranden ersätts enligt ordning för ersättare, det är alltså inte vice ordförande som ersätter ordföranden, det ska en ersättare göra.
• Vice ordförande kliver in som ”sammanträdets ordförande” under paragrafen som ordföranden är jävig i.

Protokollets första sida ska innehålla uppgifter om:

• Plats och tid. Det ska framgå vilken fysisk plats sammanträdet ägde rum på samt under vilken tidsintervall sammanträdet hölls
• Vilka paragrafer som behandlats under sammanträdet. Om en eller flera paragrafer blivit omedelbart justerade ska det framgå vilka
• På vilken sida läsaren kan hitta vilka ledamöter och ersättare som tjänstgjorde
• På vilken sida läsaren kan hitta övriga närvarande. En hänvisning till vilken sida läsaren kan hitta närvarande ersättare, tjänstepersoner och övriga
• Vilka som justerat protokollet. Protokollet är digitalt signerat av. Namn på ordförande och justerare samt deras partibeteckning, samt namn på sekreteraren

Protokollet ska redovisa vilka ledamöter och ersättare som har tjänstgjort, detta görs genom en närvarolista. I närvarolistan ska det framgå följande:

• Vilka som deltagit på sammanträdet, både ordinarie ledamöter, tjänstgörande och icke-tjänstgörande ersättare
• När en ledamot eller ersättare ansluter eller lämnar sammanträdet
• Vilka paragrafer ledamöter och tjänstgörande ersättare har tjänstgjort under om man inte tjänstgjort under hela sammanträdet
• Vilka paragrafer ersättare har tjänstgjort och varit ersättare under om man inte tjänstgjort under hela sammanträdet
• Om man deltagit på distans

Exempel på närvarolista där ovan framgår

Ledamöter:
Erik Eriksson (E)
Adam Adamsson (A), lämnar kl. 15:00, §§ 127-132
Sara Sarasson (K), §§ 127-130, §§ 132-137

Tjänstgörande ersättare:
Gun Gunsson (G), §§ 133-137
Ali Alisson (K), § 131

Ersättare:
Gun Gunsson (G), §§ 127-132
Ali Allisson (K), §§ 127-130, §§ 132-137

Är någon jävig ska det framgå av protokollet och i ärendet. Se framskrivning nedan.

Jäv
Sara Sarasson (K) anmäler jäv och deltar inte i beslutet. Ali Alisson (K) ersätter.

Vid sammanträden på distans eller om vissa deltar är på distans ska det framgå av protokollet. Läs mer här om rutiner för deltagande på distans.

Här ska val av justerare samt tidpunkt för justering framgå. Tidpunkt för justering ska fastställas i samband med val av justerare. Ledamöter/tjänstgörande ersättare har rätt att lämna in sina yrkanden, reservationer eller protokollsanteckningar skriftligen fram till justeringsdagen. Det är därför viktigt att protokollet inte justeras före detta datum.

Nästa punkt på ärendelistan– efter inledning och val av justerare – kan vara Information. Under den här punkten tas inga beslut. Beslut om att godkänna informationen eller lägga den till handlingarna ska alltså inte göras.

I punkten information ska mallen ”information vid xx sammanträde” användas som ett underlag inför sammanträdet, mallen finns i DoÄ. Följ anvisningarna.

 

Mallen är även kopplad till protokollet. Under varje rubrik kan en sammanfattning skrivas till.

Protokollet ska i punktform ange vilken information nämnden fick. Ordföranden bestämmer hur uttömmande informationen ska återges i protokollet

Protokollsbilagor ska användas restriktivt för att inte belasta protokollen. Huvudregeln för när en handling är kvalificerad som en protokollsbilaga är att beslutet inte kan förstås utan protokollsbilagan, eller att protokollsbilagan, ofta i form av ett politiskt inspel, har en direkt anknytning till det fattade beslutet genom att det kommit till som en följd av beslutet.

De protokollsbilagor som är aktuella är;

• Skriftliga yrkanden
• Protokollsanteckningar
• Skriftliga reservationer

Den handling som blir protokollsbilaga ska ses som en del av protokollet och ska infogas längst bak i protokollet. För att praktiskt lösa infogandet kan du använda skärmklippsverktyget eller ”ta en ögonblicksbild” i Adobe. I protokollet hänvisas till protokollsbilagor som ”enligt bilaga” eller ”se protokollsbilaga”. Bilagorna till en paragraf ska numreras. Om det är flera bilagor i ett ärende än en ska den första bilagan få namnet ”protokollsbilaga 1, § x”, den andra ”protokollsbilaga 2, § x” och så vidare. Bilagans namn ska stå längst upp på bilagan. Namnet ska återges i rubriken till den bifogade bilagan längst bak i protokollet.

Enligt kommunallagen ska beslut som fattas med stöd av delegeringsbeslut anmälas till den nämnd eller styrelse som delegerat beslutanderätten. Anmälan har registrerings-, informations- och kontrollsyfte. Detta görs genom att en förteckning över dessa beslut tas upp på nämndens sammanträde under punkten Anmälningar. Tiden för överklagande även av delegeringsbeslut är tre veckor efter att nämndprotokollet anslagits. Därför är det viktigt att det av förteckningen över anmälningar tydligt framgår vilka delegeringsbeslut som anmäls vid respektive sammanträde.

Genom anmälan i nämndens eller styrelsens protokoll kan tidsfristen för överklagande genom laglighetsprövning börja löpa. Tidsfristen börjar löpa den dag då bevis om protokollets justering anslogs på kommunens officiella anslagstavla. Om delegeringsbeslut inte anmäls fortsätter överklagandetiden utan bortre tidsgräns.

Delegeringsbeslut ska anmälas under ärendet Anmälningar. Av protokollet ska framgå vilka beslut som är fattade som delegeringsbeslut. Delegeringsbesluten bör grupperas efter vem som fattat beslutet, till exempel nämndordförandens delegeringsbeslut eller ekonomichefens delegeringsbeslut.

Av protokollet ska framgå vilka beslut som är fattade som delegeringsbeslut och att nämnden har tagit del av redovisningen. Anmälningar ska redovisas i tabellform där datum, riktning, avsändare/mottagare, beskrivning av ärende, dokument-id samt diarienummer ska framgå.

Det är inte bara delegeringsbeslut som kan komma att anmälas till nämnden, utöver delegeringsbeslut kan inkomna handlingar, rapporter och olika form av rapportering.

Nämnden ska besluta om att lägga anmälningarna till handlingarna.