Utlämnande av kopior av allmänna handlingar

Helsingborgs stad har enligt tryckfrihetsförordningen skyldighet att på begäran tillhandahålla kopia eller avskrift av allmänna handlingar till varje invånare under förutsättning att några undantag inte föreligger. För detta har Helsingborgs stad rätt att ta ut en avgift.

Huvudregler

• Allmänheten har rätt att få ta del av allmän handling i myndighetens lokaler utan avgift.
• Den som önskar ta del av allmän handling har rätt att på begäran få en avskrift eller kopia av handlingen till den del handlingen får lämnas ut mot erläggande av avgift.
• Allmänna handlingar ska lämnas ut i pappersform.
• Staden får i enskilt fall besluta att en avgift ska betalas helt eller delvis innan avskriften eller kopian lämnas ut.

Undantag

• Staden är inte skyldig att lämna ut kopia av allmän handling i elektronisk form om det inte följer av lag men kan, om det bedöms lämpligt och givet att bestämmelser om sekretess och dataskyddslagstiftning följs, lämna ut handlingar i elektronisk form som en serviceåtgärd.
• En handling är inte offentlig om den innehåller uppgifter som omfattas av sekretess. En sekretessprövning måste därför alltid göras innan den begärda handlingen lämnas ut.
• Om begäran avses en karta, ritning eller bild och det är svårt att kopiera den, kan vi välja att enbart låta den sökande ta del av materialet på stället.

Förskottsbetalning

Från och med 1 januari 2021 har en bestämmelse om förskottsbetalning vid begäran av kopior av allmänna handlingar införts i offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) 6 kap. 1 a §. Med de nya reglerna har en myndighet rätt att i enskilda fall ta ut avgiften helt eller delvis i förskott, vilket gör att myndigheten kan försäkra sig om att få avgiften betald innan arbetet med att ta fram och skicka kopian påbörjas. Med anledningen av lagändringen har tillägg gjorts i Helsingborgs stads tillämpningsanvisningar till avgift för kopior av allmänna handlingar.

Ett beslut om förskottsbetalning kan bli aktuellt om en begäran om tillgång till kopior av allmänna handlingar avser ett större antal handlingar eller på annat sätt är omfattande och därmed resurskrävande. Det är omständigheterna i det enskilda fallet som får avgöra om staden bör besluta om förskottsbetalning. Vi kan då avvakta med kopiering av handlingarna till dess att avgiften har betalats.

Respektive förvaltning hanterar beslut om förskottsbetalning i enlighet med nämndens delegeringsordning.

I enlighet med kommunstyrelsens delegeringsordning är det kanslichefen som beslutar om förskottsbetalning ska ske vid utlämnande av allmänna handlingar på stadsledningsförvaltningen.

Ta del av framtagen process för utlämnande av allmänna handlingar på stadsledningsförvaltningen.

Avgifter

Skickas handlingarna på papper utgår avgift enligt Helsingborgs stads avgifter för kopior av allmänna handlingar (avgift för 10 sidor och mer). Bestämmer förvaltningen att skicka handlingarna elektroniskt utgår avgift om handlingarna måste skannas och om det är 10 sidor eller mer. Finns handlingarna redan digitalt kan ingen betalning krävas.

Avgift ska inte tas ut när följande organ eller personer begär ut handlingar i rimlig omfattning:

• Andra kommuner, regioner eller statliga myndigheter
• Kommunens förvaltningar
• Kommunens förtroendevalda som begär ut handling i sitt uppdrag
• Kommunägda bolag och kommunalförbund
• Personalföreträdare och fackliga företrädare

Avgift utgår aldrig när initiativet till utlämnandet kommer från staden. Begäran av registerutdrag enligt dataskyddsförordningen ska tillhandahållas kostnadsfritt. Möjlighet finns enligt lagstiftning att vid upprepad begäran ta ut en avgift eller att vägra att tillmötesgå en begäran.