Mejl och kalender som en del av Microsoft 365
Vi behöver flytta vår e-post och kalender till den molnbaserade tjänsten Microsoft 365 för att kunna använda alla verktyg som ingår i tjänsten.
Microsoft 365 är en molnbaserad tjänst som innehåller olika verktyg för att underlätta arbete och samarbete, som till exempel e-post, kalender, Word, Excel, och Teams. Nu behöver vi flytta vår e-post och vår kalender till Microsoft 365 så att vi kan använda allt som ingår i tjänsten.
Framtill nu har stadens plattform för mejl och kalender legat på en lokal server, i mitten av oktober 2025 går supporten för denna version ut. Då får den inte längre några uppdateringar och blir därmed inte längre säker att använda. Det har blivit bråttom att flytta mejlen.
Då flyttas din mejl och kalender
Flytten kommer att ske stegvis, för varje förvaltning.
När tidplanen är klar får din verksamhet information och datum via er Microsoft 365-samordnare.
Detta behöver du göra innan flytten:
Inför att din mejl och kalender flyttas till molnet finns det några viktiga förberedelser att göra. Avsätt gärna ett par dagar i god tid.
✔ Rensa känsligt innehåll
Gå igenom din mejl och kalender (samtliga mappar såsom inkorg och skickat) och ta bort mejl som innehåller sekretess eller känsliga personuppgifter, som inte får ligga i molnet. OBS! Glöm inte att även tömma mappen Borttagna objekt, annars följer mejlen med till molnet. För info kring vilken information som får lov att ligga i mejlen efter flytt läs intranätsidan Hur du hanterar information i Microsoft 365.
I nedan film får du tips på hur du kan sortera din mejlinkorg för att underlätta när du ska rensa bort känsligt information inför mejlflytt. Filmen är inspelad på en dator med Windows 11 så vissa vyer kan skilja sig lite från dina.
Ordna och sök i mejl och kalender
✔ Lär dig skicka känsliga personuppgifter och sekretess på rätt sätt
Efter flytten får känsliga personuppgifter och sekretess inte skickas via vanlig e-post. Använd istället något av stadens säkra kommunikationssystem.
Detta gör du praktiskt i samband med flytten:
- Stäng av datorn vid arbetsdagens slut på angivet flyttdatum
- Starta datorn dagen efter.
- Registrera tvåfaktorsinloggning (MFA), om du inte redan gjort det.
Detta gör du efter flytten:
- Ladda ner Outlook-appen till mobilen (eller koppla om den efter flytt).
- Om du trots allt får in sekretess och känsliga personuppgifter till din mejl ska du hantera detta skyndsamt genom att:
1) flytta den till verksamhetssystem eller en säker lagringsyta (tex H: eller G:)
2) inte mejla den vidare
3) radera mejlet från inkorgen och från folder Borttagna objekt.
Fördelar med att använda Microsoft 365 för e-post och kalender
- Tillgänglighet: Du kan nå din e-post och kalender från vilken enhet som helst, var du än är.
- Säkerhet: Microsoft 365 erbjuder hög säkerhet för att skydda din information.
Ytterligare fördelar är smarta funktioner i Microsoft 365 som vi får till följd av flytten:
- Verktyget kan leta fram lediga mötestider för dig och de du vill träffa.
- Främjar att du arbetar hållbart genom möjligheten att ställa in kortare möten som standard för att undvika möten direkt efter varandra och istället uppmuntra till pauser och reflektion mellan möten.
- Du får tillgång till att bland annat kunna fortsätta mejlkonversationer i en Teamschat men också att flaggade e-mejl automatiskt visas i din att-göra-lista.
Frågor om flytten?
Har du frågor om vad som händer, när och vad du behöver göra, kontakta din M365-coach. På Hubben kan du se vem som är M365-coach på din förvaltning.
Tekniskt problem?
Vänd dig till It-supportcenter:
- 042-10 50 50 eller
- Lägg ärende via IT Portalen.
