Informationshantering i Teams

Gallring, diarieföring och arkivering

Gallring och arkivering av handlingar i Teams ska ske löpande utifrån förvaltningens dokumenthanteringsplan/informationshanteringsplan. Observera att även chattmeddelanden och inlägg i Teams räknas som handlingar.

Precis som när du får ett vanligt e-postmeddelande är det ditt ansvar att se till att handlingar som kommer in till dig i Teams som ska registreras blir registrerade. Det är också ditt ansvar att se till att de handlingar du själv skriver eller skapar i Teams blir registrerade om så krävs. Tanken är att Teams främst ska vara en arbetsyta. De filer som hanteras kommer i regel vara arbets- eller referensmaterial som teamet behöver under tiden det är aktivt. Är du ansvarig för ett team ska du se till att:

• Alla gemensamma dokument som färdigställs hanteras enligt förvaltningens dokumenthanteringsplan/informationshanteringsplan.
• Filer (arbetsmaterial) som är inaktuella rensas löpande.

Teams får inte vara lagringsplats för handlingar som ska diarieföras eller arkiveras.

Ditt ansvar som teamägare

Det bör alltid finnas minst två teamägare för varje team. Om du är ägare till ett team och avslutar din anställning i Helsingborgs stad är det ditt ansvar att se till att en annan ansvarig utses för teamet så att information inte riskerar att gå förlorad.

Regelbunden översyn av behörigheter och avslutande av team

Du ska som teamägare regelbundet se över att rätt personer har behörighet till teamet och ta bort personer som inte längre behöver ha tillgång. Du ska också regelbundet utvärdera om det aktuella teamet fortfarande behövs. När ditt team inte längre behövs ansvarar du för att se till att innehållet rensas och att teamet stängs ned. Innan du rensar bort meddelanden och andra handlingar som finns i teamet ska du se till att sådant innehåll som ska registreras i diariet blir registrerat och – om det bedöms finnas ett behov – att annat innehåll sparas för framtiden på lämplig plats.

Moderera

I egenskap av teamägare ansvarar du också för att moderera de konversationer som sker i teamet. Användare ska använda en god ton och uttrycka sig professionellt. Teamägaren ansvarar för att ta bort olämpligt innehåll.

Gästbehörigheter

Ägaren till teamet kan lägga till externa gäster och får då ansvar för att informera om innehållet på den här sidan och gällande informationssäkerhetspolicy. Ägaren har även ansvar för att ta bort gäster vid avslutat samarbete, eller när gästen av annan anledning inte längre behöver åtkomst. Gästen, liksom övriga teammedlemmar, får tillgång till allt innehåll i teamets underliggande kanaler. Ägaren ska därför informera övriga deltagare när en extern person bjuds in i teamet, så att ingen ska råka dela material som bara får delas internt.