Smart digital samhällsbyggnadsprocess (SDS)

Nej, så är det inte. Smart digital samhällsbyggnadsprocess handlar framförallt om att vi på hela förvaltningen ska arbeta med kvalitetssäkrade och förenklade arbetssätt. Detta gör vi bland annat genom att förbättra datakvaliteten i våra system, se över våra arbetsprocesser, och genom att ”koppla ihop” befintliga system för ett få ett obrutet- och därmed mer effektivt informationsflöde. I sista hand tillkommer nya digitala system. 

Nej, så är det inte. Digitala hjälpmedel förenklar förvisso oftast vår vardag, men det är vi människor som gör det viktigaste jobbet, bland annat genom hur vi väljer att använda tillgänglig teknik.

Att utvärdera och utveckla våra arbetsprocesser är en viktig byggsten i SDS.

Spring inte direkt på lösningen. Backa ett steg. Vad är egentligen behovet? Ett behov handlar om vad som ska uppnås, inte hur det ska lösas. Genom att först identifiera behovet säkerställer vi att vi fokuserar på verkliga utmaningar och mål, istället för att anpassa oss efter eller begränsa oss till vad ett system eller en lösning kan erbjuda. På så sätt styr behovet utvecklingen, snarare än att lösningen avgör behovet.

Jodå, allas input och tankar är värdefull för oss. Vi är i full gång med att skapa de verktyg och processer förvaltningen ska arbeta med framåt och har i och med det kontinuerlig dialog med chefer och medarbetare på olika sätt, exempelvis genom APT:er, workshops och avdelningsmöten. Du är alltid välkommen att framföra dina synpunkter till projektledare Pär Norlén eller din närmaste chef.  

Tvärtom! De har spelat en mycket viktig roll. Alla synpunkter och förslag på åtgärder som du framfört har noggrant övervägts och prioriterats utifrån vad som ger störst värde för både våra kunder och medarbetare. Flera av dessa synpunkter ingår nu i kommande arbetspaket. 

Om en synpunkt inte har inkluderats i ett arbetspaket beror det sannolikt på att den rör en större, mer övergripande fråga. I vissa fall kan det även vara något som Smart Digital Samhällsbyggnadsprocess inte kan lösa, och då har frågan överlämnats till enhetens chef.  

Nej, här har vi alla ett ansvar. SDS är ett initiativ som arbetar för att se till att det finns förutsättningar för förändring genom rätt verktyg, processer och arbetssätt. Men att driva själva förändringar ansvarar vi för var och en. 

Ansvarsfördelningen ser ut såhär:  

• Samtliga, medarbetare såväl som chefer, ansvarar för att flagga för de behov som uppstår i sitt arbete. Lika så att aktivt ta del av den information som finns att tillgå.  
• Enhetschefer ansvarar för att ge sina medarbetare information, verktyg och processer. 
• Initiativet SDS, Smart digital samhällsprocess, ansvarar för att se till att det finns förutsättningar för förändring. När ett arbetspaket är avslutat lämnas det över till verksamheten. 
• Ledningen ansvarar för beslut och prioritering. 

Har du inte fått någon information på ett tag?
Det är helt i sin ordning.

Även om du inte hör något så innebär det inte att det inte pågår arbete där bak i kulisserna.

Alla på förvaltningen berörs inte av alla arbetspaket. Det är därför naturligt att en del förarbete endast sker tillsammans med de som berörs. På den här sidan finns information om samtliga arbetspaket som är igång och som är avslutade. 

Smart digital samhällsbyggnadsprocess (SDS) skapar rätt förutsättningar för att arbeta smartare tillsammans med digitala hjälpmedel. Det innebär kvalitetssäkrade, förenklade och digitala arbetssätt och en bättre arbetsmiljö. Med en korrekt, spårbar och digitalt tillgänglig grunddata minimerar vi manuell hantering och fattar väl grundade beslut. Detta hjälper oss att utföra vårt kärnuppdrag på ett enklare och snabbare sätt, för verksamhetens och kundens bästa.

Under våren och sommaren 2024 analyserade vi vårt nuläge och vår potential för utveckling. Sedan september 2024 genomför vi de mest prioriterade aktiviteterna och lägger därmed grunden för hur vi inom förvaltningen ska arbeta med digitaliseringsfrågor och digital samhällsbyggnad framöver.

Just nu är följande arbetspaket under produktion.

Arbetspaket 6: Förvaltning och utveckling av digitala system
Detta arbetspaket fokuserar på följande:

• Rollbeskrivningar för att förvalta- utveckla, och äga digitala system.
• Uppgiftsbeskrivning för definierade roller.

Arbetet med att ta fram nya roll- och uppgiftsbeskrivningar är nu klart och kommer att presenteras för styrgruppen under maj. Därefter startar nästa fas, där vi förankrar de nya arbetssätten för förvaltning och utveckling av digitala system i organisationen. Det arbetet beräknas pågå under resten av 2025.

Arbetspaket 25: utveckling och uppskalning av LIME CRM
Arbetspaket 25 omfattar analys och rekommendation på uppskalning och väg framåt gällande verksamhetens långsiktiga behov av applikationen LIME, inom ärendehantering och övrig CRM.

Analysen är klar och väntar på beslut om uppskalning, vilket förväntas vara på plats i Juni 2025.

Arbetspaket geografiska data
Vi befinner oss mitt i förstudien för arbetspaket Geografiska data. Alla arbetspaket inom Smart digital samhällsbyggnadsprocess (SDS) inleds med en förstudie, och detta är extra viktigt för just geografiska data eftersom det berör en stor del av vår verksamhet.

I förstudien tittar vi närmare på vilka förutsättningarna är för att vi ska kunna genomföra de förändringar som behövs. Till exempel sätter vi ramarna för projektets omfattning, analyserar nuläget och klargör vilka effekter vi kan förvänta oss efter leverans. Vi tittar också på vilka resurser och kompetenser som krävs för att genomföra arbetet.

Linda Wijk leder förstudien av arbetspaket geografiska data. Hon finns tillgänglig för eventuella frågor. Förstudiens resultat och en rekommendation på nästa steg ska presenteras för styrgruppen i september.

Avslutade arbetspaket:

Arbetspaket 1: projektstyrning – digitaliseringsprojekt
Omfattar leverans av ramverk och strategi för hur vi styr digitaliseringsprojekt, hur vi prioriterar mellan projekt, och hur vi säkrar att vi inte startar projekt innan vi har resurser tillgängliga. I maj och juni kommer Pär Norlén att besöka samtliga avdelningar och gå igenom allt ni behöver veta. Läs mer: Från behov till med digitaliseringsprojekt |.

Vad är en förstudie?
Det är ett kortfattat underlag som motiverar om ett projekt ska starta. Förstudien innehåller estimat på resursbehov, kostnader, tid och omfattning. Den innehåller även information om vilket resultat som kan förväntas samt vilka risker man löper genom att genomföra respektive inte genomföra projektet.

Vad är ett arbetspaket?
Arbetspaket är en gruppering av arbetsuppgifter inom en viss kategori, där förändring behöver ske, till exempel kvaliteten på fastighetsgränser i våra digitala kartor. Varje arbetspaket som styrgruppen beslutar att starta kommer att drivas som ett enskilt projekt. Varje projekt kommer att inledas med en mindre förstudie.

Samtliga synpunkter och förslag som inkommit i samband med olika dialoger, exempelvis workshops, APT:er och avdelningsmöten, spelar en viktig roll. Alla synpunkter och förslag på åtgärder som kommer in övervägs noggrant och är en del av det underlag som leder fram till det vi vill förändra, och prioriteras baserat på det som ger bäst värde för våra kunder och medarbetare.

Om du upplever att din synpunkt inte ”syns” beror det sannolikt på att den är en del av en mer övergripande fråga. I vissa fall kan det vara så att frågan inte är något som Smart Digital Samhällsbyggnadsprocess kan lösa. I sådant fall har den lämnats över till enhetens chef.

Extra arbetsuppgifter kommer inte bara ”adderas på”. Det är styrgruppen för SDS som tar beslut kring vilka nya projekt som ska starta och hur dessa ska resurssättas.

Beroende på vilka arbetspaket som kommer att starta, kommer olika personer från olika enheter att involveras på olika sätt.

Beroende på vilka arbetspaket vi genomför, kommer olika personer att involveras. Vilka enheter som berörs tydliggörs i kommunikationen av varje arbetspaket

Att flödet av digital information som del av samhällsbyggnadsprocessen går utan avbrott eller manuell handpåläggning under hela processen.

• Att handläggningstiderna i våra ärenden minskar.
• Att digitala avbrott minimieras.
• Att vi har processer och ramverk för att proaktivt kunna möta organisationens och omvärldens ökade krav på ny digital funktionalitet.
• Att vi ser till det totala verksamhetsbehovet istället för enskilda enheters behov innan vi köper in digitala produkter och tjänster. Det ger oss en lägre kostnad när vi köper in en större volym.
• Att systemägarskap- och förvaltning arbetar enligt samma ramverk och principer oavsett system.
• Att vi får koll på våra kostnader kopplat till digitala lösningar och därmed lättare kan prioritera och säkra resurser på teknik och tjänster med högt värde för kunden.
• Att vi får en helhetsöverblick över tillgänglig data.
• Att vi får en säkrad kvalitet på den data vi äger, hanterar och konsumerar.
• Att vi får bättre förutsättningar att implementera ny teknik.

• Du slipper klumpiga, tidskrävande och kostsamma arbetsprocesser.
• Du kommer att jobba med kvalitetssäkrade, förenklade och digitala arbetssätt och hjälpmedel med mindre krångel.
• Du kommer att ha tillgång till korrekt information som är spårbar.
•  Det kommer att finnas en aktuell grunddata, vilket leder till att den manuella hanteringen minimeras.
• Du får bättre beslutsunderlag.
• Du kommer att få en bättre arbetsmiljö och mer tid att utföra ditt kärnuppdrag.

Ja.

Alla på förvaltningen har möjlighet att påverka genom att delta i dialoger på olika sätt, exempelvis genom APT:er, avdelningsmöten och workshops.

Samtliga avdelningars verksamhetsutvecklare och enhetschefer är väl insatta i Smart digital samhällsprocess. Ta gärna kontakt direkt med din närmsta chef eller Pär Norlén för att höra mer om SDS och hur du kan påverka. Du är alltid välkommen att framföra dina synpunkter till projektledare Pär Norlén eller din närmaste chef.

Det går bra att fråga din närmaste chef eller projektledare Pär Norlén som har aktuell information om projektets status.

Bakgrunden till Smart digital samhällsbyggnadsprocess (SDS) kommer ifrån ett nationellt direktiv från Regering och Riksdag, vars mål är att Sverige ska vara bäst i världen på att använda digitaliseringens möjligheter. När det gäller samhällsbyggnadsprocessen vill man:

• Korta ledtiderna.
• Få ett bättre stöd för hantering av hållbarhetsfrågorna.
• Få fart på bostadsbyggandet.

För bostadsbyggandet kommer digitaliseringen att göra det enklare, snabbare och mer förutsägbart för såväl byggherrar som enskilda fastighetsägare. Med lättillgänglig digital information effektiviseras samhällsbyggnadsprocessen genom att handläggningstiderna kortas, vi får bättre kvalitet i beslutsfattandet och rättssäkerheten stärks (läs mer: https://www.lantmateriet.se/sv/smartare-samhallsbyggnadsprocess/om-smartare-samhallsbyggnad/).

Med denna målbild som grund, har många olika myndigheter anpassat och skapat en egen målbild i linje med sin verksamhet.

• Lantmäteriet: En digitalt obruten process, som stöd för ökat bostadsbyggande.
• Boverket: en effektiv och enhetlig plan- och bygglag som kan bidra till ett ökat bostadsbyggande och en långsiktig hållbar samhällsutveckling.

Stadsbyggnadsförvaltningens tolkning är att vi ska ”tillhandahållen en
obruten digital samhällsbyggnadsprocess”.