Internationellt arbete

Vilka program kan jag söka?

Det finns olika typer av program så som verksamhetsutveckling och kompetensutveckling för personal. Det finns även program där elever har möjlighet att delta. Atlas, Nordplus och Erasmus+ är program som skolor kan ansöka.

Atlas och Nordplus

Atlas stöder konferensdeltagande, partnerskap, utlandspraktik och planeringsresor för kommande ansökningar i hela världen. Nordplus stöder samarbeten med skolor i de nordiska och baltiska länderna, till exempel för projektsamarbete, elev- och lärarutbyten eller utlandspraktik för elever. Du hittar Atlas och Nordplus olika program genom att söka på bokstaven A respektive N på Universitets- och högskolerådets programsida.

Erasmus+

Erasmus+ är ett EU-program för praktik, fortbildning, samarbeten och partnerskap. Tanken med Erasmus+ är att kvaliteteten i din organisation ska utvecklas och att de aktiviteter som du genomför ska bidra till att höja kompetensen och kvaliteten i utbildningen. Om du är intresserad av att veta mer om Erasmus+ kan du läsa mer på Universitets- och högskolerådets webbsida.

Att tänka på när du söker Erasmus+

• Alla länder inom EU/EES + Nordmakedonien, Turkiet och Serbien kan vara partner. Efter utträdet ur EU kommer Storbritannien inte vara med i programperioden för Erasmus+ 2021-2027. Schweiz deltar inte heller.
• Du ska ha minst en partner i mobilitetsprojekt och minst två partners i strategiska partnerskap. Undantag är vid strategiska partnerskap skola till skola.
• Pengar får du främst i form av schablonbidrag som täcker resor och uppehälle.
• eTwinning är ett digitalt komplementprogram för skolsamarbeten där även elever kan delta. Du kan ha rena eTwinningprojekt, du kan kombinera med Erasmus+, eller bara använda för att söka partners. eTwinning är gratis och har tusentals registrerade lärare och pedagoger.
• Förberedande besök för Erasmus+ genomförs med medel från svenska regeringen. I det kan du förbereda samarbete, förankra och diskutera en ansökan.  Ansökan sker varje månad och deadline är sista dagen i månaden klockan 12. Det gäller bara för resor från Sverige.
• Kontaktseminarier är ett sätt att hitta partners på ett tema. Du får boende och resa finansierat genom Universitets- och högskolerådet, UHR.

Hur hittar jag skolor eller organisationer att kontakta?

Erfarenhet visar att kontakter måste skapas i god tid och underhållas en tid innan du blir säker på att de fungerar. Bäst är att hitta personer/skolor via egna personliga nätverk eller skolkollegor i Helsingborg som har haft samarbeten. Då får du en mer personlig relation till dem.

Du kan också hitta kontakter via eTwinning-nätverket som är till för skolpersonal. Det är en gemensam samarbetsyta för skolor i Europa. Där kan du anmäla dig och skapa nya kontakter. I förarbetet ingår även att intressera kollegor och skolledning för samarbetet. Rektorns positiva inställning och stöd är viktigt.

När ni är några skolor och lärare som har enats om ett samarbete är det dags att söka pengar. Börja inte skriva en ansökan direkt. Kom hellre fram till vad ni vill göra, hur ni ska integrera det i ert skolarbete, hur ni ska använda era samarbetsskolor i arbetet och hur ni ska utvärdera ert arbete. Det är viktigt att ett samarbete inte känns som ett pålagt tvång utan som en stimulans eller ny dimension av det som skolarbetet innebär. Det här arbetet bör inledas senast halvåret innan ansökan ska skickas in.

Det är olika hur du skickar in en ansökan beroende på vilket program du söker stöd i. Det kan vara i en databas, genom en blankett som du fyller i på nätet och skickar in elektroniskt, via papper eller i kombination av ovanstående. På UHR:s webbsida står det tydligt hur du söker programmet du är intresserad av och även vad du bör tänka på när du skriver din ansökan.

En ansökan brukar bland annat innehålla

• en kort sammanfattning av projektet
• en presentation av projektskolorna
• syfte, mål och förväntade resultat av projektet
• organisation, ledning, ansvarsfördelning och kommunikation
• tidsschema för aktiviteter
• metod för utvärdering och när ni utvärderar
• hur ni sprider resultaten av projektet.

Se också till att din ansökan registreras i din skolas eller organisations diarium.

I de flesta fall får du ditt beslut kring vårterminens slut, men ibland kommer beslutet senare under sommaren. Beslutet kommer till den som står som kontaktperson i ansökan. Du får vanligtvis ditt beslut via e-post. Se till att registrera beslutet i ert diarium i samma ärende som ovan. Du ska fylla i uppgifter som frågas efter och sedan skriva under och skicka tillbaka kontraktet. När du har kontraktet undertecknat ska det diarieföras på din skola igen. Sen väntar du på utbetalningen.

För att hantera stöden krävs ett projektnummer och ett namn. Kontakta er ekonom som sedan meddelar skolan projektnumret. Om projektet får ett EU-stöd ska projektnamnen inledas med EU. Om projektstödet ska användas även kommande budgetår ska du fylla i blanketten för överföring av projektmedel över årsskifte. Du måste också meddela din ekonomiassistent på skol- och fritidsförvaltningen vid årsbokslut att pengarna ska föras över.

I flera fall får du en större andel, cirka 80 %, av det ekonomiska stödet i inledningen av projektet och resterande 20 % efter slutredovisningen. Ibland kan det även bli aktuellt att återbetala medel som du inte har kunnat använda. Det är vanligt att pengarna inte räcker till alla kostnader och då måste skolan skjuta till egna pengar till ert konto.

Vissa uppgifter till kontraktet är skolspecifika. Här är några som du förmodligen inte hör så ofta och vad du bör svara:

• organisationsnummer: 212000-1157
• momsregistreringsnummer: SE212000115701
• bank: Nordea
• plusgiro kontonummer: 4609412-4 (för- och grundskola, fritid).  Varje gymnasieskola har eget plusgirokontonummer, fråga på er skolas ekonomiavdelning
• SWIFT eller BIC: NDEA SESS
• IBAN: IBAN-nummer är en uppgift som enligt Nordea ska behandlas med försiktighet. Gymnasieskolorna hittar numret i huvudet på sitt PG-kontoutdrag. Övriga får den genom förvaltningskontoret. IBAN-koden har följande utseende: SE00 0000 0000 0000 0000 0000

För- och grundskola och fritid ska anmäla till Anna Nyström på förvaltningskontoret att pengar är på väg in och hur mycket. Då registreras pengarna rätt när de dyker upp på förvaltningskontorets ekonomiavdelning.

För gymnasieskolor ska du anmäla motsvarande till din skolas ekonomiavdelning. Följande konto ska användas för intäkten: konto 3581 EU-bidrag.

Du bör inte vänta till efter projektet är slut med att se om det fungerar som du har tänkt. Redan i ansökan har du beskrivit hur du tänker följa upp och utvärdera ditt arbete. Här får du användning för den dokumentationen i form av dagboksanteckningar, foton, mötesanteckningar, överenskommelser med mera som du har gjort. Du kan också ställa frågor, göra enkäter och intervjuer. Du kan då komma fram till en förändring som ökar kvaliteten på ditt pågående samarbete. Efter projektet kommer dina erfarenheter att efterfrågas i redovisningen till UHR. Vilka resultat har du nått? Hur förhåller resultaten sig till det du trodde att du skulle uppnå när du skrev ansökan. Hur använder du dig av resultaten på din skola, i din klass? Är rektor och andra kollegor intresserade?

Det finns alltid ett efterarbete efter att projektet är genomfört. Om alla hjälps åt blir det roligare att fullfölja. Faktum är att i alla internationella samarbeten är utvärderingen den del som är sämst genomarbetad eller beskriven. Det du skriver i ansökan ska du också orka genomföra under ditt samarbete.

UHR och annan bidragsgivare

Projekten är tvååriga och du ska oftast delrapportera efter första året. Du måste läsa på respektive projektstöds hemsida hur du ska göra. Gå in via UHR:s webbsida och vidare till ditt projektstöd. Där hittar du alla handlingar som du behöver. Redovisning kan också ske via en länk till en databas.

Det är inga orimliga krav som de ställer på redovisningarna. Du måste svara på frågor och beskriva vad du har gjort, vad du har uppnått och hur du har uppfattat samarbetet. Vissa delar kan du behöva göra tillsammans med dina partners. Skriv på svenska eller engelska. Du behöver inte skicka in kvitton men du ska kunna verifiera dina resor med hjälp av boardingkort och närvarointyg vid en eventuell kontroll. Du behöver inte verifiera boende- och matkostnader. Slumpmässiga kontroller gör att du måste spara redovisningar och underlag, stäm av med finansiären vilka tidsgränser som gäller. Du kommer också att få ett svar från UHR om att din redovisning är godkänd eller om den behöver kompletteras. Se också till att registrera din insända redovisning och svaret i ert diarium.

Till din förvaltning och till Helsingborgs stad

Hemma på skolan sker den kommunala redovisningen av ekonomin. Det projektkonto du skapade nä pengarna kom in ska slutredovisas och avvecklas. Prata med din ekonom om hur du gör.

För att kunna ge en samlad bild över kommunens internationella verksamhet ska bolag och nämnder rapportera till kommunstyrelsen vilka internationella aktiviteter kommunen deltar i. Detta görs via Helsingborgs stads rapportsida. Sammanställningar plockas ut i samband med bokslut.

Svaret är inte självklart. Till vem är det rimligt att sprida? Hur sker det? Ska du göra det både före, under och efter ditt samarbete? Ska du göra det inom skolan, inom kommunen, inom regionen, landet, branschen, till vänorter, i Europa, vid konferenser? Svaret är att det beror på vad som är rimligt för projektet. Oftast är det rimligt att förvänta sig att berätta med foton, presentationer och annat material vid en skolsamling eller att berätta för kollegor på en annan skola. Det kan även vara att försöka få lokaltidningen att skriva om samarbetet eller att vid föräldramöten berätta om arbetet. Kanske finns det branschråd inom gymnasieskolan som vill höra?

En artikel på intranätet eller en utställning av foton på rådhuset kan vara ett alternativ. Vanligt är också att skapa en webbsida för samarbetet eller använda sociala medier.

Det finns en del praktiska saker att tänka på i kontakterna med utländska skolor och universitet- och högskolerådet, UHR.

På HR-sidorna på intranätet kan du läsa mer om hur du går till väga med bokning av tjänsteresa, registrering av reseräkning och information kring försäkring.

Ytterligare tips:

• Spara alltid dina boardingkort. De är bra att ha kvar till redovisningen till UHR.
• Ibland kan du behöva visum om du reser utanför Europa eller om du har ett annat medborgarskap. Samma sak gäller om du ska få besök från ett land där visum måste utfärdas. Detta bör du ta reda på i god tid.
• När du kommer som gäst bör du ha med dig någon form av present. Det behöver inte vara något jättedyrt, men inte heller något snålt. En lämplig present är något till skolan som påminner om er skola, Helsingborg eller Sverige. Kanske några småsaker till enstaka värdkollegor som lagt mycket arbete i besöket?
• Kulturinslag är en intressant del av besöken. Det får inte ta över programmet, eftersom du är där för att samarbeta. Kulturinslag fungerar bäst när du lägger in dem som korta avbrott i programmet och besöken blir som en återhämtning under dagen. En konsert, ett museum, ett byggnadsminne eller ett besök hos någon betydelsefull person. Att få träffa ortens borgmästare är vanligt i europeiska små städer. Då kan du också ha med dig en liten gåva, men det är inte nödvändigt. I Helsingborg kan du fråga kommunfullmäktiges ordförande, som har rollen som borgmästare, om det går att ordna ett besök för dina gäster. Ett sådant besök tar högst en timme och Rådhuset i Helsingborg har pampiga rum att visa under en högtidlig stund.
• Vi använder nästan alltid engelska som kommunikationsspråk i samarbeten. Var inte oroliga för det. Vi i Sverige är bra på engelska, bättre än de flesta andra länder. Om du inte hittar rätt ord brukar någon i gruppen rycka in och hjälpa till. Efter kort tid fungerar det och du vågar tala mer fritt.
• Bjudningar är vanligt vid projektmöten. Lunch får du ofta på skolan du besöker. Antingen bjuder de på skolmat eller så har de beställt något enkelt. Det ska vara praktiskt och inte ta för mycket tid från arbetet. Någon av kvällarna blir du sannolikt utbjuden av värdskolan på en restaurang eller hem till någon av värdarna. Då är det viktigt att umgås och prata över gränserna, men det får inte bli varje kväll. Dels behöver du som besökare tid att vila från det intensiva arbetet som sker på engelska, dels behöver du prata dig samman inom din grupp.