Representation

Representation förekommer som en naturlig del i vår verksamhet. Ibland kopplat till värdskap och externa gäster men också i interna sammanhang, exempelvis vid personalsociala aktiviteter som julluncher, avtackningsgåvor och personalfester.

I det här kapitlet beskrivs inledningsvis vad som gäller allmänt vid representation och generella regler för moms och förmånsbeskattning i sammanhanget. Därefter beskrivs mer detaljerat respektive representationstyp. Tanken är att du ska kunna använda kapitlet som ett uppslagsverk där du letar upp den aktivitet som är aktuell.

När det gäller representation finns ett omfattande och bitvis komplext regelverk från Skatteverket som vi måste följa. Detta regelverk tillsammans med Kommunfullmäktiges tidigare beslut kring hur staden ska förhålla sig till representation, ligger till grund för de riktlinjer som beskrivs i detta kapitel.

Den mest grundläggande principen när det gäller representation i Helsingborgs stads verksamhet är att nivå och omfattning av representationen ska hållas inom ramen för gott omdöme och aktsamhet om stadens medel. Vad innebär då detta?

Vid intern representation utgör dagens rätt normen medan det i externa sammanhang generellt kan förekomma dyrare måltider. Vin och öl får serveras i samband med måltid. För övriga alkoholdrycker gäller stor restriktivitet men vi får göra undantag i speciella fall, exempelvis när utländska gäster är närvarande. I interna sammanhang är stadens hållning att alkoholdrycker utöver måltidsdryck inte får förekomma. Den som är chef ansvarar för att representationen hålls inom ramen för gott omdöme och aktsamhet om stadens medel.

Staden har valt att inte använda begreppet intern representation i någon större utsträckning i sin interna information/dokumentation. För ökad tydlighet används i stället mer specifika begrepp som informationsmöten och personalsociala aktiviteter.

All form av representation ska hanteras enligt stadens riktlinjer (Ekonomihandbok och tillhörande lathundar) som tar upp vilken typ av representation som tillåts inom stadens verksamhet och hur det ska redovisas.

Det är flera saker man behöver tänka på när man ska redovisa representation som har ägt rum;

• Rätt kostnadskonto ska användas i bokföringen.
• Faktorer så som exempelvis vilken typ av representation, antal deltagare och syfte påverkar hur mycket moms som får lyftas.
• I samband med representation finns lagstadgade krav på underlag som ska bifogas redovisningen. Exakt vilket underlag som krävs styrs av representationstypen och beskrivs i detta handbokskapitel. Generellt gäller att följande ska framgå av underlaget:
  • syftet med representationen
  • vem som är värd/värdinna
  • deltagarnas namn
  • namn på organisation som gäster företräder (extern representation)
  • attest av närmast överordnad chef (obs: den som beslutsattesterar får inte själv ha deltagit vid representationstillfället)

Observera att Skatteverket ställer krav på att samtliga deltagares namn anges, även vid stora antal deltagare. För att förenkla administrationen kan förslagsvis mötesinbjudningar från Outlook eller en agenda med deltagarförteckning, bifogas till fakturan i ekonomisystemet. Här behöver man då notera om någon av de inbjudna deltagarna inte dök upp. Vid enklare förtäring, exempelvis kaffe/läsk med bulle/kaka, är stadens policy att det räcker att ange deltagargrupp och syfte (exempelvis ”informationsmöte för SLFs HR-avdelning”), utan namn på alla deltagare.

Det finns flera skäl till att det är viktigt att staden hanterar och redovisar all representation på ett tydligt och korrekt sätt;

• Vi måste följa det lagstiftade regelverket från Skatteverket. Detta innefattar krav på vilket underlag som ska bifogas redovisningen vid olika typer av representation, så som exempelvis sammanställning över vilka som deltog vid representationstillfället.
• Vi måste följa de krav på redovisning och underlag som ställs i redovisningslagen.
• Vi måste säkerställa att en god intern kontroll kan göras över hur vi använder skattemedel.
• Vi måste ha en god dokumentation för att kunna vara transparanta och redogöra för vad/hur vi gjort.
• Varje representationstillfälle ska kunna motiveras.

Vid i princip all representation krävs beslutsattest av överordnad chef. Undantag är interna möten där endast kaffe och bulle eller liknande omfattas samt vid blomgåva av mindre värde, trivselåtgärder till arbetsplats samt reklamgåvor. Den som beslutsattesterar får inte själv ha deltagit vid representationstillfället (gäller ej vid möten där endast kaffe och bulle eller liknande serveras).

I vissa fall betraktas det som förekommer inom ramen för representation som en skattepliktig förmån enligt Skatteverkets direktiv. Staden betalar sociala avgifter på dessa förmåner. I de fall förmånsbeskattning är aktuellt ska en särskild blankett fyllas i av medarbetaren och skickas in till HR servicecenter. Vilka typer av representation som är skattepliktiga beskrivs i informationen om respektive representationstyp i detta kapitel. Blanketten för anmälan om förmånsbeskattning hittar du som en bilaga till Ekonomihandboken.

Det kan vara svårt att dra gränserna mellan olika typer av representation. Kanske framför allt när vi måste skilja mellan ett informationsmöte och en planeringskonferens eller mellan en konferens och utbildning. Det finns tyvärr inte alltid entydiga svar att ge i dessa frågor – Skatteverkets regelverk är omfattande och gråzonerna är många. För att stödja er i gränsdragningarna innehåller kommande avsnitt ett antal rutor med exempel och upplysningar samt vägledning/förtydliganden från Skatteverket. Vid behov kan SLF fungera som bollplank men ytterst är det alltid respektive förvaltning som ansvarar för den egna redovisningen och därmed för hantering och klassificering av den egna representationen! Vänd dig därför i första hand till din förvaltnings ekonomifunktion vid frågor om representation eller annan ekonomihantering.