Avdelningen verksamhetsstöd på miljöförvaltningen
Avdelningen verksamhetsstöd på miljöförvaltningen vann guld i utmärkelsen årets arbetsplats 2018/2019.
Vinnare av guld i 2018/2019 års utmärkelse Årets arbetsplats
Juryns motivering: Avdelningen för verksamhetsstöd har visat på en förändringsvilja utöver det vanliga. Tillsammans har de funnit en tydlig färdriktning i sitt gemensamma uppdrag som stödfunktion. Med öppenhet, mod och nyfikenhet som kärnvärden har arbetsplatsen skapat nya rutiner som utmanar traditionella arbetssätt i vår organisation.
Så säger personen/personerna som har föreslagit avdelningen verksamhetsstöd till årets arbetsplats:
Vi vill nominera vår avdelning verksamhetsstöd på miljöförvaltningen för att vi tillsammans utvecklar förvaltningens verksamhet på ett nytt sätt som inte har gjorts tidigare. På avdelningen arbetar jurister, kommunikatörer, administratörer, ekonomer, HR-ansvarig och nämndsekreterare. Vi har alla olika uppgifter, men genom att vi har en gemensam bild av vårt uppdrag – det bästa stödet till förvaltningens arbete och förvaltningens kunder, så kan vi alla samarbeta och bidra med våra olika kompetenser i förvaltningens utveckling. Vi har också en hög tillit till varandra och en förståelse för våra olika talanger och personligheter som hjälper oss att hitta lösningar på problem och föra utvecklingsprocesserna framåt. Vi är öppna, modiga och nyfikna på nya arbetssätt, vilket återknyter till våra kärnvärden. På avdelningen arbetar vi i olika team, som till exempel kommunikation, intern service och nämnd, men vi har regelbundna avstämningar och ses på APT för att processa, diskutera och arbeta med gemensamma frågor. Vi kan till exempel ha en workshop om hur vårt intranät ska byggas upp för ett bättre stöd eller om en ny informationsplan. Under hösten hjälpte alla till i förberedelserna för ett digitalt arkiv genom att ordna och skicka iväg gamla handlingar till slutarkiv. Arbetet gjordes i samband med APT och under PEP-träffar (personlig effektivitetsplanering) på förvaltningen. På APT:erna fokuserar vi även på att utveckla gruppen och sammanhållningen genom att öppna upp för samtal om arbetsmiljön, där vi riktar in oss på personliga metoder för återhämtning, balans och mental träning. Vi kollar ibland också på TED-talks för att få ny inspiration och har samarbetsövningar. Hela grupprocessen drivs på av ett coachande ledarskap, och träffarna börjar och slutar med in- och utcheckningsrundor. Ett exempel på ett nytt arbetssätt mellan teamen är förvaltningens digitaliseringsprojekt. Projektet har tre inriktningar: e-arkiv, nytt ärendehanteringssystem och en ny rutinhandbok som är tillgänglig på miljöförvaltningens intranät. Arbetet drivs mellan teamen utan traditionell projektorganisation och administration. Vi har istället en huvudprojektledare, tre delprojektledare och en styrgrupp med förvaltningschef och avdelningschefen för verksamhetsstöd. Projektledare och avdelningschef har regelbundet korta och snabba avstämningar kring projektets olika delar. Under 2018 har projektet gett förvaltningen en ny processtruktur och en rutinhandbok på intranätet, samt landat i beslut om ett nytt ärendehanteringssystem och ett e-arkiv. Den nya processtrukturen uppmärksammades och firades med en gemensam frukost på avdelningen. Alla på Verksamhetsstöd har ett otroligt driv i arbetet för att utveckla förvaltningen och vi vill hela tiden göra det vi gör ännu bättre. Vi får höra från andra på förvaltningen och inom staden att vi är ”så på G” och att de är imponerade av de förändringar vi åstadkommit. Därför vill vi nominera avdelningen till Årets arbetsplats 2018. /Verksamhetsstöd på Miljöförvaltningen