Cykelparaden under H22, stadsbyggnadsförvaltningen
Cykelparaden under H22, stadsbyggnadsförvaltningen, är vinnare av utmärkelsen årets nytänk i kategorin årets misstag.
Vinnare av 2022 års utmärkelse Årets nytänk i kategorin misstag
Juryns motivering: Misstaget visar på hur komplext det kan vara att slussas mellan instanser i en arbetsprocess och hur det kan påverka ett stort antal invånare. Lärdomen består bland annat av att vara ute i god tid och våga utmana varandras övertygelser. Cykelparaden under H22 prisas för sin initiativförmåga, sitt innovationstänk och för de insikter som misstaget resulterade i.
Så här säger personen som har föreslagit cykelparaden till årets misstag:
”Bakgrund:
Helsingborgs stad har i flera år legat i toppen av cykelfrämjandets kommunvelometern som mäter kommunernas cykelfrämjande aktiviteter. Trots topplaceringar och stora investeringar i stadens cykelvägnät har det varit svårt att locka fler till att ta cykeln istället för bilen. Staden arbetar inte bara med investeringar utan även med påverkansåtgärder för att få fler att cykla. Det handlar om olika informationskampanjer, pröva på åtgärder, utbildning i skolor, kontakter med arbetsplatser, med mera. Kort sagt skapa en cykelkultur i staden. Sammanfattningsvis ett arbete som uppmanar till innovativa grepp för att påverka staden invånare och de som arbetar i staden.
Stadsmässan H22 uppmanade medarbetarna i staden att tänka än mer innovativt och komma med förslag på innovativa aktiviteter för att nå ut med stadens arbete. Tidigt identifierades möjligheten att skapa invånarengagemang och stärka cykelkulturen i staden i samband med H22. En styrka är att H22 planerades till en period runt den 3 juni som är cykelns dag nationellt. Under hösten 2021 bildades en därför arbetsgrupp för att planera en cykelfrämjande aktivitet under H22 för att fira cykelns dag. Cykelns dag infaller 3 juni varje år och arbetsgruppen kom fram till att det mest innovativa greppet var att arrangera Helsingborgs första och längsta cykelparad i samband med H22. För att locka så många invånare som möjligt beslutade gruppen att cykelparaden skulle genomföras en söndag, 5 juni. Helsingborg har aldrig haft någon cykelparad tidigare och frågetecknen och arbetsgruppen var övertygade om att det skulle stärka cykelkulturen i staden och skapa ett stort invånarengagemang. Just invånarengagemang var något som sågs som en utmaning för de flesta aktiviteterna som planerades inom H22. Cykelparaden fick därför snabbt stor spridning och stort fokus då det både ansågs innovativt, utifrån ett påverkansperspektiv (vi hade aldrig testat detta förr), samt hade potential att engagera ett stort antal invånare.
Arbetsgruppen räknade med mellan 500-1000 deltagare beroende på väder. Vid planeringen av cykelparaden identifierades säkerheten och därmed även paradens sträckning som den största risken. Ett stort antal medarbetare engagerades för att säkerställa en säker framfart av paraden. H22-organisationens säkerhetsansvarig bistod även med resurser från ett extern eventbolag med stor erfarenhet av parader mm. MEN för att paraden skulle kunna korsa Drottninggatan/Järnvägsgatan behövdes stöd av Polismyndigheten. Tidigt i planeringsprocessen hade en översyn gjorts över vilka tillstånd som krävdes för att genomföra en cykelparad. Det pratades såklart om polistillstånd och tillstånd internt från Trafikenheten som är väghållare längs det kommunala vägnätet. Säkerhetsansvarig på H22 tipsade även om att arbetsgruppen borde kontakta Länsstyrelsen då det fanns en risk att det behövdes ett tillstånd om arrangerande av aktivitet med uppvisning av fordon alternativt tillstånd för cykeltävling.
Misstaget:
Med cirka fem månader kvar till paraden diskuterades en ansökan till Länsstyrelsen för uppvisning av fordon. Efter kontakt med Länsstyrelsen gjordes dock bedömningen i arbetsgruppen att tillstånd från Länsstyrelsen inte behövdes då det rörde sig om kommunal väg och ingen cykeltävling. Polistillståndet var det viktiga för ett genomförande och allt fokus i arbetsgruppen lades på att säkerställa planeringen av ett säkert arrangemang som underlag för polistillståndet. Något tillstånd från Länsstyrelsen söktes aldrig vid denna tidpunkt.
Utfallet:
Arbetsgruppens intensiva arbete med säkerheten runt cykelparaden resulterade i att cykelparaden inkluderades i det allmänna polistillståndet för hela H22. Således fanns därmed ett polistillstånd och paraden skulle kunna genomföras. Vid kontakt med Polismyndigheten för att säkerställa resurser och stöd för korsandet av Drottninggatan/Järnvägsgatan hänvisades till det erhållna polistillståndet. Polismyndigheten var då tydlig med att någon handräckning och stöd inte var aktuellt om tillstånd från Länsstyrelsen saknades. Snabbt sattes en ansökan ihop för tillstånd från Länsstyrelsen och skickades in. Ansökan fick omgående avslag då ansökan inkommit senare än fyra månader kvar till cykelparaden. Motivet till fyra månades handläggningstid är att ärendet måste gå på remiss till berörda instanser. Det absurda i detta är att väghållaren, dvs. vi i kommunen, samt polisen redan godkänt arrangemanget. Efter flera kompletteringar och kontakter med handläggare och chefer på Länsstyrelsen stod det klart att något tillstånd från Länsstyrelsen skulle det inte bli. Polismyndigheten kunde därmed inte ställa upp med några resurser. Hade ansökan om tillstånd skickats in när det först kom på tal, cirka fem månader innan cykelparaden, hade tillståndet med all sannolikhet beviljats. Två möjligheter återstod; att förkorta cykelparaden väsentligt och trotsa Länsstyrelsens avslag och genomföra ändå utan handräckning från Polisen, alternativt ställa in paraden. Efter snabb överläggning beslutade trafikchefen att paraden ställs in med hänsyn till att nödvändiga tillstånd och beslut inte erhållits.
Summering och lärdomar:
Helsingborgs första och längsta cykelparad ställdes in mindre än två veckor före genomförandet med förklaringen att nödvändiga tillstånd inte erhållits. Den egentliga orsaken vad således att tillstånden inte sökts i tid. Medarbetare och peppade invånare var besvikna och ett beslut om att genomföra cykelparaden 2023 istället var då en klen tröst. Lärdomen från detta är att tidigt undersöka vilka tillstånd som eventuellt behövs för en aktivitet och söka alla dessa i tid, till och med de tillstånd som vid en första anblick kan kännas som onödiga. Det är tydligt att vissa tillstånd kan påverka vårt samarbete med externa parter som t.ex. Polismyndigheten även om det inte påverkar sökt aktivitet direkt. Indirekta effekter av uteblivna tillstånd är en risk som måste hanteras vid kommande evenemang genom att söka alla tillstånd som kan påverka genomförandet.”