Lanseringen av appen Skills, arbetsmarknadsförvaltningen

Lanseringen av appen Skills på arbetsmarknadsförvaltningen är nominerad till utmärkelsen årets mest lyckade miss.

Nomineringstext

Så här säger personen som har nominerat lanseringen av Skills till årets mest lyckade miss:

”Skills är ett digitalt dialogverktyg för alla invånare som försörjer sig med ekonomiskt bistånd. Appen innehåller utbud av aktiviteter från förvaltningen, utbildningsinsatser i form av CV-stöd, intervjuträning, etc. Via appen kan invånaren ha kontakt med sin arbetsmarknadssekreterare och socialsekreterare.

Appen lanserades som ett verktyg för medarbetare år 2018. Fram tills 2022 har användandet varit riktigt lågt. Trots olika insatser var det få medarbetare som använde appen och introducerade den till sina invånare. Medarbetarnas bild var att invånare inte klarar av att använda digitala verktyg som Skills och därmed ville man inte introducera det.I juni 2023 var det cirka 600 invånare som använde appen (att jämföra med dagens 2450 användare).

Hösten 2023 kom en vändning i utvecklingen. Ledningen tog ett annat grepp över utvecklingen då det gick väldigt trögt. Beslut fattades att alla nya ärenden som ansöker om ekonomiskt bistånd blir direkt introducerade till appen. Övergången till M365 innebar nya arbetssätt, kommunikation med invånare behövde kanaliseras till Skills-appen för att kunna kommunicera med invånare smidigt.

Verksamheten utbildade superusers, det lanserades ett stegförflyttningsverktyg och tydligt arbete inleddes med att integrera appen med befintliga verksamhetssystemet. Till exempel flyttade all frånvarorapportering till Skills. I takt med att fler invånare fick tillgång till appen reviderades medarbetarnas bild. Verksamheten la mycket tid på att ha dialog för att öka förståelsen för varför appen är ett viktigt verktyg för att på sikt få fler i egen försörjning. Att visa appens sammanhang och vinsterna för både medarbetare och invånare.

Nu 2024 har vi 2450 som registrerade användare och av dessa cirka 1700 är aktiva i verktyget varje vecka. Det innebär att idag är användandet nästan 100 procent, det är endast 150 invånare som inte är registrerade och då finns det skäl till den bedömningen.

Lärdom: Nya digitala verktyg är inte bara verktyg utan kräver förflyttning i arbetssätt, kultur och digital mognad framförallt hos medarbetare och chefer. Vi har lärt oss att vi i framtiden inte bara kan komma med nya verktyg utan att ha noga funderat igenom vad det kräver för implementeringsplan och förändring i arbetssätt och förhållningssätt hos medarbetare.”