LSKA-projektet

LSKA är en förkortning för Ledningssystem för Systematiskt KvalitetsArbete och vi har valt att uttala det som (Ä)LSKA-projektet. I projektet ska vård- och omsorgsförvaltningens processer och tillhörande dokument såsom rutiner och checklistor, identifieras och beskrivas utifrån kundens väg genom VOF i ett digitalt systemstöd (CANEA One) som ska ersätta den hantering som idag finns på intranätet.

Vad vill vi uppnå?

Sedan projektstarten har målen gått från fyra större leveransmål till tre. De tre leveransmålen är:

• Implementering av systemstöd till LSKA
  Ett digitalt systemstöd som gör det möjligt för medarbetarna att hantera processerna och tillhörande dokument, riskanalyser, egenkontroller och årshjul ska vara inköpt och implementerat. Det ska finnas en tillhörande systemförvaltningsplan som verksamheterna känner till och använder.
• Processkartläggning
  VOF:s huvud-, stöd-och ledningsprocesser med tillhörande dokument är identifierade och beskrivna i CANEA som ersätter nuvarande hantering på intranätet. Huvudprocesserna är beskrivna från övergripande nivå till enhetsnivå med fokus på kundens väg.
  Vid projektets slut ska samtliga processer och tillhörande dokument vara samlade och visualiserade i CANEA och borttagna från tidigare förvaring. Det ska finnas utsedda ägare för varje process och dokument. Även övriga roller är beskrivna. Det ska finnas en gemensam terminologi inom begreppet processkartläggning samt ett ramverk för hur vi beskriver våra processer och tillhörande dokument.
• Informations- och utbildningsinsatser
  De informations-, kommunikations- och utbildningsinsatser som behövs. för att se till så att samtliga medarbetare känner till det nya processinriktade arbetssättet och arbetar efter dem, är genomförda.

Effektmål

Ett år efter avslutat projekt ska följande effekter ha nåtts:

• 95 procent av personalen upplever att det är enklare att hitta och ta del av VOF:s processer och tillhörande dokument jämfört med innan projektet genomfördes.
• Samtlig ledningspersonal som ska arbeta i kvalitetsledningssystemet gör det och upplever att det förenklar deras arbete.
• 90 procent av berörd stödfunktionspersonal upplever att det finns en systematik i arbetet med LSKA och att det digitala kvalitetsledningssystemet förenklar deras arbete.

Status och tidplan

Projektets ursprungsplan var att pågå mellan december 2020 och september 2022 men blev försenat och därefter satt på paus.

Under hösten 2022 beslutades att frågan om hur vår huvudprocesskarta med lednings- kärn- och stödprocesser med tillhörande delprocesser samt processorganisation ska se ut, är en fråga som behöver förankras och beslutas i hela ledningsgruppen eftersom samtliga processer inom VOF ska beskrivas i systemet. Därför arbetade ledningsgruppen tillsammans med projektgruppen under två heldagar den 29 mars och 4 april med dessa frågor. Där beslutades även om en gemensam bild av vägen framåt. Arbetet kommer framöver att drivas av avdelningschefen för avdelningen för Kvalitet och utveckling, Ingrid Nyman, som kommer att ta fram ny tidplan och planering för hur arbetet ska implementeras i förvaltningen. Arbetet kommer inte längre att bedrivas i projektform varför LSKA-projektet avslutas.

Några av projektets milstolpar, aktiviteter och leveranser (klickbara) syns i tidslinjen till höger.

Bakgrund till projektet

I maj 2020 påbörjades förstudien ”Digitalt systemstöd till vård- och omsorgsförvaltningens Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete – En kartläggning och omvärldsanalys inför upphandling”. Bakgrunden var att det fanns indikationer på att stora delar av personalen inom VOF hade svårigheter att hitta relevanta processer och rutiner. Det fanns även tankar om att införa ett digitalt kvalitetsledningssystem som stöd till förvaltningens LSKA. Förstudien visade bland annat nedan behovsområden som projektet ursprungligen skulle hantera:

• Förenklad process- och rutinhantering som hjälper samtliga medarbetare att enklare få en överblick och hitta rätt, samt att göra förändringar. Resultatet visade även att det fanns behov av att kartlägga nuvarande processer och rutiner för att identifiera huvud- och stödprocesser. Inklusive ägandeskap och andra roller som hanterar processer och rutiner.
• Stöd till den personal som på olika sätt följer upp, planerar och utvecklar verksamheten. På avdelningen för kvalitet och utveckling kan dessa behov sammanfattas av färre system, minskad och förenklad administration, automatiserade arbetsmoment, förenklat analysarbete. För chefer kan behovet ge sig i uttryck i stöd för att få överblick om vad som ska göras och hur det går.

Förstudiens omvärldsbevakning resulterade i en rekommendation av fem olika leverantörers digitala lösningar till ett kvalitetsledningssystem och som motsvarar delar av de behov som VOF har. Under början av 2021 utvärderade den tillsatta projektgruppen två olika leverantörer och i mars 2021 beslutade styrgruppen att VOF skulle köpa in tre moduler i systemet CANEA One.

Varför gör vi detta?

Projektet genomförs bland annat av följande anledningar:

• För att vi behöver förenkla för alla medarbetare att hitta och ta del av våra processer samt rutiner, checklistor och andra tillhörande dokument som krävs för att en process ska fungera.
• För att vi behöver identifiera våra huvud-och stödprocesser och tillhörande dokument* och skapa tydlighet vad gäller ägandeskap och övriga roller som arbetar och ansvarar för dem.
• För att skapa förutsättningar för att möjliggöra framtida utveckling och förbättring av befintliga arbetssätt.
• För att förenkla och skapa delaktighet för de medarbetare och chefer som är involverade i aktiviteter som genomförs inom ramen för Ledningssystemet för systematiskt kvalitetsarbete.
• För att förenkla introduktionen för nya medarbetare så att det snabbare kan sätta sig in i sitt nya arbete.