Alla kontorslösningar har sina för- och nackdelar. Det är därför viktigt att alltid utgå från den egna verksamhetens behov vid valet av kontorslösning.
De kontorslösningar som är vanligast vid lokalförändringsprojekt är cellkontor, kontorslandskap och aktivitetsbaserade kontor. Här kan du läsa mer om de olika kontorslösningarna och se en visualisering av hur samma lokal kan utformas på olika sätt:
Genom att vara medveten om hur olika kontorslösningar kan påverka välmåendet kan vi planera för att minimera de negativa effekterna som de kan ha på medarbetarnas hälsa.
Buller kan få negativa effekter på människors kognitiva förmåga (minne, inlärning, problemlösning, simultankapacitet och koncentrationsförmåga) och försämra samspelet mellan människor. När hjärnan måste ägna sig åt att försöka stänga ute ljud kan mindre uppmärksamhet ägnas åt arbetsuppgifterna.
.
Medarbetare som utsätts för störande ljud använder sig av olika strategier för att hantera detta. De arbetar långsammare, anstränger sig mer, skjuter upp arbetet, arbetar mer övertid, genomför arbetet på tider när det är mindre kollegor på arbetsplatsen eller arbetar på andra platser.
.
I cellkontor och enskilda rum finns ofta en bra ljudmiljö och visuell och social avskildhet som gör det lättare för medarbetare att koncentrera sig på sina arbetsuppgifter.
Väljer man att organisera arbetsplatsen som ett kontorslandskap är det viktigt att göra vad man kan för att minska störande ljud och buller, till exempel genom bra akustik och ljudmaskning. Mobiltelefoner kan hållas tysta och apparater som låter kan stängas av eller placeras i separata rum. Det är också viktigt med gott om avskilda samtalsrum för telefonsamtal och möten i närheten av landskapet.
I stora kontorslandskap är det ofta färre konflikter. Det kan bero på att medarbetarna har mindre möjlighet att isolera sig och skapa subkulturer och att de ofta delar arbetsplats med sina chefer. Personer som vi kan se uppfattas som vänligare – oavsett om det är kollegor eller chefen. På arbetsplatser där det finns större möjligheter att undvika varandra istället för att ta uti med problem som uppstår finns större risk för spänningar och konflikter att eskalera.
.
Arbetsplatser som inte har tydliga spelregler eller som inte är rätt dimensionerade utifrån arbetsplatsens behov kan ge förhöjda stressnivåer och ökad konkurrens. För den som väljer att organisera sin arbetsplats aktivitetsbaserat är det därför väldigt viktigt att göra noggranna beläggningsanalyser och att utforma kontoret efter arbetsgruppens behov.
.
Medarbetare i cellkontor upplever ofta en sämre sammanhållning och mindre möjligheter till samspel än i de andra kontorstyperna. Delade rum (kontor för 2-3 personer) ökar också risken för subkulturer och vi och dom-tänkande. Genom att göra de gemensamma ytorna på kontoret mer attraktiva än de personliga kan medarbetarna lockas ut till umgänge med kollegorna vilket kan ge en ökad känsla av samhörighet. Att ha glasväggar ut till korridorerna kan också hjälpa.
Medarbetare som arbetar i delade rum (kontor för 2-3 personer) tenderar att ha en sämre bild av ledarskapet än i de andra kontorstyperna. Detta kan bero på att de inte träffar sin chef lika ofta och att de ofta blir mycket självgående. Dessutom finns det en risk för att personer i delade rum utvecklar en subkultur och ett vi och dom-tänkande.
Medarbetare som arbetar i medelstora kontorslandskap upplever ledarskapet som bäst. I det medelstora landskapet arbetar ofta både chef och medarbetare tillsammans och då blir mötena med chefen täta, naturliga och odramatiska.
Att kunna bestämma när, var och hur arbetet ska göras har stor betydelse för medarbetarnas hälsa. Lågt inflytande gör risken för ohälsa större. I medelstora kontorslandskap är medarbetarnas inflytande över det egna arbetet lägre, vilket ses som en anledning till medarbetarna överlag rapporterar sämre hälsa och sämre arbetstillfredsställelse i den typen av kontor.
Medarbetare i aktivitetsbaserade kontor har vanligtvis stort inflytande över sina egna arbetsuppgifter och hög kontroll över sin egen arbetsmiljö eftersom de själva kan välja var på kontoret de vill arbeta. Dessa faktorer bidrar positivt till deras välbefinnande.
