Uppföljning

Det är lätt att gå i fällan att efter ett tag i nya lokalen återgå in i gamla mönster vad gäller beteende och tro att förändringsresan är i mål. Håll i och fortsätt utvecklas efter att ni har flyttat. Se det inte enbart som att ni nu går in i en förvaltningsfas. Återkoppla gärna till era målbilder som ni satte upp i början och följ upp de aktiviteter som är upprättade i handlingsplan (se sidan Identifiera förutsättningarna).

Introducera nyanställda

Kom ihåg att som en del av introduktionen av nyanställda även ge en god introduktion kring arbetsplatsen, till exempel vilka spelregler som gäller. Detta är extra viktigt om ni arbetar aktivitetsbaserat.

De första dagarna är det klokt att ni har en kontaktperson (till exempel flyttsamordnaren eller någon från arbetsgruppen eller ledningsgruppen), eller flera beroende på en verksamhetens storlek, på plats för att besvara frågor från medarbetarna eller fånga upp anmärkningar, missnöje, tankar, idéer eller faktiska fel. Det är viktigt att medarbetarna upplever att de blir lyssnade på och att enklare justeringar genomförs snarast möjligt.

Gemensam återblick och planera framåt

Titta gärna bakåt på den förändringsresa som ni genomfört tillsammans. Involvera medarbetarna till att utvärdera, diskutera och analysera arbetsplatsomvandlingen. Var lyhörd inför det som kommer upp ifall ni behöver agera på något nu eller planera in en insats längre fram.

Se första tiden som en testperiod. En utförligare uppföljning är klokt att genomföra längre fram, tidigast efter sex månader.

Nu har ni varit på plats i de nya lokalerna lite längre och det är då dags att igen följa upp medarbetarnas erfarenheter och upplevelse av arbetsplatsomvandlingen. Ni ska även här räkna med att vissa mindre korrigeringar kan behöva genomföras, men ett väl genomfört arbete minimerar omfattningen.

Lyssna på medarbetarna

Ni kan skicka ut en enkät och/eller prata om förändringen mer djupgående på ett verksamhetsmöte eller en arbetsplatsträff. Diskutera frågor kopplade till om medarbetarna upplever att de kan arbeta effektivt på kontoret, om de är nöjda med teknisk utrustning, att kontorets olika ytor fungerar ändamålsenligt och säkerställ att arbetsmiljön är bra.

Resultatet skapar ett underlag för eventuella justeringar som kan vara nödvändiga eller frågor som behöver hanteras.

Det är först efter sex till tolv månader i de nya lokalerna som positiva och negativa effekter av själva förändringen har avtagit. Då är det lämpligt att genomföra en utförligare utvärdering av er nya arbetsplats.

Relevanta frågor att ställa är bland annat:

• Blev det som planerat?
• Har ni nått er målbild?
• Passar miljön för era behov?
• Vad behöver ni framöver?