Avsluta ärenden
Det är registratorn som avslutar ett ärendet. För att registrator ska kunna avsluta ett ärende måste handläggaren informera om att det är klart och att inget mer kommer att hända i ärendet. Alla handlingar och all övrig dokumentation ska vara registrerade och finnas i den digitala akten. När ärendet varit uppe för politiskt beslut avslutas ärendet i samråd med nämndsekreteraren. Det är alltid handläggaren som ansvarar för vad som finns i ärende.
Avsluta i diariet
Ett ärende, som pågår under lång tid (det vill säga flera år) bör inte vara öppet för länge. Ärendet kan i stället avslutas i diariet i samband med naturliga avslut i arbetet, till exempel när en etapp avslutas med en delrapport eller ett delbeslut i nämnden. Att avsluta ärendet varje år kan också vara ett riktmärke. Ett nytt ärende öppnas, med ett nytt diarienummer. De båda ärendena hålls ihop i diariet genom hänvisning till varandras diarienummer.
Dokument som finns under fliken Uppgifter i systemet Ciceron ska när ärendet avslutas tas bort.
När det gäller de ärenden som har en pappersakt med handlingar som ska sparas både på papper och digitalt ska pappershandlingarna förvaras hos registratorn. När ärendet avslutas ska en komplett handlingsförteckning läggas överst i akten som en innehållsförteckning.
Gallra handlingarna
Gallra innebär att man förstör allmänna handlingar. Vilka typer av handlingar som får gallras beslutas av respektive nämnd. Vilka handlingar som ska gallras och när framgår av respektive nämnds dokumenthanteringsplan.
Att tänka på vid leverans till stadsarkivet
Av respektive nämnds dokumenthanteringsplan framgår hur, när och vilka handlingar som ska arkiveras. När och om förvaltningen har beslutat att överlämna handlingarna till stadsarkivet ska detta ske efter överenskommelse.
- stadsarkivet ska alltid kontaktas i förväg
- handlingarna ska vara ordnade och förtecknade.
- volymerna ska vara etiketterade.
- nämnden ansvarar för leveransen.
- två exemplar av följesedeln ska finnas med i leveransen. Ett exemplar återlämnas kvitterat till nämnden när leveransen är uppackad och kontrollerad.
Stadsarkivet upprättar ett reversal. Reversalet är en sammanfattning över vilken typ av handlingar som stadsarkivet har mottagit. Detta överlämnas till den nämnd/styrelse som skickat handlingarna till arkivet.