Digitala kommunfullmäktigehandlingar sparar drygt två meter papper varje månad
Det är nu lite mer än sex år sedan kommunfullmäktige slopade pappershögarna inför varje sammanträde och istället delade ut varsin läsplatta till ledamöterna och ersättarna. Ärendesamordnaren Camilla Elisson är nöjd med hur det har gått: vi gör av med mindre papper, det är smidigare att förbereda och hantera alla handlingarna och mycket enklare för allmänheten att ta del av vad som händer på fullmäktige.
Kommunfullmäktige sammanträder nästan varje månad. Inför varje möte produceras massor av text i de ärenden som ska behandlas, det kan handla om 2 000 sidor inför ett sammanträde. Med 65 ledamöter, 36 ersättare och ett antal åhörare blev det tidigare stora mängder papper som trycktes, ofta en stapel på över två meter.
För drygt sex år sedan övergick kommunfullmäktige till papperslösa sammanträden och senare även till papperslösa ärendeberedningar. Det innebär att alla ledamöter och ersättare nu istället har tillgång till varsin läsplatta, där de kan läsa ärendehandlingar och förbereda sig inför varje sammanträde.
– Det är inte bara pappersåtgången som minskat drastiskt, berättar Camilla Elisson som är ärendesamordnare på stadsledningsförvaltningen. För oss som arbetar med ärendeberedning och sammanträden har det blivit mycket smidigare. Förr gick det åt mycket tid att kopiera handlingar eller korrekturläsa upptryckta handlingar. Och om någonting behöver redigeras, är detta lätt att göra i de digitala handlingarna och inget behöver kopieras eller tryckas på nytt.
Digitaliseringen har också lett till att det är enklare att presentera de ärenden som ska tas upp på sammanträdet för allmänheten.
– I Helsingborg var vi tidiga att publicera handlingarna på webben. Innan dess fickinvånarna och andra intresserade antingen be att få se dem eller vänta tills den tryckta upplagan fanns att läsa på rådhuset. Att presentera alla sammanträdeshandlingar på webben är ett bra sätt att öka transparensen, säger Camilla Elisson.
Sedan 2014 sänder staden kommunfullmäktiges sammanträden både på webben och på Facebook. Tidigare gick det endast att se dem som åhörare i rådhuset eller lyssna på dem via närradio.
– Webbsändningarna har i snitt 230 tittare per sammanträde, där hälften ser det ”live” och hälften i efterhand.