En ny tjänst gör det smidigare att scanna dokument
Smart scanning är ett säkert sätt för dig att scanna dokument och spara dem i gemensamma mappar på stadens servrar, i molnet, din mejlinkorg i Outlook och på datorn. Det bidrar till att spara både tid, resurser och pengar.
Fördelarna med smart scanning är att det är säkert och bygger på behörighet. Det innebär att ingen annan än du kan komma åt det du valt att scanna. Behörigheten är kopplad till en personlig knapp/tagg som du behöver använda för att scanna.
Du kan scanna till
- verksamhetens mappar (G:)
- din egen mapp på stadens server (H:) (beslut tas under 2023)
- din egen mapp i molnet (onedrive) (beslut tas under 2023)
- din egen mejlkorg.
För att du ska kunna scanna till en eller flera mappar krävs det att det finns en multifunktionsskrivare (kopiator) på din arbetsplats och att denna har smart utskrift och smart scanning aktiverad. Läs mer om multifunktionsskrivare som gör det möjligt att skriva ut, scanna och kopiera.
– När vi scannar från multifunktionsskrivaren scannar vi endast till mejl. Mejlen kommer så småningom att flyttas till molnet. Kanske vi kan scanna direkt till verksamhetssystem i framtiden, istället för att det mellanlandar i en mapp och sen därefter flyttas in i ett system. Det finns också ett behov att scanna till stadens egna servrar, säger Goran Sabotkovski på digitaliseringsavdelningen.
Så gör du när du scannar
- Identifiera dig med din tagg på skrivaren.
- Välj vad du vill göra, scanna eller hämta ut utskrift.
- Scanna.
- Välj var du vill skicka dina dokument, val görs utifrån behörighet.
- Sätt in dokument i dokumentmataren – välj var du ska skicka det.
- Tryck på grön knapp för att starta inscanningen.
- Nu har skickat det scannande dokumentet.
Så beställer du
Tjänsten beställs via Serviceportalen. Alla förvaltningar kan beställa tjänsten, men det finns begränsningar knutna till multifunktionsskrivaren. Alla maskiner på stadens arbetsplatser uppfyller inte kraven för smart scanning. När en verksamhet beställer tjänsten så tittar digitaliseringsavdelningen först på maskinen om den klarar kraven.
– Den enda förvaltningen som kör smart scanning fullt ut är socialförvaltningen men även arbetsmarknadsförvaltningen och vård- och omsorgsförvaltningen till viss del, säger Goran Sabotkovski på digitaliseringsavdelningen.