Så använder Helsingborgs stad molntjänster
Cybersäkerhet står högt på stadens agenda, något som aktualiserats ytterligare av kriget i Ukraina. På senare tid har flera aktörer dessutom utsatts för dataintrång. Ett närliggande exempel är Kalix kommun. Sett till den verklighet som Helsingborgs stad har att förhålla sig till i dag så är en övergång till molntjänsten Microsoft 365 (M365) en viktig satsning.
Några snabba frågor till Martin Güll, stadens digitaliseringsdirektör.
Molntjänster, vad handlar det om egentligen?
– Molntjänster är ett väldigt vitt begrepp och handlar i praktiken om de digitala tjänster som inte driftas i stadens egen regi. Microsoft, som Helsingborgs stad använder sig av för de verktyg som ryms inom paraplyet M365, är en mycket seriös aktör. Det är dock ett amerikanskt företag, vilket leder till olika juridiska tolkningar om hur tjänsterna kan användas där det idag inte finns någon tydlig praxis kring tillämpningen.
Varför ska staden använda sig av sådana tjänster?
– Det är otroligt viktigt att vi tar ansvar för en trygg och säker hantering av invånarnas information. Det är därför vi väljer att införa M365. Det ger staden en högre säkerhet och ökar vår förmåga att skydda oss mot cyberattacker. De resurser och den kompetens som Microsoft sitter på kan vi som kommun aldrig åstadkomma på egen hand. Utvecklingen går otroligt fort.
Hur gör andra kommuner och myndigheter?
– Över hälften av landets kommuner använder redan eller är att på väg att införa M365. De gör alltså samma bedömning som Helsingborgs stad. Vi har gjort rejäla genomlysningar för att titta på juridik, teknik, ekonomi och verksamhetsnytta. Vi känner oss trygga i vårt val.
Så då är det bara att tuta på?
– Nej, det är jätteviktigt att vi genomlyser den information som ska behandlas när vi inför nya tjänster. Staden jobbar systematiskt med att klassificera så att rätt information hanteras i rätt system.
Viss information ska vi inte lägga i externa molntjänster. I andra fall får vi väga verksamhetsnyttan mot eventuella risker. En sådan genomlysning ska vi göra kring stadens mejlanvändning där en del av miljöförvaltningen är först ut som en pilot.
Det pågår samtidigt en statlig översyn av lagstiftningen kring molntjänster i offentlig sektor. Vi bevakar löpande det arbetet samt rättsutvecklingen på området för att kontinuerligt säkra upp våra egna rutiner och processer.
Vad ser du för möjligheter med M365?
– Detta är verkligen en framtidsinvestering som kommer att leda till bättre och mer användarvänliga digitala verktyg för stadens medarbetare. Det blir enklare att samarbeta och vi får en sammanhållen IT-miljö där vi kan börja automatisera och förenkla.
Att använda standardlösningar och kunna ta del av utvecklingen inom digitalisering är en förutsättning för att vi ska kunna möta stadens långsiktiga utmaningar. Att bygga något helt eget är inte möjligt för oss som liten aktör.