Så vässar digitaliseringsavdelningen verksamheten och blir effektivare

Digitaliseringsavdelningen arbetar på olika sätt med att stadens IT-verksamhet ska bli effektivare. Det handlar till exempel om att göra arbetsuppgifterna med god kvalitet fast på kortare tid och med nya, standardiserade rutiner. Det bidrar till att spara både pengar, resurser och skapar en bättre IT-säkerhet. Och till att säkra och underlätta vardagen för stadens alla datoranvändare.

– Vi har mycket att göra på digitaliseringsavdelningen. Vi behöver därför effektivisera vårt arbete så vi kan utföra alla våra arbetsuppgifter fast på kortare tid. På så sätt sparar vi även pengar. Men vi är noga med kvaliteten i vårt arbete. Kvalitet är viktigt annars kan det bli problem, säger Markus Sacramento, systemtekniker på digitaliseringsavdelningen.

Digitaliseringsavdelningen har standardiserat sina rutiner och processer. På så sätt kan de jobba effektivare.

– Vi har sett över hur vi installerar drivrutiner. Så vi undviker att göra misstag. Om det installeras fel kan det vara en säkerhetsrisk, så vi får in skadliga program i våra datorer. Vi får också bort problem med till exempel att ljudkort och grafikkort inte fungerar i datorerna säger Goran Sabotkovski, produktägare på digitaliseringsavdelningen.

– Fördelarna med vårt nya arbetssätt är också att vi hinner med mer, har mer loggning tillgänglig som vi kan undersöka för att hitta problem säger Christian Rahm, systemtekniker på digitaliseringsavdelningen.

Markus innovation – en gemensam drivrutinhantering på alla datormodeller

Tidigare hade staden ingen gemensam drivrutinshantering. Det fanns olika drivrutiner för olika datormodeller. Markus Sacramento hade en idé om hur staden kunde lösa detta. Och testade sin idé i en testmiljö. Han standardiserade så att staden numera hanterar drivrutiner på samma sätt. Och har kortat ner arbetstimmarna som staden lägger ner på att jobba med drivrutiner. Det är en slags innovation och effektivisering som Markus har jobbat med under cirka ett år.

– Vi är bland de första med denna automatiserade lösning, kallad HPIA med lokal källa (repository). Vi har sparat arbetstid, från cirka 600 timmar till 80 timmar för varje Windows version som släpps en gång per år, säger Markus Sacramento.

Automatiserade uppdateringar på våra datorer

–Vi har automatiserat så att stadens datorer som används i offentliga, gemensamma rum uppdateras på kvällar och nätter. Till exempel datorer som används av invånare på bibliotek och i mötesrum. Så stör det inte ordinarie verksamhet, säger Goran Sabotkovski.

En gång per år skjuter digitaliseringsavdelningen ut en uppdatering till stadens datorer som uppgraderar med ny Windows version och nya drivrutiner. Varje månad görs också säkerhetsuppdateringar på operativsystem och applikationer.

Färre antal datormodeller och bättre kvalitet

Digitaliseringsavdelningen har minskat antalet datormodeller som de erbjuder dig som jobbar inom staden. Antalet datormodeller var tidigare 65 till antalet. Nu finns det 49 olika modeller i drift. Istället för att ha ett stort utbud, erbjuder digitaliseringsavdelningen datorer av bra kvalitet. Det är effektivare.

– Vi jobbar så att efter fem år tar vi bort en modell från vår datorpark. Det innebär att vår support för den modellen upphör och den kan inte längre användas i vårt nätverk. Vi gör detta för att förbättra standarden och kvaliteten på datorerna. Det är också ett sätt få bort problemmodeller ur sortimentet. När vi lämnar ut en ny dator är den certifierad med fungerande drivrutiner så den säkerhetsmässigt är okej och har nya uppdateringar, säger Goran Sabotkovski.

Så kan du bidra till IT-säkerheten

– Vi rekommenderar att du gör en omstart varje vecka, gärna varje arbetsdag för att undvika problem. Genom att göra en omstart ställs nya säkerhetsinställningar in, säger Markus Sacramento.

Om du inte startar om datorn kan det uppstå säkerhetsproblem. Till exempel är det risk för att utomstående kan komma åt känslig information, sprida virus och att någon kan ta över datorn.

– Kolla igenom utbildningsmejlen noga och var medvetna om säkerhetsriskerna så att vi förhindrar problem med våra arbetsredskap säger Christian Rahm.