Verktyget Teams ska bli tillgängligt för hela staden
Staden har beslutat att införa Microsoft 365. Det innebär att den stora efterfrågan på samarbetsverktyget Teams nu kan tillgodoses.
Teams innebär att möten, samtal och dokument samlas i virtuella rum som gör att det känns oviktigt huruvida deltagarna kan samlas fysiskt eller inte. I Teams kan du dela information, skapa och samarbeta kring dokument och presentationer samt chatta och boka möten tillsammans med ditt “team”.
Varför ska vi införa Teams?
Efterfrågan på ett enkelt och smidigt samarbetsverktyg är stort i organisationen. Digitaliseringsavdelningen har därför arbetat för att kunna erbjuda alla som jobbar i staden det digitala samarbetsverktyget Teams. Under 2019 har användare från alla förvaltningar testat verktyget. Majoriteten är väldigt nöjda och under testets gång har efterfrågan på verktyget ökat för att kunna samarbeta med fler i organisationen.
På grund av det goda testresultatet och situationen kring coronapandemin har staden nu beslutat att införa Teams på alla förvaltningar.
Vad händer nu?
För att skapa så bra förutsättningar som möjligt görs en stegvis planering för hur implementationen ska gå till på respektive förvaltning. Det är ett arbete som sker på lokal nivå, med stöd av resurser från stadsledningsförvaltningen inom bland annat områdena digitalisering, juridik och säkerhet.
När får jag Teams?
Om det finns önskemål om att hela enheter eller avdelningar ska få tillgång till Teams behöver du prata med din it- eller digitaliseringsansvarig eller teamscoach för att få med önskemålet i förvaltningens implementeringsplan.
Varje förvaltning kartlägger organisationens behov samt driver och beslutar om den lokala implementationen. Mer information om hur teams ska införas på respektive förvaltning kommer snart.
För dig som behöver snabb tillgång till Teams på grund av corona
Stadens snabba beslut kring Teams beror på den kraftigt ökade efterfrågan som uppstått på grund av coronakrisen, där många verksamheter behöver bättre förutsättningar för att lösa sina uppgifter på distans.
Du som på grund av coronasituationen behöver brådskande tillgång till Teams kan beställa det i Serviceportalen. För att beställa Teams behöver du chefens godkännande.
Observera att ingen känslig information får hanteras i Teams, varken i filer eller i konversationer eller chattar. Innan du beställer Teams ska du ha ta del av följande information.
På grund av det snabba beslutet om Teams finns det ingen utbildning i verktyget, vilket förutsätter att du är relativt självgående. Till hjälp finns det kom igång-guider, lokala teamscoacher samt ett team inne i Teams där vi hjälper varandra med de frågor som kan dyka upp. Vi är alla nya på detta och behöver hjälpas åt för att få skapa så bra förutsättningar som möjligt.
Mer information
Kontakta nina.dahlstrom@helsingborg.se, verksamhetsutvecklare på digitaliseringsavdelningen.