Visionsfonden blir mer effektiv och erbjuder bättre service
Visionsfonden hjälper våra invånare att testa nya idéer. En annan uppgift är att utveckla stadens verksamheter och utbud. När pandemin blev ett faktum började en omställning till ett mer digitalt arbetssätt, som har effektiviserat arbetet avsevärt. För även inom fonden är det nödvändigt att testa nytt och utvecklas.
Under de senaste åren har allt fler ansökningar skickats in till Visionsfonden, vilket innebär att fler goda idéer kan fångas upp och testas. Men samtidigt sätter det press på beredningsgrupperna. En global pandemi skapade ytterligare problem under våren. Lösningen hittades i ny teknik och ändrade rutiner.
– Vi var tvungna att hitta ett nytt arbetssätt då antalet ansökningar ökade, vi behövde effektivisera vårt sätt att jobba, säger Alexandra Hvalgren, idécoach på Visionsfonden. Covid- 19 blev en del av vår vardag och vi var tvungna att agera nu och digitalt. I Teams fanns alla funktioner vi behövde; chattrum, kommentarsfält och en omröstningsfunktion.
En förändring med tydliga resultat
Tidigare gick det till så att ansökningarna skickades till en intern beredningsgrupp efter sista ansökningsdatum. Gruppen kallades till ett fyra timmar långt möte där de diskuterade varje ansökan och delade in dem i tre högar med alternativen ”Ja”, ”Nej” eller ”Kanske”.
Nu fick gruppmedlemmarna istället läsa igenom ansökningarna och kommentera dem i Teams, samt rösta om de skulle sorteras som alternativen ”Ja”, ”Nej ”eller ”Kanske”. Först efter detta deltog de på ett möte. Resultatet av det förändrade arbetssättet lät inte vänta på sig.
– Hittills har det gått över förväntan, istället för att vi sitter i möte 3-4 timmar blev vi klara på en och en halv timme, säger Alexandra Hvalgren. Dels för att alla har lagt in tid och kommenterat ansökningarna i förhand, dels för att vi redan vet vilka ansökningar som behöver diskuteras i mer detalj. Vi sparar tid och blir mer effektiva.
Effektiviseringen innebär inte bara en tidsbesparing för de som arbetar med fonden. Det leder även till ännu bättre service för invånarna.
– För invånaren innebär det att Visionsfonden får mer tid till coachning och att det skapas kreativa och informationsrika events, säger Alexandra Hvalgren.
Har du exempel på hur ni gjort på din arbetsplats?
Har ni utvecklat nya rutiner? Eller använt ny teknik för att effektivisera arbetet eller för att ge bättre service till invånarna? Kommentera gärna artikeln och dela med er.