VOF och digitaliseringsavdelningens projekt sparar hundratals timmar åt personalen

I ett gemensamt projekt har digitaliseringsavdelningen lyckats spara tusentals timmar om året åt vård- och omsorgsförvaltningen. Dessutom ökar patientsäkerheten, när rätt vårdpersonal hamnar hos rätt vårdtagare.

Fram till i höstas hade vård- och omsorgsförvaltningen ett stort problem. Ett problem som åt upp tusentals timmar varje år.

Det finns nämligen två datorsystem som inte pratar med varandra. I det ena finns all information om personalens utbildning. I det andra planeras personalens scheman. Det gör det svårt att planera rätt personal till rätt vårdtagare.

Till ett LSS-boende där det finns hyresgäster med diabetes behöver man till exempel personal som kan ge insulin. Särskilt utmanande är det när man behöver få in en vikarie.

– Då behöver man kunna se om personen har rätt kompetens, om personen är relevant att boka samt om personen är tillgänglig för arbete just när den behövs, säger Nelly Aspenkrantz, koordinator för utbildningsplattformen Hbg Learns på vård- och omsorgsförvaltningen.

Digi automatiserade en tidskrävande process

För att lyckas med schemaläggningen har administrativ personal på vård- och omsorgsförvaltningen varit tvungen att föra över information mellan de två systemen för hand. Det har tagit mängder av tid. Till exempel har det krävts två tjänster enbart för att hantera alla vikarier.

Men inte längre.

Sedan i våras görs överföringen helt automatiskt.

– Det är en helt hemmasnickrad idé. En del andra kommuner har hört av sig för att fråga om vår lösning. Jag tror att den här överföringen är rätt unik, säger Nelly Aspenkrantz.

Vinsten är solklar.

Ett stort antal administrativa medarbetare sparar tillsammans hundratals timmar om året. Dessutom minskar risken för fel, vilket ökar patientsäkerheten.

Ingen blir utan jobb

Integrationen ingår i ett större projekt som kallas Den datadrivna staden. Projektet är ett samarbete mellan vård- och omsorgsförvaltningen och stadens digitaliseringsavdelning.

– Vi skulle säkert kunna upphandla ett helt nytt system, men denna gång valde vi att ta vara på det vi redan har för att underlätta för verksamheten, säger Alexandra Ramsten, kravanalytiker på digitaliseringsavdelningen.

Risken för att någon administratör ska bli utan arbetsuppgifter till följd av automatiseringen är låg.

– Det finns arbetsuppgifter ändå. Det är oändliga arbetsuppgifter som aldrig tar slut, säger Nelly Aspenkrantz.