Regler för livesändning och filmning på skolan

Tänk på att

• personuppgifter om barn under 18 år är extra skyddsvärda och man måste beakta de risker som finns med både film som visas i efterhand och livesändningar.
• film som lagras och kan ses i efterhand ökar exponeringen av personuppgifter.
• skyddade uppgifter hos viss personal, elever eller vårdnadshavare gör att de kanske inte alls bör medverka eller synas i bild.

Var försiktig med vad, hur och var du publicerar film eller livesändningar. Vid livesändning är det extra svårt att kontrollera vad som delas. Därför bör sådana inslag i förväg vara extra genomtänkta, begränsade i tid, klara med vilka som medverkar och vad som filmas, till exempel åt vilket håll kameran riktas.

Det är mycket som är direkt olämpligt att filma eller livesända, till exempel där innehållet är:

• sekretessbelagda uppgifter
• stötande eller rasistiska ord och uttryck
• personangrepp eller kränkningar
• elever som är i affekt eller utagerande
• brottsligt material
• olovligt nyttjande av upphovsrättsligt skyddat material
• inlägg som inte har Helsingborg som avsändare, till exempel reklam

När du publicerat (delat) material på  sociala medier kan det vara lätt att tappa kontrollen över vidarepublicering. I efterhand kan det vara omöjligt att otillgängliggöra (ta bort) material, vilket i värsta fall märkbart kan skada vår organisations anseende eller ekonomi.

Du som publicerar i sociala medier behöver också följa stadens instruktioner för sociala medier, som du hittar på Portalen.

Den som berörs av en personuppgiftsbehandling när ni livesänder eller filmar, måste få information före filmningen om vad som gäller. Personuppgiftsbehandlingen ska vara begriplig för de registrerade och inte ske på dolda eller manipulerande sätt.

Informera om

• hur livesändningen eller filmningen kommer att gå till
• vad man eventuellt kan göra om man inte vill vara med
• vad som i övrigt gäller för behandlingen genom att alltid länka till stadens allmänna information om personuppgiftsbehandling på helsingborg.se.

Huvudregeln är att material ska gallras (tas bort) senast två år efter att det inte längre är aktuellt, gärna tidigare om lämpligt. Använd förvaltningens dokumenthanteringsplan för att se om något annat gäller för ert material. Vid ostrukturerad lagring på hårddiskar och molntjänster är det lätt att filmat material blir liggande under lång tid, så se till att gallra även där med jämna mellanrum.

Det kan finnas delar av ett filmat material som anses värt att bevara under lång tid av olika anledningar. Kontakta gärna stadsarkivet om du tror att ni har ett sådant material.

När ni på skolan har bestämt er för att filma eller livesända och tänkt igenom gällande lagar och regelverk, ska ni dokumentera personuppgiftsbehandlingen i enhetens förteckning över personuppgiftsbehandlingar.

Ange:

• varför ni sänder live eller filmar (syftet med personuppgiftsbehandlingen)
• den lagliga grunden (=allmänt intresse)
• vilka som berörs av behandlingen
• vilka uppgifter ni behandlar
• hur ni lagrar uppgifterna
• när ni ska gallra uppgifterna
• vilka målgrupper som ni delar personuppgifterna med

Mer om förteckning över personuppiftsbehandlingar finns på intranätssidan om GDPR i praktiken.

• Om olämpligt material eller delar av olämpligt material ändå har delats, ska det direkt tas bort, klippas bort ur film eller inte vara tillgängligt för delning så snart det har uppmärksammats. Samma sak om någon vid en frivillig aktivitet inte längre vill medverka i filmat material.
• Skicka borttaget material till den som är ansvarig för diarieföringen på din enhet.
• Radera inte material där du misstänker att brott förekommer. Materialet ska sparas på ett säkert sätt för vidare behandling.