Så här behandlar vi dina personuppgifter (GDPR)
Här kan du läsa om hur Helsingborgs stad behandlar personuppgifter om dig som medarbetare.
Vem behandlar dina personuppgifter?
Varje nämnd i organisationen är personuppgiftsansvarig för behandling av sina personuppgifter.
Om du till exempel arbetar på vård- och omsorgsförvaltningen, är vård- och omsorgsnämnden personuppgiftsansvarig för behandlingen av dina personuppgifter. Din närmaste chef och HR-enheten på förvaltningen ansvarar för att uppgifterna om dig behandlas korrekt och lagligt.
Hur får vi dina personuppgifter?
De flesta personuppgifter som vi behandlar har samlats in från dig, så som till exempel namn, efternamn, adress, kontonummer, uppgifter om anhöriga och andra uppgifter.
I vissa fall kan arbetsgivaren även få personuppgifter från andra än från dig. Sådana uppgifter kan komma från andra myndigheter, till exempel Försäkringskassan, vården eller hämtas från Skatteverkets tjänster för att användas för adressuppdateringar.
Vilka personuppgifter behandlar vi?
Vi behandlar personuppgifter som till exempel
- namn, personnummer, arbetsplats och arbetstitel
- dina kontaktuppgifter i tjänsten
- kontaktuppgifter så som hemadress, e-postadress och telefonnummer
- uppgifter om bank och kontonummer för utbetalning av lön
- uppgifter om lön och i vissa fall facktillhörighet och kön
- i vissa fall bilder i fotokatalog eller bilder i sociala medier
Vad används dina uppgifter till?
Dina personuppgifter behandlas för olika syften, till exempel för
- personal- och löneadministration
- hantering av nycklar/passerkort/taggar
- telefon- och e-postkatalog så att kollegor och i vissa fall enskilda kan komma i kontakt med dig
- att skapa inloggning och behörigheter i informationssystem
- att uppfylla skyldigheter som gäller inom arbetsrätten
- för att informera om vår verksamhet i olika kanaler, så som på webbplatser och i sociala medier
- för personal- och lönestatistik
När har vi rätt (rättslig grund) att behandla personuppgifter?
Dina personuppgifter får behandlas om det är nödvändigt för att uppfylla en skyldighet som kommunen har enligt lag (som till exempel inom arbetsrätten), om det är nödvändigt för att kommunen ska kunna utföra en uppgift av allmänt intresse (som till exempel personaladministration och hantering av HR-frågor) eller för att fullgöra det anställningsavtal som finns mellan dig och arbetsgivaren. Vidare får vi behandla personuppgifter om du samtycker till det.
Om vi behandlar dina personuppgifter för att du har samtyckt till det, kommer du att få tydlig information om vad du samtycker till och hur du går tillväga om du vill återkalla ditt samtycke.
Om du har lämnat kontaktuppgifter till anhöriga är det viktigt att du informerar om att vi behandlar deras personuppgifter.
Vem kan få tillgång till dina personuppgifter?
Dina personuppgifter hanteras av den personuppgiftsansvariga nämnden, HR på SLF och ibland av dess personuppgiftsbiträden (t.ex. leverantörer av de datasystem som kommunen använder). Dina personuppgifter lämnas till annan tredje part om det behöver ske på grund av krav i lag, i kontakter med andra myndigheter på grund av till exempel tillsyn eller beslut eller för att vi ska kunna skydda våra eller en tredje parts rättigheter.
Om du reser i tjänsten lämnar Helsingborgs stad dina personuppgifter (namn, kontaktuppgifter till arbete och vid behov även personnummer och passuppgifter) till Egencia som är stadens upphandlade resebyrå. Den lagliga grunden för utlämningen är att den är nödvändig för att utföra uppgift av allmänt intresse. Egencia är personuppgiftsansvarig för den behandling av dina personuppgifter som de genomför i syfte att genomföra din resebokning. Här kan du läsa Egencias sekretesspolicy för information om hur de behandlar dina personuppgifter.
Helsingborgs stad lämnar också dina personuppgifter (namn, personnummer, kön, kontaktuppgifter m.m.) till Feelgood som är stadens upphandlade företagshälsovård. Den lagliga grunden för utlämningen är att den är nödvändig för fullgörande av rättslig förpliktelse. Feelgood är personuppgiftsansvarig för den behandling av dina personuppgifter som de genomför i syfte att tillhandahålla företagshälsovård. Du hittar Feelgoods personuppgiftspolicy på företagets webbsida.
Om du väljer att synas i någon av stadens olika kanaler, så som i sociala medier, till exempel Facebook, Instagram eller Twitter, överförs personuppgifter till tredje part (det vill säga det företag/organisation som driver det sociala mediet).
Överföring till tredje land
I de fall personuppgifter förs över till länder utanför EU/EES sker det bara om berört land har en så kallad adekvat skyddsnivå eller om överföringen omfattas av lämpliga skyddsåtgärder enligt Dataskyddsförordningen.
Hur länge sparar vi dina personuppgifter?
Personuppgifter sparas inte längre än nödvändigt. Det finns dokumenthanteringsplaner hos nämnderna och bolagen som anger vad som gäller om gallring. Där framgår om och när handlingar som kan innehålla personuppgifter får gallras (slängas).
Dina rättigheter
Du har rätt att begära information om vilka personuppgifter arbetsgivaren behandlar om dig. Du kan göra din begäran i denna e-tjänst eller lämna en skriftlig begäran per post.
Om du anser att de uppgifter som behandlas på något sätt är felaktiga eller irrelevanta, kan du begära att få dem rättade. I vissa fall kan uppgifter om dig tas bort, men vi får inte ta bort personuppgifter som ingår i allmänna handlingar som ska arkiveras.
Du har rätt att vända dig till Datainspektionen som är tillsynsmyndighet för behandling av personuppgifter, om du vill klaga på den personuppgiftsbehandling som sker.
Säkerhet för dina personuppgifter
Helsingborg stad arbetar ständigt med att vidta de lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder som kan krävas för att skydda dina personuppgifter.