Förändringsprocessen

För att förändringen ska bli så smidig som möjligt och för att medarbetarna ska få en positiv upplevelse av förändringen krävs ett medvetet och aktivt arbete med förändringsarbetet under hela processen.

Planera för hur ni ska informera medarbetarna löpande och hur ni kan arbeta för att göra arbetsplatsomvandlingen till en gemensam angelägenhet. Kom ihåg att alla inte måste tycka om förändringen, men om ni är tydliga med varför det sker är det enklare att acceptera.

Utgå från att människor reagerar olika på förändring, ni kan inte arbeta med en plan där insatserna är lika för alla.

Hur förändringsbenägna är ni?

Fundera över er förändringsbenägenhet. Hur har tidigare förändringar hanterats av och påverkat medarbetarna? Vad lärde ni er av det? Utgå ifrån detta när ni planerar vilka insatser som behövs och var de behövs.

Exempel på berörda deltagare

• Medarbetare
• Ledningsgrupp
• Förvaltningschef
• Stödfunktioner; HR, ekonomi, IT och kommunikation
• Samverkansgrupp enligt Samverkan Helsingborg
• Skyddskommitté (AML 6:9, MBL 19+11)
• Arbetsmiljöombud

Samverkan, facklig medverkan och delaktighet

Samverkan Helsingborg är ett lokalt samverkansavtal mellan Helsingborgs stad och sex fackliga organisationer. Syftet med samverkansavtalet är att öka delaktigheten och inflytandet på våra arbetsplatser. Delaktighet handlar om att alla medarbetare på olika sätt ges möjlighet att påverka sin arbetsmiljö och bidra till arbetsplatsens och stadens utveckling.

Exempel på flöde vid en organisationsförändring:

1. Information samverkan
2. Skapa kommunikationsplan med grovtidsplan och syften
3. Information till ledningsgrupp
4. Eventuell §19 med facklig organisation utan samverkansavtal
5. Informera berörda medarbetare
6. Dialog på berörda enheter ledda av enhetschef, eventuellt med stöd av HR-konsult
7. Riskbedömningar på berörda enheter och avdelningar
8. Dialog samverkan
9. Beslut samverkan underförutsättning MBL§11 med facklig organisation utan samverkansavtal
10. MBL §11 med facklig organisation utan samverkansavtal
11. Information Avdelning och planering av genomförandet
12. Eventuell MBL §11 individer
13. Eventuell MBL §14

HR-konsult på din förvaltning kan ge råd och stöd.

För att förändringsprocessen ska bli framgångsrik behöver den ett tydligt ledarskap. Kommunikation är mycket viktigt och medarbetarna måste få veta vad de har möjlighet att påverka och inte. Identifiera gärna de medarbetare som är positiva till förändringen och ta hjälp av dem för att förankra förändringsarbetet.

Ledningsgrupp och arbetsgrupp ligger ofta före medarbetarna i förändringsprocessen. Kom ihåg att inte ha för bråttom.

Organisationens ledning ligger ofta före i och med att de får information tidigare och har fattat strategiska beslut innan det är dags att involvera medarbetarna. Det betyder att ledningen ofta hunnit längre på förändringskurvan. Ska du leda förändringsarbetet måste du vara medveten om detta och vänta in medarbetarnas resa genom processen.

Material om förändringsledning

Är du chef och vill lära dig mer om förändringsledning kan du logga in på stadens lärportal Hbg learns och ta del av mikroutbildningar, exempelvis utbildningen Förändringsledarskap.

Företagshälsovården kan användas som expertstöd

Företagshälsovården kan bland annat ge stöd i förändringsledning genom:

• Optimera befintliga lokaler så att upplevelsen av den fysiska arbetsmiljön förbättras, specifikt inom ljud/ljus/ventilation/klimat. Upplevelsen av störande ljud är idag vanlig på kontor. Därav arbetar företagshälsovården nu med nya lösningar och metoder inom ljudproblematik.
• Tidigt närvara i planering och analys/riskbedömning (föreläsning och bollplank för chefer och byggprojektansvariga).
• Genomförande av insatser (övningar, diskussioner, handledning och mätningar/enkät).
• Uppföljning och utvärdering.

Stöd för chef: Företagshälsovård.

Ni kan informera på digitala samarbetsytor, informationstavla, e-post, nyhetsbrev, fysiska möten som sker sporadiskt eller regelbundet, workshops, och föreläsningar.

Dialog om arbetsmiljön genom gruppövningar

Material med exempel på gruppövningar kring tillit, samspel och kommunikation. Syftet är att öka arbetsplatsens förmåga att prata om vår egen arbetsmiljö, exempelvis hur vi mår, bemöter varandra och hur vi möter andra människor i våra uppdrag samt att komma överens om spelregler på jobbet.

Studiebesök

Besök gärna någon annan verksamhet som har genomfört en arbetsplatsutveckling för att få inspiration. Passa på att höra om deras förändringsresa, erfarenheter, lärdomar och övrigt som ni undrar. Det kan vara en verksamhet som är lik er utifrån antalet medarbetare, arbetsuppgifter, storlek på lokal eller om de har en kontorslösning ni är intresserade av.

Inspireras gärna av goda exempel och kom ihåg att ert nya kontor ska vara anpassat efter era behov.

Diskussionsfrågor

Följande frågor kan ni använda för att starta en dialog om arbetsplatsen utifrån de vägledande principerna; välkomnande, hållbart och inspirerande.

• Vad betyder de vägledande principerna för oss?
• Hur vill vi jobba med de vägledande principerna på vår arbetsplats?
• Hur välkomnande, hållbar och inspirerande är vår arbetsplats idag?
• Vad vill vi göra annorlunda på vår framtida arbetsplats jämfört med idag?
• Vad är det bästa med vår arbetsplats som vi ska behålla och förstärka?
• Hur ser vår drömarbetsplats ut?

Se stressen i tid – och gör något åt den

Stress hjälper oss att fokusera och prestera. Om vi däremot stressar för mycket, under lång tid och utan att återhämta oss, kan vi bli sjuka. Suntarbetsliv presenterar på sin webbplats ett test för att uppmärksamma tidiga tecken på ohälsosam stressnivå.

• Öppna test ”Stress och balans” – Suntarbetsliv

Under förändringsprocessen kan det komma fram önskemål om speciallösningar som inte har att göra med särskilda behov. Ibland kan önskemålen av olika anledningar vara svåra att tillmötesgå. Ni bör ha tydliga riktlinjer för vad som gäller önskemål som ligger utanför den allmänna planeringen för kontoret.

Om det kommit fram önskemål om speciella lösningar ska ni analysera vad som ligger till grund för dem och hur de ska bemötas. Ibland kan önskemålen vara ett uttryck för oro över förändringen och då är det den oron som ni behöver bemöta och hantera.