Resor i tjänsten
Här hittar du information om vad du ska tänka på när du bokar en tjänsteresa samt hur du går till väga för att registrera din reseräkning efter resan. Stadens riktlinjer för resor i tjänsten finns för att göra resandet så miljövänligt och resurseffektivt som möjligt.
Så bokar du din tjänsteresa
Rutinen för att boka tjänsteresa ser olika ut på olika förvaltningar. På de flesta förvaltningar finns en eller flera resebokare som kan hjälpa dig att beställa din tjänsteresa enligt riktlinjer och avtal. På vissa förvaltningar måste alla tjänsteresor beställas via resebokare. Om du är osäker på vad som gäller för dig kan du prata med din närmsta chef.
Om du bokar din resa själv eller vill ha mer information om stadens avtal för tjänsteresor kan du läsa mer i avtalskatalogen. Skriv ordet resebyråtjänster i sökrutan i katalogen så hittar du rätt. Där hittar du också kontaktuppgifter till de ansvariga för avtalet om du har fler frågor
Observera! Vid bokning av flygbiljetter Ängelholm – Bromma/Arlanda, eller tvärtom, ska du inte välja grönt flygbränsle då resor på denna sträcka alltid görs med biobränsle genom Helsingborgs stads klimatväxlingsprogram (läs mer nedan).
Riktlinjer för val av färdmedel
Vid kortare resor bör du i första hand överväga att gå eller cykla. Om det inte är möjligt bör du resa med allmänna kommunikationer, till exempel buss eller tåg.
Vid längre resor ska du göra en samlad bedömning inför valet av tåg, buss eller flyg. Miljöhänsyn, tidsåtgång, säkerhet, arbetsmiljö och totalkostnaden (kostnad för transport, klimatväxling, eventuell logi, ersättningar och traktamenten) ska vägas in för dina olika resealternativ.
Bil bör du endast använda om en resa med allmänna kommunikationer innebär en stor extra tidsåtgång eller avsevärt försvårar genomförandet av ditt uppdrag. Använd då i första hand tjänstebil.
Läs mer i Riktlinjer för resor i tjänsten (pdf, 78 KB).
Alla resor ska godkännas i förväg
Om du ska resa inrikes eller till Danmark ska tjänsteresan, och kostnader i samband med den, i förväg godkännas av din närmsta chef.
Ska du resa utomlands (ej Danmark) är det förvaltningschefen som beslutar om resan. Fyll i blanketten Ansökan om utrikesresor och lämna den till din närmsta chef.
Öppna blankett – Ansökan om utrikesresor (docx, 26 KB)
Efter resan – registrera reseräkning
Omgående efter avslutad resa ska du registrera din reseräkning i HR-systemportalen under rubriken Mina resor. Där hittar du också HR-servicecenters guide med information om hur du ska hantera resekvitton och registrera i systemet.
Genom att registrera din reseräkning kan du få ersättning för extra utgifter i samband med din tjänsteresa, till exempel traktamente och färdtid. Du som använder egen bil för resor i tjänsten kan också få ersättning för parkeringsavgifter och bilersättning.
Klimatväxling för tjänsteresor
Helsingborg har ett klimatväxlingsprogram beslutat av kommunfullmäktige. Klimatväxlingen innebär att resor med flyg och egen bil i tjänsten beläggs med en avgift som motsvarar 50 procent av biljettkostnaden respektive bilersättningen. Pengarna används till att, inom staden, bekosta resor med Skånetrafiken, grönt flygbränsle på sträckan Ängelholm – Bromma/Arlanda, samt till bidrag för elcyklar. Överskott i fonden kan miljönämnden, efter samråd med stadsbyggnadsförvaltningen, besluta att fördela till miljö- och klimatförbättrande åtgärder för att ställa om till ett grönare Helsingborg.
Reseförsäkring vid tjänsteresa
Staden har en reseförsäkring hos ERV som omfattar stadens anställda vid tjänsteresa. Ska du resa utomlands bör du kontakta enheten Trygghet och säkerhet på stadsledningsförvaltningen för att få rätt försäkringsnummer och för att samråda kring olika tänkbara säkerhetsrisker.
Ska du resa till högriskområden eller med en grupp om 100 personer eller fler ska det anmälas till försäkringsbolaget innan resan.