Stöd för chef: Rehabprocessen

Förebygg sjukfrånvaro

Den första delen av rehabprocessen handlar om att förebygga ohälsa och sjukfrånvaro genom samtal med medarbetaren och anpassningar i arbetet.

Skapa ett ärende i HR-systemportalen under Rehabilitering (Adato). Du kan också ha fått ett mejl om att ett ärende har skapats per automatik på grund av upprepad sjukfrånvaro. Tänk på att bara dokumentera det som är nödvändigt för att hantera ärendet. Kontakta HR-funktionen på din förvaltning om du vill ha stöd eller någon att bolla med.

Ett förtroendefullt omtankesamtal

Vid tidiga signaler på ohälsa eller skadligt bruk samt vid upprepad korttidssjukfrånvaro ska du som är ansvarig chef snarast ta initiativ till ett omtankesamtal med din medarbetare.

Omtankesamtalet ska vara ett förtroendefullt samtal mellan dig och din medarbetare kring frågor som rör till exempel hälsa, närvaro, arbetsklimat, stress och produktivitet.

Förbered dig inför samtalet genom att se över medarbetarens frånvaro och samla dina tankar kring eventuella andra signaler på ohälsa.

Under samtalet ska du låta medarbetaren med egna ord beskriva sin upplevelse av hälsan och arbetssituationen och lyssna på medarbetarens reflektioner kring vad som skulle kunna ge en förändring. Dokumentera samtalet genom att följa guiden Omtankesamtal som du hittar inne i ärendet. Samtalet kan handla om:

• upplevt hälsotillstånd
• upplevd arbetsprestation
• medarbetarens tidigare frånvaro och dess orsaker
• praktiska frågor kring arbetsbelastning, schemaläggning etc.
• finns det något samband mellan upplevda besvär och arbetsplatsen?
• vilka behov av arbetsanpassning som finns (läs mer nedan)
• vad kan medarbetaren själv göra för att skapa en hållbar arbetssituation?
• vad kan du som chef göra för att skapa en hållbar arbetssituation?

Om du misstänker att medarbetarens ohälsa beror på utsatthet för våld i hemmet/privatlivet finns stöd för hur du kan agera som chef i dokumentet Stöd för att uppmärksamma våld i nära relation hos en medarbetare (docx, 45 KB).

I Guide för chef – medarbetare med skadligt bruk (docx, 153 KB) hittar du stöd i hur du kan agera om du misstänker att en medarbetare har problem med missbruk av alkohol, droger, läkemedel, spel eller liknande.

Om en medarbetare uttrycker tankar om att ta sitt liv eller om du tror att en kollega vill ta sitt liv så ska du alltid ta suicidal kommunikation på allvar. Det finns stöd för hur du kan agera som chef i dokumentet Rutin vid akut suicidrisk eller misstanke/oro om suicidrisk (pdf, 181 KB).

Förebyggande arbetsanpassning

Efter samtalet ska du se över om det finns tillfälliga eller varaktiga förebyggande arbetsanpassningar inom ramen för vad arbetsgivaren kan erbjuda som skulle kunna stödja medarbetaren och öka närvaron. Företagshälsovården eller HR-funktionen på din förvaltning kan vara ett stöd i detta arbete.

Arbetsanpassningar är individuella åtgärder i den fysiska, organisatoriska och sociala arbetsmiljön som syftar till att medarbetare med nedsatt förmåga att utföra sitt vanliga arbete, kan fortsätta arbeta. Det kan till exempel vara tekniska eller fysiska hjälpmedel som underlättar arbetet. Det kan också handla om ergonomi, förändring av arbetstid eller arbetsinnehåll, och liknande. Förändringarna ska inte medföra försämringar för andra medarbetare.

Alla förslag till lösningar ska tas upp i dialog med medarbetaren för att få en klar och tydlig bild av vad som kan fungera i verksamheten. Genomför arbetsanpassningen så snart det är möjligt.

Dokumentera åtgärder och anpassningar genom att följa guiden Omtankesamtal som du hittar inne i ärendet.

Förstadagsintyg vid upprepad sjukfrånvaro

En förebyggande åtgärd vid upprepad sjukfrånvaro under en längre tid kan vara att begära in läkarintyg från första sjukdagen, så kallat förstadagsintyg, under max 12 månader. Medarbetare med förstadagsintyg ska kontakta företagshälsovården (Feelgood) vid första sjukdag, och boka tid på Feelgoods Helsingborgsenhet, eller en enhet nära medarbetarens hem om den möjligheten finns. Besöket och intyget bekostas av arbetsgivaren. Förstadagsintyg kan vara ett sätt för dig som chef att visa att arbetsgivaren tar medarbetarens närvaro och hälsa på allvar.

Blankett – Förstadagsintyg vid upprepad sjukfrånvaro (docx, 399 KB)

Uppföljning och avslut

Boka alltid in ett nytt samtal för uppföljning av arbetssituationen, oavsett om ni har kommit överens om att genomföra arbetsanpassningar eller inte. Genomför justeringar i arbetsanpassningarna om det finns behov av det. Som chef ska du fortlöpande följa upp och säkerställa att arbetsanpassningen fungerar.

När både du och medarbetaren upplever att risken för ohälsa eller sjukfrånvaro inte längre finns kvar avslutar du ärendet genom att använda guiden Avsluta rehabärende.

Om omtankesamtalet inte leder till att ni planerar för någon form av åtgärder eller anpassningar kan du skriva en anteckning om att samtalet är genomfört men att det inte krävs någon åtgärd eller uppföljning. Använd guiden Avsluta rehabärende för att avsluta ärendet.

Planera för hållbar återgång

När en medarbetare blivit sjukskriven på hel- eller deltid ska du ta initiativ till ett samtal för att utreda om det finns delar av arbetet som medarbetaren kan utföra, med eller utan anpassningar, samt göra en plan för vilka åtgärder som behövs för att medarbetaren ska kunna komma tillbaka arbetet.

Om det inte redan finns ett pågående rehabärende ska du skapa ett i HR-systemportalen under Rehabilitering (Adato). Dokumentera utredningen genom att följa guiden Utreda rehabiliteringsbehov som du hittar inne i ärendet. Kontakta HR-funktionen på din förvaltning om du vill ha stöd eller någon att bolla med.

Dokumentera utredningen genom att följa guiden Utreda rehabiliteringsbehov som du hittar inne i rehabärendet.

Läkarintyg

Här kan du läsa om vad som behöver finnas med i ett läkarintyg. Om viktig information saknas i läkarintyget kan du hänvisa medarbetaren till läkare på företagshälsovården och arbetsgivaren står då för kostnaden.

Numera finns en arbetsgivarversion av Försäkringskassans läkarintyg som kan innehålla mer fördjupad information kring de delar som påverkar arbetet samt eventuellt en uppmaning till dig som arbetsgivare att kontakta vårdenheten. Tänk på att ett läkarintyg innehåller känsliga personuppgifter. Hantera informationen enligt sekretess.

Informera medarbetaren om rätt till facklig medverkan

Informera din medarbetare om rätten att ha med en facklig representant i rehabiliteringen. Medarbetaren ska själv kontakta sin fackliga representant. Om medarbetaren avböjer facklig medverkan ska du notera det i ärendet.

Genomför rehabiliteringssamtal

Rehabiliteringssamtalet syftar till att utreda medarbetarens rehabiliteringsbehov och tillsammans med medarbetaren börja planera för återgången i arbete och hur sjukskrivningstiden kan användas på bästa sätt.

Förbered dig inför samtalet genom att fundera över om arbetsplatsen har genomfört riskbedömningar där riskerna kan ha betydelse för medarbetarens arbetssituation. Se över medarbetarens tidigare sjukfall och sjukfrånvaro för att se om det kan finnas samband med nuvarande arbetssituation. Ta reda på om det tidigare vidtagits några förebyggande eller rehabiliterande åtgärder. Ta del av den information i medarbetarens läkarintyg som handlar om det som kan påverka medarbetarens arbetsförmåga.

Under samtalet ska du

• ta reda på vilken arbetsförmåga medarbetaren har trots sin sjukdom. För en detaljerad bild av medarbetarens arbetsuppgifter och de besvär/symptom som medarbetaren har, kan du fylla i blanketten Underlag för utredning av arbetsförmåga (docx, 66 KB) tillsammans med medarbetaren under samtalet. Tips! Vid oklar/svårbedömd arbetsförmåga kan du ta hjälp av företagshälsovården som genomför en grundlig arbetsförmågebedömning i team. Inför en sådan bedömning vill företagshälsovården att ni fyllt i blanketten ovan.
• fråga medarbetaren om tidigare sjukfall och om det finns samband med nuvarande arbetssituation
• ta reda på om det finns tydliga signaler på skadligt bruk. (Vid misstanke om påverkan på arbetsplatsen ska du agera omedelbart, se Hantera akuta arbetsmiljöproblem).
• tillsammans med medarbetaren identifiera om det finns aktiviteter och åtgärder inom ramen för vad arbetsgivaren kan erbjuda som skulle kunna stödja medarbetarens återgång i arbetet. Använd sedan detta som underlag i nästa steg, Planera för återgång i arbete.

Om ni kommer fram till att medarbetaren kan återgå i arbete utan särskilda åtgärder, eller om det är uppenbart att medarbetaren inte kommer att kunna återgå till arbete oavsett åtgärder avslutar du ärendet genom att använda guiden Avsluta rehabärende. Annars går du vidare till nästa steg och göra en plan för återgång i arbete.

OBS! Om ni väljer att avsluta ärendet här och inte gå vidare till nästa steg är det viktigt att du dokumenterar resonemanget och ditt ställningstagande inne i rehabärendet. Det är viktigt att ställningstagandet finns dokumenterat om Försäkringskassan skulle begära in en Plan för återgång i ärendet.

Upprätta Plan för återgång i arbete

Om utredningen visar att det finns ett rehabiliteringsbehov ska du göra en plan för återgång i arbetet. Upprätta planen och dokumentera kontinuerligt genom att följa guiden Plan för återgång i arbete som du hittar inne i rehabärendet.

Skicka planen till Försäkringskassan

När din medarbetare har varit sjukskriven i mer än 30 dagar och förväntas vara sjukskriven i över 60 dagar ska du skicka in planen till Försäkringskassan. Skriv ut hela ärendet genom att välja ”Skriv ut dokumentation” i Adato. Skicka sedan planen till Försäkringskassans inläsningscentral, 839 88 Östersund

Observera att detta är ett krav från Försäkringskassan! Kontakta HR-funktionen på din förvaltning om du vill ha stöd eller någon att bolla med.

Planera aktiviteter som kan stödja medarbetarens återgång i arbete

Fortsätt att föra en dialog med din medarbetare om olika aktiviteter och åtgärder som kan underlätta medarbetarens återgång i arbete. Till exempel:

• Arbetsplatsbesök, resor till och från arbetet, med mera
• Anpassning av arbetsuppgifter, arbetstid, arbetsplats, med mera
• Arbetshjälpmedel
• Handledning, upplärning, utbildning
• Bedömningssamtal hos företagshälsovården
• Behandlingssamtal hos psykolog/beteendevetare
• Arbetsförmåge-/funktions- bedömning hos företagshälsovården
• Åtgärder för stress och livsstilsförändring
• Åtgärder vid skadligt bruk/alkohol och droger
• Successiv upptrappning av arbetstiden via deltidssjukskrivning

Om du erbjuder individuella stödaktiviteter från företagshälsovården kan du ansöka om bidrag för arbetsplatsinriktat stöd från Försäkringskassan och rehabiliteringsstöd från AFA Försäkring.

Företagshälsovården och HR-funktionen på din förvaltning är dina stöd och partners i detta.

Tänk också på att du alltid ska arbeta systematiskt med arbetsmiljön på arbetsplatsen för att förebygga ohälsa av arbetsrelaterade orsaker, till exempel kränkande särbehandling, arbetsskada och hot och våld.

Anpassa arbetet

Anpassning i arbetet, arbetsanpassning, kan till exempel vara tekniska eller fysiska hjälpmedel som underlättar arbetet. Du kan ansöka om bidrag till arbetshjälpmedel från Försäkringskassan. Det kan också handla om ergonomi, förändring av arbetstid eller arbetsinnehåll, och liknande. Förändringarna ska inte medföra försämringar för andra medarbetare.

Alla förslag till lösningar ska tas upp i dialogen med medarbetaren för att få en klar och tydlig bild av vad som kan fungera i verksamheten. Företagshälsovården eller HR-funktionen på din förvaltning kan vara ett stöd i detta arbete.

Läs om vilka stödaktiviteter företagshälsovården erbjuder samt beställ uppdrag via deras webbportal.

Stödjande dokument

Guide – medarbetare med skadligt bruk
Bilaga 1: Företagshälsovårdens rekommendationer vid tidiga signaler på skadligt bruk
Bilaga 2: Handlingsplan vid skadligt bruk

Uppföljning

Som chef ansvarar du för att åtgärderna och arbetsanpassningarna följs upp kontinuerligt. Kalla vid behov till rehabiliteringssamtal och prata om:

• Vad fungerar med aktiviteten?
• Vad fungerar mindre bra?
• Ska tidsplaneringen revideras?
• Hur arbetar vi vidare?

Boka in ett uppföljande samtal även om ni kommit överens om att inte finns behov av rehabilitering eller arbetsanpassning, för att säkerställa att behovet inte har förändrats.

Avsluta rehabprocessen

När medarbetaren är tillbaka i ett hållbart arbete och ni inte längre ser ett behov av rehabiliterande åtgärder ska du kalla berörda parter till ett möte för att formellt avsluta rehabiliteringen. Åtgärder, aktiviteter och resultat från rehabiliteringen redovisas på mötet.

Efter avslutad rehabprocess finns tre alternativ:

• Åter till ordinarie arbete. Medarbetaren återgår till sitt ordinarie arbete, det vill säga till sitt arbete på den ordinarie arbetsplatsen.
• Åter till ordinarie arbete med anpassade arbetsuppgifter. Medarbetaren återgår efter anpassning och eventuell arbetsträning till sin ordinarie arbetsplats.
• Omplaceringsutredning. När det inte finns arbetsförmåga av betydelse i ordinarie arbete, blir nästa steg att genomföra en omplaceringsutredning inom staden. Kontakta då HR-funktionen på din förvaltning.

Dokumentera och avsluta

Dokumentera avslutningen av rehabiliteringen genom att följa guiden Avsluta rehabärende inne i ärendet.