Stöd för chef: Medarbetares dödsfall
Här hittar du som är chef stöd och rutiner i samband med medarbetares dödsfall. Informationen kompletteras med en utskrivbar checklista där du kan bocka av och säkerställa att du har gjort allt du behöver göra.
Viktiga telefonnummer och kontaktuppgifter
- Aktuella namn och kontaktuppgifter till dina medarbetares närstående. Varje medarbetare kan själv skriva in sina närståendes kontaktuppgifter i HR-systemportalen och du som chef bör regelbundet säkerställa att kontaktuppgifterna är aktuella.
- Polisens telefonnummer, 112 vid akuta ärenden eller 114 14 vid övriga ärenden.
- Företagshälsovårdens jourlinje vid akut psykologisk kris, telefonnummer 070-6210642 (reservnummer 070-6210622). Jourlinjen är bemannad av legitimerad psykolog hela dygnet, året runt.
- Företagshälsovårdens telefonrådgivning, telefonnummer 042-26 63 40 helgfri vardag kl 8-17. Telefonrådgivningen är till för chefer och HR men kan kan också vid behov avtalas för medarbetare. Läs mer om företagshälsovården.
- Helsingborgs stads krisstöd vid akut kris, Posom-gruppen.
När ett dödsfall har inträffat
Anpassa åtgärderna till om det är ett väntat dödsfall efter en tids sjukdom eller om det är ett plötsligt dödsfall genom exempelvis olyckshändelse eller självmord.
Tänk på att du som chef också kan behöva stöd att bearbeta händelsen. Företagshälsovårdens jourlinje är öppen dygnet runt, året om, och bemannad av legitimerad psykolog. Telefonnummer 070-6210642 (reservnummer 070-6210622).
Dödsbud
Dödsbud till anhöriga lämnas av polis eller sjukvårdspersonal oavsett om det sker på eller utanför arbetet. När du får reda på att en medarbetare avlidit ska du stämma av med den som berättat det för dig att dödsbud lämnats till anhöriga. Innan du kontaktar de anhöriga måste du vara säker på att de fått dödsbudet.
Kontakta anhöriga
Kontakta anhöriga för att uttrycka ditt deltagande i sorgen och för att bilda dig en uppfattning om vad som är lämpligt att förmedla till arbetskamraterna. Detta är extra viktigt om medarbetaren har begått självmord.
Observera! Innan du kontaktar de anhöriga måste du vara säker på att de har fått dödsbudet av polis eller sjukvårdspersonal.
Kontakt med anhöriga i samband med dödsfall är en svår uppgift. Om du behöver stöd inför samtalet/samtalen, kontakta företagshälsovårdens telefonrådgivning eller jourlinje för krisstöd.
Informera kollegorna
Samla och informera de närmaste kollegorna och ge dem det stöd de behöver, till exempel via företagshälsovårdens telefonrådgivning eller jourlinje för krisstöd.
Övriga medarbetare ska så småningom också informeras om det inträffade, kanske vid en särskild sammankomst. Tänk på att även informera de som är frånvarande, till exempel sjukskrivna eller lediga. Kontakta företagshälsovården om det finns behov av stöd för medarbetarna.
Informera överordnad chef och förvaltningschef
Vid oväntade och hastiga dödsfall ska du informera din närmaste chef och be hen kontakta förvaltningschefen. Om förvaltningschefen gör bedömningen att händelsen är av allmänt intresse tar hen kontakt med förvaltningens kommunikationsstöd. Tänk på att du som chef också kan behöva stöd att hantera händelsen så ta gärna stöd av din chef.
Uppmärksamma och hantera reaktioner
Att förlora en arbetskamrat kan vara en stor psykisk påfrestning för arbetskamraterna. Uppmuntra kollegorna att ta hand om varandra. Det kan minska känslan av hjälplöshet och vara ett stöd i en svår situation.
Det är viktigt att du som chef är lyhörd för efterreaktioner och du kan behöva erbjuda stöd till medarbetare under en längre tid. Företagshälsovården finns till din hjälp i detta.
Avsluta anställningen
Samma dag eller dagen efter att du har fått bekräftat dödsfallet ska du avsluta anställningen i HR-systemportalen, med orsak avliden. Då avslutas även medarbetarens e-post och telefon automatiskt. Kontaktcenter får på så sätt information om att medarbetaren inte längre är tillgänglig och eventuella samtal kommer att hänvisas direkt till dig som närmaste chef.
Anmäl dödsfallet till Arbetsmiljöverket om det inträffade under arbetet
Om dödsfallet har inträffat i samband med arbetets utförande ska du som chef så snart som möjligt göra en anmälan till Arbetsmiljöverket enligt Arbetsmiljöförordningen 2 §. Detta gäller även vid sjukdom/självmord som inträffar under arbetets utförande.
När den omedelbara krisen är över
När den omedelbara krisen är över tillkommer en del mer praktiska angelägenheter.
- Hedra den avlidna medarbetaren på ett passande sätt. Läs mer under rubriken Att hedra en medarbetare som avlidit nedan.
- Meddela utomstående kontakter/samarbetspartners till den avlidne om vad som hänt.
- Boka av eventuella sammanträden, möten, resor eller liknande.
- Ta bort medarbetarens namn ur register, plocka ner namnskyltar, etcetera.
- Dator och telefon ska tömmas på information efter att hanteringen av information gallrats om den avlidne eventuellt har haft egna dokumentmappar. Du avbeställer IT-utrustning i Serviceportalen på intranätet.
- Ta hand om personliga tillhörigheter och lämna dem till anhöriga.
Utvärdera och dra lärdomar av er hantering av dödsfallet. Samla in information och ställ frågor till berörda chefer/medarbetare. Var era förberedelser tillräckliga eller finns det anledning att vidta ytterligare förberedande åtgärder? Finns anledning att revidera befintlig rutin lokalt, etcetera? Förvaltningens HR-funktion är en naturlig resurs i detta arbete.
Att hedra en medarbetare som avlidit
Efter ett inträffat dödsfall behöver du som chef ta ställning till hur ni kan hedra medarbetaren på ett bra sätt. Fundera över vad som är lämpligt med tanke på den avlidne och vad som passar på just er arbetsplats.
Några förslag på sätt att hedra en medarbetare som avlidit är:
Minnesstund
En minnesstund kan vara ett naturligt sätt att samla arbetskamraterna när en arbetskamrat gått bort. Minnesstunden är ett kortare tillfälle där någon till exempel läser en dikt eller framför ett musikstycke. Det kan finnas en bok och en penna om någon vill skriva några minnesord. Stunden kan avslutas med en tyst minut. Låt gärna ett levande ljus och en blomma stå framme.
Minnesstunden bör lämpligen äga rum en kort tid efter dödsfallet, när medarbetarna blivit informerade.
Deltagande vid begravning
Prata med de anhöriga om hur de ser på kollegors deltagande vid begravningen. Har anhöriga inget emot deltagande från arbetsplatsen kan alla som känner att de vill, närvara.
Annons och kondoleanser
Ta ställning till om blommor, kondoleanskort, annons eller andra hälsningar ska skickas eller göras för att hedra den avlidne. Rådgör med ditt ekonomistöd kring skatteregler och stadens eller förvaltningens riktlinjer kring gåvor och representation innan du köper något.
Observera att det inte är tillåtet för staden som arbetsgivare att donera eller skänka pengar. Finns det önskemål i arbetsgruppen om att hedra den avlidne genom att donera pengar till ett välgörande ändamål kan medarbetarna, på eget initiativ, samla ihop pengar och skänka dessa privat.
Skol- och fritidsförvaltningens riktlinjer för gåvor och uppvaktning
MIljöförvaltningens riktlinjer för uppvaktningar
Stadsbyggnadsförvaltningens riktlinjer för representation
Flaggning på halv stång
Att flagga på halv stång kan vara ett sätt att hedra medarbetaren som har avlidit. Flaggningen ska i så fall göras på arbetsplatsens flaggstång och lämpligen den dag dödsfallet inträffat eller dagen efter samt dagen då begravningen sker.
Utbetalning från tjänstegrupplivförsäkringen
Vid ett dödsfall startar KPA Livförsäkring ett ärende om utbetalning av tjänstegrupplivförsäkringen till de efterlevande. KPA begär in intyg från HR-servicecenter angående den avlidne och kontaktar därefter dödsboet som fyller i en blankett så att pengarna kan betalas ut. Läs mer om tjänstegrupplivförsäkringen TGL-KL.