Förvalta e-tjänster

Digitaliseringsavdelningen och leverantör ansvarar för att vi har en stabil och fungerande plattform som håller säkerhetsnivåer som säkrar våra e-tjänster.

Vi uppdaterar och ändrar efterhand när nya regler och krav tillkommer för exempel tillgänglighetsanpassning

Vi utvecklar e-tjänster efter verksamhetens behov och önskningar för att få en fungerande tjänst för det ändamål som finns.

Som team gör digitaliseringsavdelningen en bedömning av hur viktigt och i vilken ordning vi utför uppdragen för att utveckla e-tjänster. Det gäller även förändring av e-tjänster.

• Politiska krav
• Lagkrav
• Verksamhetsbehov, som systembyte

• Gallring betyder att rensa avslutade ärenden i e-tjänstplattformen. När ett ärende är avslutat och uppdraget gentemot invånare eller företagare är klart så ska ärendet tas bort från e-tjänstplattformen.
• Avslutade ärenden kan max sparas ett år i e-tjänstplattformen innan gallring görs.
• Verksamheterna ansvarar själva för att spara ärenden i ett verksamhetssystem eller på annan plats.

Vi följer digitaliseringsavdelningens förändringsstopp. Detta betyder inte att vi inte jobbar under sommaren och under vinterledigheten. Det betyder att vi är begränsade i hur många som är i tjänst bland personal och i utvecklarled på grund av ledighet. Så det kommer ta längre tid att få något utvecklat under dessa perioder.

• Som till exempel texterna på första sidan som inleder innan man börjar använda tjänsten.
• Att informationen är relevant och uppfyller de krav som ska ställas emot invånaren/företagaren.
• Klarspråk är verksamheten ansvarig för.

• Verksamheten är ansvarig för att verksamhetsspecifika frågor i e-tjänsten är relevanta och uppfyller de krav och behov som verksamheten har.
• Klarspråk är verksamheten ansvarig för.

Verksamheten är ansvarig för att hantera de ärenden som kommer in för respektive e-tjänst.

• Felsökning eller frågor som rör e-tjänsten hanteras av verksamheten.
• Verksamheten är ansvarig för kommunikationen med invånare eller företagare.
• Digitaliseringsavdelningen stödjer verksamheten vid supportfrågor och liknande.

Här är digitaliseringsavdelningen så klart ett stöd och kommer att hjälpa verksamheten igenom denna resa. Men ägarskapet ligger hos verksamheten.

Ska tjänsten publiceras på någon av stadens webbplatser kontakta din förvaltnings kommunikatör i god tid så att hen hinner planera in arbetet när tjänsten lanseras.

• Involvera Kontaktcenter så att de känner till den nya tjänsten och kan hjälpa dig att svara på invånarnas och företagarnas frågor om denna.
• Ta gärna hjälp av Kontaktcenter då ni testar den nya tjänster så får ni deras synpunkter och perspektiv.

• Verksamheten ansvarar för att testa och godkänna tjänsten.
• Digitaliseringsavdelningen rekommenderar starkt att du ber en kollega som inte är involverad i utvecklingen av e-tjänsten att testa den. Detta för att få en opartisk återkoppling.
• Digitaliseringsavdelningen  finns tillgängliga som stöd under testningen.

Digitaliseringsavdelningen kan ge stöd i behörighetshantering till små verksamheter som inte har resurser för att hantera e-tjänstärenden.

Verksamheten kan få behörighet att redigera texter och svarsalternativ i sin e-tjänst. Det underlättar för verksamheten att snabbt ändra information som ska publiceras.

Om verksamheten har många handläggare som arbetar med ärendehantering  rekommenderar digitaliseringsavdelningen att verksamheten själva hanterar behörigheter för sina e-tjänster.

Verksamheten kan själv öppna och stänga sin tjänst om den inte är öppen hela tiden. Till exempel om en ansökan bara är öppen en viss tid på året. Eller om det för tillfället inte finns fler tider att boka i en bokningstjänst.

Du kan  få hjälp med olika delar i e-tjänsthantering som ett stöd i vardagen.

• Ett ärende ska vara aktivt så länge det är relevant för invånaren eller företagaren. När handläggningen är klar ska ärendet avslutas i e-tjänstplattformen.
• E-tjänstsystemet är inte avsett för permanent lagring. Ärendet behöver därför flyttas över till förvaltningens verksamhetssystem eller alternativt till Ciceron.

• Vi följer lagen om digital tillgänglighet. Det betyder att webbplatser och appar från offentliga aktörer ska vara tillgängliga för alla. Digital tillgänglighet innebär att ingen ska hindras från att använda digital service på grund av funktionsnedsättning.
• Digitaliseringsavdelningen och vår leverantör följer lagen, dels i hur vi utformar tjänster och hur vi utformar till exempel felmeddelanden. Leverantören ansvarar för hur programkoden är skriven i e-tjänstplattformen.
• Även dokument som publiceras i e-tjänstplattformen ska vara tillgänglighetsanpassade.