Övriga råd för mötesrum

Teknik i alla ära och bra teknik är grundförutsättningen men det finns flera andra saker som bidrar till ett bra mötesrum. Även om vi på digitaliseringsavdelningen inte är specialister på de områdena så vet vi att du även måste fundera kring de bitarna för att få till ett bra mötesrum så här är lite hjälp på vägen. Och glöm inte prata möteskultur. Oavsett om det sker fysiskt, digitalt eller i en hybrid.

Information om lokalen

Beskriv lokalen så att det blir tydligt, redan i bokningsskedet hur den kan användas. Alla mötesrum är inte utformade eller utrustade på samma sätt och borde heller inte vara det utan ha fokus på att på bästa sätt fylla ett specifikt behov.

Informera om vilken utrustning som finns, hur många personer som får plats och hur det ser ut i rummet, gärna med bilder, så att det framgår hur ytorna går att disponera.

En planritning gör det också väldigt enkelt att föreställa dig hur du kan använda mötesrummet.

Möblering

Det absolut vanligaste är att ett långt och stort konferensbord placerats mitt i rummet. Det finns ingen praktisk möjlighet att möblera om. Om det går är det ofta en omfattande manöver, som att dela bordet i två delar och baxa runt det i lokalen. Den enda sittningen som lokalen är tänkt för är i praktiken styrelsesittning – en företeelse från 1900-talet där deltagarna förväntades sitta passivt och lyssna på ordföranden medan denne satt eller stod vid kortändan och pratade.

I modernare kontorsmiljöer är det inte ovanligt med mötesrum som är tänkta att vara lite mer avslappnande eller helt enkelt bara coola med fåtöljer, sittpuffar, låga bord, små bord och satsbord.

Möblera på ett sätt som möjliggör och stimulerar till dialog, interaktion och samskapande. Så borde väl även ett (modernt) styrelsemöte vara?

Köp in ett flexibelt möblemang som enkelt kan anpassas för olika aktiviteter. Bord ska inte bara kunna anpassas till olika sittningar. De ska även gå att plocka undan helt.

Anlita inredningsdesigners som sätter funktion före form och som verkligen förstår hur ni kommer behöva arbeta och använda lokalerna.

Vertikala ytor

När förmånen finns att vara tillsammans i ett och samma fysiska rum, då måste det gå att dra nytta av detta. Rummet ska kunna användas för att kommunicera med varandra och samskapa. Oavsett vad det är för typ av möte, workshop eller annan aktivitet som ska utföras.

Väggytor behövs för kommunikation; att kunna samskapa kreativt med post-its eller hänga upp blädderblockspapper efter en gruppövning.

Whiteboarden, fortfarande ett måste i ett mötesrum, behöver va rejält tilltagen. Eller varför inte ha flera? Flyttbara?

När det gäller ytor för digital kommunikation är det viktigt att skärmen eller projektionsytan är tillräckligt stor. Det är omöjligt att se något annat än urvattnade rubriker i PowerPoint- presentationer på en snålt tilltagen skärm. Om någon vill visa något med verklig substans, eller detaljer, då krävs stora skärmar eller projektionsytor.

Undvik att sätta upp dekorationer på väggarna. Om det ska finnas några måste de vara enkla att ta bort eller flytta.

Köp in stora, riktiga whiteboards alternativt gör hela väggar till ”whitewalls”.

Om det finns en tv, se till att den är tillräckligt stor och att den eventuellt kan flyttas runt. Annars måste alla aktiviteter anpassas efter var tv:n sitter.

Se till att ha ett kit med post-its och pennor i rummet.

Ljus

Ljus är alltid trevligt. Men, om finns det för mycket fönster i lokalen och otillräckliga möjligheter till mörkläggning blir det svårt att hindra störande blänk på skärmar. Dessutom innebär stora fönsterpartier att kommunikationsytorna i det fysiska rummet, de här vertikala ytorna, blir begränsade.

Speciellt viktigt med rätt ljus är det om ni installerar utrustning för att köra videomöte i rummet. Med felbelysning, till exempel dekorativ belysning på väggarna, riktade spotar, enväldigt ljus bakgrund från gardin eller fönster med ljusinsläpp gör att kameran justerar ljuset efter detta och alla ansikten blir istället mörka. En tråkig upplevelse för andra änden av videomötet.

Placera helst inte mötes- och konferensrum där det finns för mycket fönster.

Se till att det finns mörkläggningsmöjligheter.

Köp in projektorer och tv som har bra ljusstyrka och kontrastförhållanden.

De strömuttag som finns är oftast inte är nåbara med en vanlig datorladdarsladd utan kräver förlängningskabel. Finns det något fulare än sladdar som dras över rummet och förgreningsdosor som ligger utslängda på golvet? För att då inte tala om risken att någon snubblar och skadar sig själv och/eller dyr utrustning.

Kan hända att någon deltagare behöver ladda batteriet till elcykeln som denne kom dit på. Det är ett beteende – att cykla istället för att ta bilen – som vi bör uppmuntra och därmed designa för.

Räkna med att deltagarna behöver kunna ladda minst en enhet var. Det ska aldrig behöva bli slagsmål om strömuttagen.

Placera strömuttagen nära där deltagarna kommer sitta eller befinna sig.

Alltfler enheter laddas dessutom med USB eller USB-C, så se till att det finns USB-uttag som komplement till vanliga strömuttag. De tar dessutom mycket mindre plats.

Glöm inte heller bort möjlighet till trådlös laddning.

Fick du hjälp av informationen på sidan?

Ge oss feedback så att vi kan göra vår information bättre.

Någonting gick fel, vänligen försök igen senare. Ditt svar har inte registrerats.

Tack för ditt svar

Du har redan gett feedback på innehållet för denna sidan.

Ämne

Komplettera din feedback genom att välja en kategori.

Hur kan vi förbättra vår information?

E-postadress

Anders Schrewelius Författare

Publicerad: 21 maj, 2021 15:20 Uppdaterad: 27 maj, 2021 11:41

Övriga råd för mötesrum

Fick du hjälp av informationen på sidan?

Ämne

Kontakt