Detta innebär GDPR för oss som använder bild och film i arbetet
Den 25 maj trädde dataskyddsförordningen, GDPR, i kraft. Det innebär att vi inte behöver ta skriftligt samtycke för publiceringar på sociala medier och webbplatser eller när vi fotograferar kollegor. Är bilden eller filmen tänkt att användas i flera olika sammanhang ska vi dock ha ett skriftligt samtycke.
Dataskyddsförordningen gäller i hela EU och innebär stärkta rättigheter för den enskilde när det gäller hur företag, myndigheter och organisationer hanterar personens data.
Dataskyddsförordningen har stora likheter med den lag den ersätter, personuppgiftslagen, PUL. För oss som i tjänsten filmar eller fotograferar människor innebär den nya lagen vissa förändringar.
Publicering i sociala medier kräver inte samtycke
När vi publicerar bild, film och ljud som innehåller personuppgifter på sociala medier och webbplatser, gör vi en personuppgiftsbehandling. Det är tillåtet om publiceringen är nödvändig för att utföra en uppgift av allmänt intresse (enligt dataskyddsförordningen artikel 6). Kommunen anser sig ha stöd i kommunallagen för att informera om sina verksamheter på webbplatser och i sociala medier. Personuppgiftbehandling kan då grunda sig på den lagliga grunden ”allmänt intresse”.
Detta betyder att vi inte behöver ta skriftliga samtycken för publicering i dessa kanaler. Vi bör dock alltid fråga personen vi fotograferar eller filmar om lov. Om en person hör av sig och vill att vi ska ta bort en bild hen är med på, ska vi göra det.
Jobbar du med sociala medier, läs då gärna våra uppdaterade rutiner för sociala medier.
Då krävs skriftligt samtycke
Vi ska ha skriftliga samtycken för bilder och filmer som vi vill kunna använda i en många olika sammanhang och för bilder som vi ska lägga vi in i den stadsgemensamma Mediebanken. Om vi använt oss av skriftligt samtycke för att få använda en bild eller en film måste vi, om så efterfrågas, kunna visa upp samtycket. Den som är med på bild kan ångra sig och dra tillbaka sitt samtycke och i så fall måste vi sluta använda bilden.
Här finns stadens uppdaterade samtyckesavtal.
Bilder på anställda kräver inte samtycke
Samtycke är ofta inte lämpligt att använda som rättslig grund när det gäller publicering av personuppgifter som rör anställda i staden. Det kan vara svårt att visa att ett samtycke är frivilligt, eftersom anställda står i beroendeställning till arbetsgivaren. En annan rättslig grund bör därför användas för sådan behandling av personuppgifter.
Det är ok att publicera uppgifter på intranätet om anställdas namn, bild, befattning, telefonnummer, e-postadress och liknande uppgifter som har anknytning till arbetet. Publiceringen kan då grunda sig på det anställningsavtal som finns mellan arbetsgivaren och den anställde. Publiceringen behövs för att personer i organisationen ska kunna kontakta varandra för att utföra sina arbetsuppgifter.
Om syftet med publiceringen är att informera om vår verksamhet och en anställd själv vill synas i stadens olika kanaler för detta ändamål, kan publiceringen grunda sig på ett allmänt intresse, precis som publicering i sociala medier.
Generell information om personuppgiftsbehandling