Helsingborg digitaliserar för framtiden
I våras fick du tillgång till Teams som gör det möjligt att samarbeta och kommunicera, till exempel dela dokument och ha videomöten. Nästa steg är att flytta över e-post och kalender till den nya molnbaserade IT-plattformen Microsoft 365.
Helsingborgs stad vill dra nytta av den nya teknikens möjligheter. Stadens förtroendevalda har därför de senaste åren fattat en rad beslut för att driva på stadens digitaliseringsarbete, bland annat införande av verktyget Teams och plattformen Microsoft 365, M365, för samtliga medarbetare.
– Helsingborgs stad behöver nya smarta digitala samarbetsverktyg som möjliggör moderna arbetssätt, distansarbete och automatisering av repetitiva arbetsuppgifter. Syftet är att ännu bättre kunna möta framtidens utmaningar och invånarnas behov av service. Införandet av Microsoft 365 är en viktig del av stadens digitaliseringsarbete för att möta stadens framtidsvision, säger Palle Lundberg, stadsdirektör.
– Staden behöver en IT-miljö som kan följa med i utvecklingstakten i omvärlden. Genom att använda molntjänster som Microsoft 365, så får vi tillgång till kraftfulla och säkra tjänster som ständigt utvecklas på ett sätt som vi inte själva hade kunnat göra. Det är inte möjligt för oss att bygga och underhålla egna baslösningar till rimliga kostnader, berättar Martin Güll, digitaliseringsdirektör.
Att stanna kvar i de befintliga lösningarna skulle innebära allt högre kostnader och ökad IT-sårbarhet eftersom Microsoft alltmer driver sitt utvecklingsarbete i sina molnlösningar.
– Med Microsoft 365 får vi tillgång till moderna säkerhetsfunktioner som är anpassade för det mobila arbetsliv som vi har idag. Att gå upp med mejl och kalender i Microsoft 365 är också en förutsättning för att kunna nyttja många av de andra smarta funktionerna. De nya verktygen ger förutsättningar för bättre samarbeten och mer involvering. På så sätt är M365 en möjliggörare för nya arbetssätt och innovation i verksamheterna, säger Paulina Pilo som är projektledare för införandet av Microsoft 365.
Helsingborg rustar för en smidigare och säkrare digital vardag
Nu när alla medarbetare i Helsingborgs stad har fått tillgång till Teams är det dags att ta nästa steg och föra över kalender och mejl till Microsoft 365. Förberedelserna börjar under hösten 2021. Övergången sker stegvis, en förvaltning i taget.
När Teams, kalender och mejl hänger ihop i Microsoft 365 blir det till exempel enklare att boka och ansluta till möten direkt från Teams, vilket många efterfrågar idag. Du får också nya funktioner för säkrare informationshantering som hjälper dig att hantera känslig information på rätt sätt. Automatisk rensning av skadliga länkar och bilagor i e-posten och tvåfaktorsinloggning är två andra exempel som höjer stadens IT-säkerhet rejält. En del blir alltså nytt men till största delen kommer du att känna igen dig. Det kommer att finnas utbildningar och support på vägen. Efterhand som de nya verktygen blir tillgängliga skapas möjligheter att upptäcka nya arbetssätt som underlättar i vardagen.
Debatt om ”molnet”
Sedan en längre tid pågår en debatt i myndighetskretsar i Sverige kring molntjänster hos externa leverantörer så som Microsoft, och vad som gäller i förhållande till GDPR och offentlighets- och sekretesslagstiftningen (OSL). I Helsingborg har vi vidtagit ett antal åtgärder, både tekniska inställningar och förändrade processer, för att minimera riskerna att bryta mot GDPR eller OSL. Inför införandet kommer varje verksamhet också att se över sina rutiner för att säkra att olika typer av information hanteras på rätt sätt i rätt verktyg.
– Vi arbetar på alla sätt för att skydda vår data. Sedan finns det juridiska oklarheter som inte är prövade rättsligt ännu. Men i praktiken får vi en säkrare hantering av stadens information med nya verktyg som gör det lätt att göra rätt när man hanterar känslig information. Vi får också snabbt och automatiskt nya funktioner och säkerhetsuppdateringar. Den verkliga säkerheten är viktigare för Helsingborgs stad än den teoretiska oklarheten, säger Martin Güll.