När du publicerar bild, film eller ljud med personuppgifter på en webbplats måste du ha klart för dig vad syftet är och vilken rättslig grund du använder när du gör det. När du publicerar en bild innehållande identifierbara personer på någon av våra webbplatser kan den rättsliga grunden vara antingen så kallat allmänt intresse, samtycke eller att personen är anställd av staden.
Det finns inget krav på att vi som kommun måste publicera bild, film eller ljud på våra webbplatser, men vi får lov att göra sådant som ryms i den så kallade kommunala kompetensen, enligt kommunallag (2017:725) 2 kap. 1§. Det kan till exempel innebära att genom bild, film eller ljud informera om våra verksamheter på våra webbplatser.
Se hur bilder används på webben
I mediabiblioteket på vår webbplattform kan redaktörerna se på vilken sida bilderna används. Vi strävar efter att löpande plocka bort bilder som inte används. I lathunden förklaras hur bildanvändning spåras.
Samtycke eller inte?
När vi publicerar bild, film och ljud i syfte att informera om våra verksamheter på våra webbplatser kan vi luta oss mot den rättsliga grunden allmänt intresse. Exempel på när en bild eller film används för att informera om våra verksamheter är när vi publicerar en bild av människor som deltar i en föreläsning på stadsarkivet, eller på en folksamling på någon av kommunens badstränder. Att vi använder allmänt intresse som rättslig grund betyder att vi inte behöver inhämta skriftliga samtycken för publicering av bild, film och ljud på webbplatsen. Men när det är möjligt bör vi ändå fråga personen som medverkar om lov.
Observera att det inom vissa av stadens verksamheter finns sekretessbestämmelser som gör att vi inte får publicera bilder på personer som förekommer i verksamheten. Om du är osäker på vad som gäller för just din verksamhet ta kontakt med juristen på din förvaltning eller någon av stadsjuristerna.
Om du publicerar bild, film eller ljud med personuppgifter som används som dekoration dekoration, eller för att symbolisera en viss verksamhet eller företeelse (till exempel ett porträtt på ett skrattade barn på en sida om en skola), kan du inte använda den rättsliga grunden allmänt intresse, eftersom materialet inte behövs för att informera om våra verksamheter. I dessa fall rör det sig istället om att bilden används för marknadsföringsändamål och du måste då inhämta ett samtycke från den eller de personer som finns på bilden eller filmen som rättslig grund, alternativt överväga att använda en bild som inte innehåller personuppgifter.
Vad gör vi om någon inte längre vill finnas med på webbplatsen?
Om en person som förekommer på bild, film eller ljud hör av sig och inte längre vill finnas med på webbplatsen, måste du utan dröjsmål ta bort materialet.
Varje nämnd ska ha en dokumenthanteringsplan. I planen anges hur handlingar ska förvaras och gallras, det vill säga raderas. Även bild, film och ljudfiler räknas som handlingar. Innan du raderar något behöver du alltså kontrollera att du har stöd för raderingen i din nämnds dokumenthanteringsplan.
Hur länge sparar vi material?
Personuppgifter får inte lagras längre än nödvändigt. GDPR hindrar dock inte att personuppgifter sparas för arkivändamål även om de från början samlats in för annat ändamål. När det gäller mediabiblioteket på helsingborg.se, intranät och kampanjsajter rekommenderas att bilder och filer som inte används rensas bort efter ett år.
Det här bör du göra
- Se över om din webbplats (alla webbplatser med staden som avsändare) har bild, film eller ljud som innehåller personuppgifter. Vilken rättslig grund använder du för behandlingen? Behövs samtyckesavtal? Om avtal behövs men saknas, bör du ordna ett avtal eller radera materialet. Innan du raderar bör du alltid kontrollera din nämnds dokumenthanteringsplan enligt ovan.
- Rensa bild, film och ljud med personuppgifter som inte längre används från mediearkivet. Det finns en ny funktion i wordpress som gör det möjligt att se på vilka sidor en mediafil används. Innan du raderar bör du alltid kontrollera din nämnds dokumenthanteringsplan enligt ovan.
Observera att din kommentar blir en allmän handling som kan komma att läsas av andra.