Så lyckas du med hybridmötet
Pandemin har ändrat vårt sätt att ha möte. Från att vi brukade träffas i en lokal gjorde pandemin att mötena blev digitala. Nu har vi fått ytterligare ett sätt att mötas på, hybridmöten. Det innebär att vissa deltar i ett möte på plats och andra på distans. Här får du tips på hur du kan se till att hybridmöten genomförs på bästa sätt.
För att lyckas med ett hybridmöte krävs rätt förutsättningar, rätt teknik och ett bra utrustat mötesrum så att vi kan ha ett så inkluderande möte som möjligt. Till exempel ska alla kunna se och höra varandra, både de som är med fysiskt och digitalt. Fundera därför på hur mikrofon och kamera är placerad i rummet och hur möbleringen ser ut.
Tips till dig som leder mötet
Som mötesledare behöver du:
- vara aktiv
- se till att chattfunktionen bevakas
- se till att någon antecknar om det behövs
- se till att alla kommer till tals
- planera in korta pauser
- lägga en teamslänk till mötesinbjudan. Om digital närvaro inte är okay behöver detta vara tydligt.
Det är bra att börja mötet med de som inte deltar på plats. På så sätt riskerar de inte att glömmas bort eller åsidosättas. Se till att deras kamerabild syns på skärmen. Tänk också på att repetera frågor och svar om det finns risk att digitala deltagare inte uppfattat vad som har sagts.
Finns det möjlighet, så blir mötet ännu bättre om alla kopplar upp sig till mötet med sin egen dator, även de som sitter i rummet på plats. Då ser alla varandra på lika villkor. Tänk på att alla i rummet delar på en gemensam mikrofon och högtalare, så att alla övriga stänger av sina.
Se över mötesrummen
Läs om hur mötesrum kan anpassas för hybridmöten.
Här är tips på vad du kan tänka på kring möblering, ljus, el med mera.
Mötesrum kan se olika ut, här är tips på vad de behöver för utrustning.