Ekonomisystemet, kodplaner och lathundar

Begreppet ”extern representation” riktar sig till utomstående personer. För att du ska få dra av för extern representation måste det finnas ett syfte att upprätthålla eller inleda en affärsförbindelse. Rör det sig om ett arbetsmöte så används konto 7111.

Måltid

• Agenda/Inbjudan bifogas fakturan.
• Syfte, värd och deltagare ska anges.

Gåva

• Personlig karaktär:
  Syfte och mottagare ska anges.

I samband med affärsförbindelse

• Till exempel vid invigning
• Det ska finnas ett samband med stadens bedrivna verksamhet och gåvan
• Syfte och mottagare ska anges

Kommentar:
Arbetsmöten med externa deltagare räknas som informationsmöten. Använd konto 7111.

Komplett dokumentation är viktig för att ekonomienheten ska kunna kontrollera att momsen är korrekt på fakturan. Enklaste sättet att få med allt detta är att bifoga inbjudan/agenda samt komplettera med några meningar om det behöver förtydligas ytterligare. Det går bra att använda inbjudan du fått via Outlook.

Middag med externa parter

Vin och öl får serveras i samband med måltid. För övriga alkoholdrycker gäller stor restriktivitet men vi får göra undantag i speciella fall, exempelvis när utländska gäster är närvarande. I interna sammanhang är stadens hållning att alkoholdrycker utöver måltidsdryck inte får förekomma.

Konto 7111 används för interna informationsmöten. Här konteras även möten med externa parter om det handlar om ett rent arbetsmöte. Här bokförs exempelvis kostnader i samband med arbetsplatsträffar (APT) eller möten inom SBF, med andra förvaltningar och stadens bolag.

Förtäring

• Agenda/Inbjudan bifogas fakturan
• Syfte, värd och deltagare ska anges

Regelbundna och sällan förekommande möten

Det är mycket viktigt att skilja mellan regelbundna och sällan förekommande informationsmöten även kallade arbetsmöten.

• Regelbundna informationsmöten är möten som återkommer varannan vecka.
• Övriga interna möten är sällan förekommande informationsmöten eller arbetsmöte. Måltider i samband med arbetsmöten (arbetsluncher och liknande), räknas av Skatteverket inte som intern representation och ger därmed inte rätt till momsavlyft.

Skriv tydligt vad det är för ett slags möte så att ekonomienheten kan avgöra om fakturan har korrekt moms.

Att ange syfte

När du ska ange syfte så räcker det inte med att skriva till exempel arbetsmöte eller byggmöte, utan ange kort vad mötet handlade om. Håll det enkelt – du behöver inte skriva en uppsats! En eller ett par meningar som beskriver vad det hela handlade om räcker.
Exempel: ”Planeringskonferens med styrgruppen för projekt XXX” eller ”Uppstartsmöte med byggföretag Y inför kommande ombyggnad av lekplats i Slottshagen”.

Att ange deltagare

Är det många deltagare kan det ofta underlätta att använda inbjudan som underlag (om inbjudna deltagare framgår här). Tänk bara på att notera om någon av de inbjudna inte dök upp.
Är det ett mindre antal deltagare så noterar du det enklast direkt i noteringsfältet i ekonomisystemet.

Bifoga inbjudan

Många gånger framgår både syfte och deltagare tydligt av inbjudan, antingen en vanlig kalenderinbjudan i Outlook eller en mer formell inbjudan till exempelvis externa kurser. Dessa fungerar alldeles utmärkt som underlag, förutsatt att du att noterar om någon av de inbjudna inte dök upp. Du sparar helt enkelt ner inbjudan på din dator och laddar sedan upp den som en bilaga till fakturan i ekonomisystemet. Klicka på ikonen som ser ut som ett gem och välj därefter ”Lägg till ett dokument” och leverantörsbilaga.

Används för utbildningskostnader, i egen eller extern regi och för konferenser

Kontot används även för interna planeringskonferenser

Externt inhyrda föreläsare (inkl. resa och logi) konteras också här.

Obs: resor och hotell bokförs på respektive konto som kostnaden avser.

Om boendet ingår i konferensavgift och inte särredovisas på faktura ska detta bokföras på konto 7051 med en schablon på 1200 kronor.

Intern och externa

• Agenda/Inbjudan bifogas fakturan
• Syfte, värd och deltagare ska anges

Kommentar

Komplett dokumentation är viktig för att ekonomienheten ska kunna kontrollera att momsen är korrekt på fakturan. Enklaste sättet att få med allt detta är att bifoga inbjudan/agenda samt komplettera med några meningar om det behöver förtydligas ytterligare. Det går bra att använda inbjudan du fått via Outlook.

I begreppet ”personalsociala aktiviteter” innefattas personalfester, personalaktiviteter, trivselåtgärder, idrottsevenemang samt uppvaktning och gåvor till anställda.

Personalfest/aktivitet 1 – 2 ggr/år

• Syfte och deltagare ska anges.

Trivselåtgärder

När vi använder ordet trivselåtgärder i det här sammanhanget menar vi sådant som ska skapa trivsel på den fysiska arbetsplatsen, till exempel dags- och veckotidningar eller blommor i gemensamma utrymmen. För att det ska räknas som trivselåtgärder så ska de finnas tillgängliga på den fysiska arbetsplatsen och tillgängliga för samtliga medarbetare.

Uppvaktning med blomma

Vid följande tillfällen kan uppvaktning med blomma ske. Vid längre sjukskrivning, pensionsavgång, avtackning av medarbetare som slutar sin anställning på egen begäran, uppvaktning 50 år, giftermål och barnafödsel. Vid övriga tillfällen – Ingen gåva från förvaltningen, endast insamling från kollegorna. Se Riktlinjer för representation och personaluppvaktning.

Ringa värde

• Syfte och mottagare ska anges

Med ringa värde menar vi maximalt 250 kronor inkl. moms per gåva. Även kringkostnader såsom cellofan, kort och leveransavgift ska räknas in i gåvans pris. Om det överstiger 250 kronor inklusive moms så kommer mottagaren att förmånsbeskattas.

Gåvor utöver blommor till anställda ses som lön och förmånsbeskattas.

Utöver blommor av ringa värde är endast tre typer av gåvor skattefria för anställda och förtroendevalda: minnesgåva, julgåva och jubileumsgåva. För att räknas som skattefria, får gåvor till anställda och förtroendevalda inte avse pengar. Med pengar likställs check, postväxel och presentkort som kan bytas mot pengar. I dessa fall ses gåvan som en form av lön. Presentkort som inte kan växlas mot kontanter går dock bra att ge.

Kommentar

Komplett dokumentation är viktig för att ekonomienheten ska kunna kontrollera att momsen är korrekt på fakturan. Ange vem som har fått gåvan och av vilken anledning.

Riktlinjer för intern representation på stadsbyggnadsförvaltningen

• Gåva med logotyp och av obetydligt värde (till exempel reklampennor, enklare reklamtröjor, paraplyer, handdukar, CD eller liknande )
• Gåvan ska vara av masskaraktär, det vill säga inte av personlig karaktär, och riktas till en större grupp externa mottagare.
• Maximalt belopp till externa mottagare är 350 kronor inklusive moms per gåva.
• Maximalt belopp till anställda är 100 kronor inklusive moms per gåva.

Skattemyndigheten tillåter inte att arbetsgivaren betalar medlemsavgift för anställda.

Många anställda inom Helsingborgs stad är medlemmar i olika intresseföreningar, till exempel Kommunalekonomiska föreningen, Marknadsföreningen eller liknande. Medlemsavgiften kan inte betalas av Helsingborgs stad utan var och en svarar för denna.

Om Helsingborgs stad har betalt en medlemsavgift för den anställde ska medlemsavgiften samt moms på detta belopp dras från den anställdes nettolön. I UBW ska du bifoga ett underlag där det framgår vilken månad som löneavdraget gjorts samt totalbelopp (inklusive moms). Bäst är att föreningen producerar två fakturor och delar upp föreningsavgiften i en administrativ avgift och en medlemsavgift. Fakturan med den administrativa avgiften betalar Helsingborgs stad och medlemsavgiften den anställde privat.

Alla anställda som har en telefon är skyldiga att anmäla delad faktura i Serviceportalen. Trots det kan privata kostnader förekomma på telefonifakturan som kommer till staden. I sådana fall är den anställde skyldig att stå för dessa kostnader.

Gör så här:

• Skriv ut fakturan, markera vilka poster som är privata och lämna upp fakturautskriften till ekonomienheten.
• Beloppen på fakturan är utan moms så multiplicera med 1,25 för att få rätt belopp som ska betalas.
• Sätt in aktuellt belopp på plusgiro 15 76 63-6. Märk inbetalningen med namn och privat telefoni.
• Behåll fakturan i ekonomisystemet tills du får meddelande från ekonomienheten. Skriv in meddelandet i kommentarsfältet som du får från ekonomienheten och mottagningsattestera fakturan.

Här hittar du stadens riktlinjer för telefoni.